> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://help.scribe-mail.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Smartfields
> Scribe署名に反映するSmartfieldを管理。データソースの選択、チームメンバーごとの入力状況の確認、未入力項目の入力ができます。
Smartfieldsは、メール署名に反映されるデータフィールドです。チームメンバーの情報を一人ずつ手入力する代わりに、Smartfieldsはディレクトリや HRIS など既存のツールから自動でデータを取得します。これにより、手間をかけずに署名を常に正確な状態に保てます。各Smartfieldはチームメンバーの情報項目(名、役職、勤務先電話番号など)に対応し、接続されたデータソースから値を同期します。Smartfieldsページでは、これらのフィールドの管理、データ入力状況の確認、署名を展開する前の不足情報の補完が行えます。
## ステータスバー
ページ上部の3つのインジケーターで、状況を一目で把握できます。
* **接続済みデータソース**:現在接続され、Smartfieldsへデータを同期しているデータソースの数(例:Google Workspaceで1)。
* **署名で使用中**:1つ以上の署名テンプレートで実際に使用されているSmartfieldsの数(例:0/7は、まだどのフィールドも署名に挿入されていないことを示します)。
* **入力完了率**:全チームメンバー・全Smartfieldsを通じた平均データ入力率(パーセント表示)。
## Smartfieldsテーブル
各行は1つのSmartfieldを表し、次の列が表示されます。
**名前**:フィールドのラベル(例:プロフィール画像、名、役職)。動的フィールドを挿入する際に署名エディターに表示される名称です。
**データソース**:このフィールドがデータを取得する参照元です。各フィールドには、参照元のアイコンとラベルが表示されます(例:Google Workspace、Microsoft Entra ID、BambooHR、Scribe)。データソースのアイコンにカーソルを合わせると、最終更新タイミングを確認できます(例:「Refreshed a day ago」)。
**情報の入力状況**:このフィールドが入力されているチームメンバーの割合を、プログレスバーとパーセンテージで表示します。パーセンテージにカーソルを合わせると正確な人数を確認できます(例:「2/9 teammates have Profile picture data」)。
**署名で使用中**:このフィールドが現在、1つ以上の署名テンプレートに挿入されているかどうかを示します。どの署名でも使用されていない場合はダッシュ(-)が表示されます。
**アクション**:各行には、フィールドのデータソースと入力状況に応じて変化するアクションボタンとコンテキストリンクが用意されています:
* **Fill teammates data** または **Edit teammates data**:すべてのチームメンバーを対象に、このフィールドのデータを入力または編集するためのドロップダウンまたはモーダルを開きます(後述の[Filling Smart Field data](#filling-smart-field-data)を参照)。
* **Edit Smart Field**(鉛筆アイコン):Edit Smartfield モーダルを開き、フィールドの設定を変更します(後述の[Editing a Smart Field](#editing-a-smart-field)を参照)。
* **Delete**(ゴミ箱アイコン):カスタム Smartfield を削除します。デフォルトの Smartfields(Profile picture、First name、Last name、Job Position)は削除できません。無効化されたゴミ箱アイコンにカーソルを合わせると「Default smart field can't be deleted.」と表示されます。
## データの更新
右上の **Refresh** をクリックすると、接続されているすべてのソースからデータを手動で同期できます。更新後、ボタンの下にソース名と直近の同期タイミングを示す通知が表示されます(例:「Google Workspace, a few seconds」)。
Scribeは接続されたデータソースを、タイムゾーンに基づいて1日に1回自動的に同期します。
## Smartfieldの作成
右上の **+ Create Smart Field** をクリックして新しいフィールドを追加します。作成モーダルには次の設定があります。
**Name**(必須):このフィールドがScribe上で表示されるラベル。25文字以内である必要があります。
**Kind**(必須):このフィールドが保持するデータの種類。
* **Text**:電話番号、役職、部署などの標準的なテキスト値
* **Image**:プロフィール写真や会社ロゴなどの画像フィールド
* **Link**:個人サイトやカレンダー予約リンクなどのURLフィールド
**Data Source**(必須):このフィールドがデータを取得する元。ドロップダウンは2つのカテゴリーに分かれています。
* **Automated**:接続済みの連携からデータを同期します。フィールドは更新ごとに自動的に同期された状態を保ちます。利用可能な連携には、Google Workspace、Microsoft Entra ID、および[Integrations](/ja/integrations-overview)ページで接続したHRIS、ビジネス電話システム、カレンダー、セールスツールが含まれます(下記の[Supported integrations](#supported-integrations)を参照)。
* **Manual**:データをScribe内に直接保存します。自分で入力するか、CSV経由、またはチームメンバーを招待して入力してもらう必要があります。
**Source field**(必須):このSmartfieldを、選択したデータソース内の特定のフィールドにマッピングします。たとえばデータソースがGoogle Workspaceの場合、First name、Surname、Job position、Mobile phone、Home phone、Work phoneなどのフィールドから選べます。データソースがScribeの場合、利用可能なソースフィールドはScribeに保存されている手動フィールドに対応します。このドロップダウンの選択肢は、選んだデータソースによって異なります。
**必須**(required):このフィールドをプロフィール完了率の対象に含めるかどうかを設定します。**はい**に設定すると、このフィールドが未入力のチームメンバーは未完了として表示されます。**いいえ**に設定すると、このフィールドは任意となり、入力済み情報の割合には影響しません。
必須フィールドは戦略的に活用してください。署名テンプレートで実際に使用しているフィールドのみを必須に設定することをおすすめします。そうしないと完了率が実態より低く表示され、本当に重要なデータが欠けているチームメンバーを見つけにくくなります。
## Smartfieldの編集
各SmartfieldのRow右側にある鉛筆アイコンをクリックすると、Smartfield編集モーダルが開きます。このモーダルでは次の項目を変更できます:
**名前**:Scribe上でのフィールドラベルです。デフォルトのSmartfield(プロフィール写真、名、姓、役職、勤務先電話番号、携帯電話番号)は名前が固定されており、変更できません。鍵アイコンにカーソルを合わせると「Default Smartfield can't be edited.」と表示されます。
**データソース**:作成モーダルと同じ「自動 / 手動」ドロップダウンで、自動連携と手動(Scribe)保存を切り替えます。
**ソースフィールド**:選択したデータソース内で、どのフィールドにマッピングするかを指定します。自動連携のソースでは、連携先のフィールド(例:姓、役職、携帯電話番号)にマッピングされます。Scribeを選んだ場合は、対応する手動フィールドにマッピングされます。
**必須**:このフィールドをプロフィール完了率の対象に含めるかどうかを切り替えます。
Smartfieldの**種類**(テキスト、画像、リンク)は、作成後に変更できません。別の種類が必要な場合は、新しいSmartfieldを作成し、不要になったものを削除してください。
## Smartfieldのデータを入力する
Smartfieldの入力方法は、データソースによって異なります。Actions列のアクションリンク(例:"Fill teammates data")をクリックすると、利用可能なオプションが表示されます。
### 自動入力フィールド(Google Workspace、Microsoft Entra ID、またはHRIS)
連携と接続されたフィールドの場合、ドロップダウンには次の項目が表示されます:
* **Update data on \[integration name]**:連携先の管理コンソールにリダイレクトされ、ソースデータを直接更新できます。更新後の変更内容は、次回の同期または手動更新の後にScribeに反映されます。
* **+ Connect a new data source**:連携ページにリダイレクトされ、追加のデータソースを接続できます。
自動入力フィールドは連携から同期されるため、Scribe内で直接編集できません。データはソース側で更新します。
### 手動入力フィールド(Scribe)
Scribeに保存されるフィールドの場合、ドロップダウンには3つの入力方法が用意されています:
* **Fill data manually**:"Fill teammates data" モーダルを開き、チームメンバーごとのフィールド値を一括で編集できます。モーダルには、検索可能な一覧として各チームメンバーの名前、ステータス(入力済みまたは未入力)、データを入力する入力欄が表示されます。上部の進捗インジケーターで全体の完了状況を確認できます。完了したら "Save" をクリックしてください。
* **Fill data via CSV**:CSVファイルを使用して、複数のチームメンバーのフィールド値を一度にインポートします。
* **Invite teammates to fill data**:"Invite Teammates" モーダルを開き、チームメンバーを選択してメールで招待を送信できます。招待されたチームメンバーは、自分のプロフィールにアクセスして情報を入力し、署名をインストールできます。Scribeワークスペースのその他の領域にはアクセスできません。
チームメンバーの招待は、携帯電話番号や個人のSNSリンクなど、ディレクトリで取得できない項目に特に便利です。データを自分で集めるのではなく、チームメンバーに直接入力してもらえます。
## デフォルトのSmartfieldsとカスタムSmartfields
Scribeには、**プロフィール写真**、**名**、**姓**、**役職**、**勤務先電話番号**、**携帯電話番号**といったデフォルトのSmartfieldsが用意されています。これらは削除や名称変更はできませんが、データソース、ソースフィールドのマッピング、必須項目の設定は変更できます。
自分で作成したカスタムSmartfields(部署名、予約リンク、会社ロゴなど)は、自由に編集・削除できます。
## 対応している連携
Scribeは幅広いツールと連携し、チームメンバーのデータをSmartfieldsへ自動的に同期します。連携は[連携](/ja/integrations-overview)ページから設定できます。利用可能な連携は次のカテゴリに分類されています。
**HRIS**:BambooHR、Ceridian Dayforce、ChartHop、Deel、Gusto、Hibob、Lattice、Lucca、Okta、Payfit、Rippling、UKG、Workday、Workleap Pingboard。
**ビジネスフォンシステム**:Aircall、Cloudtalk、Dialpad、Nextiva。
**カレンダー**:Cal.com、Calendly、Chili Piper。
**セールスエグゼキューション**:Outreach。
各連携は、特定のフィールド(氏名、役職、電話番号、部署など)を同期し、ソースフィールドセレクターでSmartfieldsにマッピングできます。接続後は1日1回自動で同期され、必要に応じて手動更新もいつでも実行できます。
