Tanda Tangan Email untuk Keuangan dan Layanan Finansial

Di industri layanan finansial, tanda tangan email bukan sekadar hiasan. Ia adalah bagian dari setiap pesan yang dikirim penasihat, broker, petugas pinjaman, atau relationship manager — dan diatur oleh regulasi. Nomor NMLS, detail registrasi, dan bahasa kerahasiaan semuanya harus ada, akurat, dan terkini. Saat tanggung jawab ini diserahkan kepada individu yang menyalin HTML ke Gmail atau Outlook, pertanyaannya bukan apakah ada elemen wajib yang akan hilang, melainkan kapan. Scribe memindahkan kepatuhan tanda tangan email dari tangan karyawan ke satu templat yang Anda kendalikan. Anda mendefinisikan disclaimer, field lisensi, dan pemberitahuan hukum sekali saja, lalu tanda tangan email setiap orang membawanya di semua perangkat dan setiap klien email. Auditor mendapat konsistensi. Tim Anda mendapat satu hal lebih sedikit untuk diingat.

​

Bagaimana cara memastikan pengungkapan wajib ada di setiap email?

Regulator termasuk FINRA, SEC, departemen perbankan negara bagian, dan komisi asuransi mengharapkan pengungkapan tertentu dalam komunikasi bisnis, dan email adalah tempat sebagian besar komunikasi itu terjadi. Tanda tangan email yang dikelola manual adalah mata rantai terlemah: seorang penasihat lupa memperbarui nomor registrasi, karyawan baru mengirim email ke klien sebelum ada yang mengonfigurasi tanda tangan emailnya, nomor NMLS petugas pinjaman tidak pernah muncul di aplikasi mobile. Scribe menutup celah-celah itu dengan memusatkan tanda tangan email. Teks wajib tinggal di templat, bukan di ingatan setiap orang, sehingga pengungkapan muncul otomatis begitu seseorang ditambahkan ke tim Anda.

​

Lisensi dan field registrasi per orang

Peran berbeda membawa kewajiban berbeda, dan setiap individu memiliki nomornya sendiri. Smart fields Scribe menetapkan nilai per orang sehingga pengidentifikasi yang tepat muncul di tanda tangan yang tepat tanpa input manual:

• Nomor NMLS untuk pemberi pinjaman hipotek, petugas pinjaman, dan broker, ditampilkan di setiap pesan bisnis sesuai ketentuan.
• Rincian registrasi SEC dan FINRA untuk advisor dan registered representative.
• Nomor lisensi asuransi negara bagian untuk agen, termasuk tim yang berlisensi di beberapa negara bagian dengan aturan yang berbeda.
• Nomor lisensi CPA dan registrasi firma untuk praktik akuntansi dan pajak.

Perbarui templat, dan setiap advisor tetap melihat nomornya sendiri. Tambahkan pemegang lisensi baru, dan datanya terisi dari direktori.

​

Disclaimer dan pemberitahuan hukum, diterapkan secara seragam

Pemberitahuan kerahasiaan, disclaimer regulasi, pernyataan Equal Housing Lender, pernyataan keanggotaan FDIC atau NCUA: tambahkan masing-masing satu kali di visual editor dan akan menjangkau setiap tanda tangan yang relevan. Ketika bahasanya berubah, Anda mengedit templat dan seluruh firma diperbarui sekaligus. Tidak ada masa transisi di mana sebagian karyawan patuh dan sebagian lainnya tidak.

​

Menegakkan kepatuhan, bahkan di luar jaringan

Penerapan client-side mendorong tanda tangan melalui koneksi Google Workspace atau Microsoft 365 Anda, sehingga tanda tangan muncul saat orang menyusun pesan. Untuk firma yang membutuhkan kepastian alih-alih ketergantungan, Scribe juga menawarkan instalasi server-side: email keluar dirutekan melalui server Scribe dan tanda tangan disisipkan sebelum pengiriman. Disclaimer diterapkan bahkan ketika karyawan mengirim dari klien yang tidak didukung atau dari perangkat pribadi, yang justru merupakan skenario yang gagal dalam audit. Lihat setiap platform yang didukung di Integrations overview. Apa pun caranya, klien desktop, webmail, dan aplikasi seluler sama-sama membawa tanda tangan yang patuh aturan. Pesan yang dikirim dari ponsel di bandara terlihat sama dan mengungkapkan informasi yang sama dengan pesan yang dikirim dari kantor.

​

Dibangun untuk penanganan data yang diatur ketat

Perusahaan keuangan menerapkan standar yang lebih tinggi kepada vendornya, dan Scribe dibangun untuk pengawasan tersebut. Scribe patuh SOC 2 Type II dan dirancang untuk memenuhi ekspektasi industri yang diatur ketat. Tinjau detailnya dalam praktik keamanan dan kebijakan perlindungan data kami. Dengan instalasi sisi server, Scribe merutekan email melalui server amannya untuk menyisipkan tanda tangan, tetapi tidak dapat membaca atau mengubah isi pesan Anda. Komunikasi dengan klien tetap privat. Akses berbasis peran memungkinkan tim kepatuhan dan TI menentukan siapa yang dapat mengubah templat, menerapkan tanda tangan, atau menjalankan kampanye, sehingga pihak yang bertanggung jawab atas pengungkapan adalah pihak yang mengendalikannya.

​

Di mana tim keuangan memanfaatkan Scribe

Pemberi pinjaman dan broker hipotek. Tampilkan nomor NMLS individual setiap petugas pinjaman, sertakan disclaimer negara bagian dan pemberitahuan Equal Housing Lender, serta revisi bahasa kepatuhan di seluruh perusahaan pada hari aturan berubah. Perusahaan manajemen kekayaan dan penasihat. Sematkan nomor pendaftaran SEC atau FINRA dan disclaimer yang diwajibkan pada tanda tangan setiap penasihat sehingga komunikasi yang menghadap klien tetap konsisten di seluruh praktik. Agensi asuransi. Tampilkan nomor lisensi setiap agen dan afiliasi perusahaan asuransinya, serta kelola pengungkapan khusus negara bagian untuk agen yang berlisensi di beberapa yurisdiksi menggunakan Smartfields. Bank dan credit union. Standardisasi tanda tangan di seluruh cabang dan departemen, dengan pemberitahuan keanggotaan FDIC atau NCUA, pernyataan equal opportunity lender, dan pengungkapan privasi yang sudah tertanam. Firma akuntansi dan pajak. Pertahankan nomor lisensi CPA, detail registrasi firma, dan pemberitahuan kerahasiaan sepanjang tahun, lalu gunakan banner kampanye selama musim pajak untuk menandai tenggat pengajuan dan layanan baru. Rata-rata, banner tanda tangan Scribe mencapai rasio klik-tayang 12%, sehingga bahkan footer yang berfokus pada kepatuhan pun dapat secara halus mendorong tindakan klien. Perusahaan fintech. Jalankan tanda tangan modern bermerek yang tetap memenuhi standar regulasi setara institusi tradisional, dan terapkan di seluruh jumlah karyawan yang berkembang pesat tanpa memperlambat onboarding.

​

Menyiapkan Scribe untuk firma Anda

​

Mengapa perusahaan keuangan memilih Scribe

• Kepatuhan tanpa harus mengejar-ngejar. Disclaimer, angka, dan pemberitahuan yang diwajibkan muncul secara otomatis, tanpa bergantung pada individu untuk memeliharanya.
• Tanpa celah cakupan. Penerapan di sisi server berarti setiap pesan keluar membawa tanda tangan email yang tepat, terlepas dari perangkat atau klien.
• Pembaruan regulasi seketika. Aturan berubah, Anda mengedit satu templat, dan seluruh perusahaan langsung mencerminkannya.
• Visibilitas siap audit. Analitik menampilkan status penerapan dan kampanye, sehingga Anda tahu karyawan mana yang sudah memasang tanda tangan email yang patuh.
• Proses yang sama di skala mana pun. Sepuluh penasihat atau sepuluh ribu, penyiapan dan pengelolaan berjalan dengan cara yang sama.

​

Kasus penggunaan terkait

• Tanda tangan email untuk enterprise: untuk lembaga keuangan besar yang menstandarkan tanda tangan email di ribuan karyawan, kantor, dan brand.
• Tanda tangan email untuk UKM: untuk praktik penasihat butik dan perusahaan lebih kecil yang menginginkan tanda tangan email patuh dan ber-branding tanpa tim TI khusus.

​

Mulai hari ini

Buat akun gratis Anda dan miliki tanda tangan email yang patuh aktif di seluruh perusahaan dalam waktu kurang dari satu hari. Scribe menawarkan uji coba gratis 14 hari tanpa memerlukan kartu kredit dan dengan akses ke semua fitur. Kunjungi scribe-mail.com untuk memulai.