Smartfield

Smartfield adalah field data yang mengisi tanda tangan email Anda. Alih-alih memasukkan informasi setiap rekan tim secara manual, Smartfield mengambil data secara otomatis dari tools yang sudah Anda gunakan, seperti direktori atau HRIS, sehingga tanda tangan tetap akurat tanpa pekerjaan repetitif. Setiap Smartfield dipetakan ke satu informasi rekan tim (Nama depan, Jabatan, Nomor telepon kantor, dsb.) dan menyinkronkan nilainya dari sumber data yang terhubung. Halaman Smartfield adalah tempat Anda mengelola field ini, memantau kelengkapan data, dan mengisi celah yang ada sebelum menerapkan tanda tangan.

​

Bilah status

Di bagian atas halaman, tiga indikator memberikan ikhtisar singkat:

• Data Source Connected: Jumlah sumber data yang saat ini terhubung dan menyinkronkan data ke Smartfield Anda (misalnya, 1 untuk Google Workspace).
• Used in Signature: Jumlah Smartfield yang aktif digunakan di setidaknya satu templat tanda tangan (misalnya, 0/7 berarti belum ada field yang disisipkan ke dalam tanda tangan).
• Information Completed: Rata-rata kelengkapan data di seluruh rekan tim dan seluruh Smartfield, ditampilkan dalam persen.

​

Tabel Smartfield

Setiap baris mewakili satu Smartfield dan menampilkan kolom berikut: Name: Label field (misalnya, Profile picture, First name, Job Position). Inilah nama yang muncul di editor tanda tangan saat Anda menyisipkan field dinamis. Sumber data: Tempat field ini mengambil datanya. Setiap field menampilkan ikon dan label untuk sumbernya (mis. Google Workspace, Microsoft Entra ID, BambooHR, atau Scribe). Arahkan kursor ke ikon sumber data untuk melihat kapan terakhir disegarkan (mis. “Disegarkan sehari yang lalu”). Kelengkapan informasi: Bilah progres dan persentase yang menunjukkan berapa banyak rekan tim Anda yang sudah mengisi field ini. Arahkan kursor ke persentase untuk melihat jumlah pastinya (mis. “2/9 rekan tim memiliki data Foto profil”). Digunakan dalam tanda tangan: Apakah field ini saat ini disisipkan dalam satu atau lebih templat tanda tangan. Menampilkan tanda hubung jika tidak digunakan dalam tanda tangan apa pun. Tindakan: Setiap baris memiliki tombol tindakan dan tautan kontekstual yang berubah berdasarkan sumber data field dan status kelengkapannya:

• Isi data rekan tim atau Edit data rekan tim: Membuka dropdown atau modal untuk mengisi atau mengedit data field ini di semua rekan tim (lihat Mengisi data Smartfield di bawah).
• Edit Smartfield (ikon pensil): Membuka modal Edit Smartfield untuk mengubah pengaturan field (lihat Mengedit Smartfield di bawah).
• Hapus (ikon tempat sampah): Hapus Smartfield kustom. Smartfield bawaan (Foto profil, Nama depan, Nama belakang, Posisi pekerjaan) tidak dapat dihapus. Mengarahkan kursor ke ikon tempat sampah yang dinonaktifkan menampilkan “Smartfield bawaan tidak dapat dihapus.

​

Menyegarkan data

Klik Segarkan di kanan atas untuk menyinkronkan data secara manual dari semua sumber yang terhubung. Setelah disegarkan, notifikasi muncul di bawah tombol yang menampilkan nama sumber dan kapan terakhir disinkronkan (mis. “Google Workspace, beberapa detik”). Scribe juga menyinkronkan sumber data yang terhubung secara otomatis sekali sehari berdasarkan zona waktu Anda.

​

Membuat Smartfield

Klik + Create Smart Field di kanan atas untuk menambahkan field baru. Modal pembuatan memiliki pengaturan berikut: Name (wajib): Label untuk field ini sebagaimana akan muncul di Scribe. Maksimal 25 karakter. Kind (wajib): Jenis data yang disimpan field ini:

• Text: Nilai teks standar seperti nomor telepon, jabatan, atau departemen
• Image: Field gambar seperti foto profil atau logo perusahaan
• Link: Field URL seperti situs web pribadi atau link pemesanan kalender

Data Source (wajib): Sumber data dari mana field ini mengambil datanya. Dropdown terbagi menjadi dua kategori:

• Automated: Sinkronkan data dari integrasi yang terhubung. Field tetap tersinkron otomatis pada setiap refresh. Integrasi yang tersedia mencakup Google Workspace, Microsoft Entra ID, serta HRIS, sistem telepon bisnis, kalender, atau tool sales apa pun yang telah Anda hubungkan di halaman Integrations (lihat Supported integrations di bawah).
• Manual: Simpan data langsung di Scribe. Anda perlu mengisi data ini sendiri, melalui CSV, atau dengan mengundang rekan tim untuk memasukkannya.

Source field (wajib): Field spesifik tempat Smartfield ini dipetakan dalam sumber data yang Anda pilih. Misalnya, jika sumber data Anda adalah Google Workspace, Anda dapat memilih dari field seperti First name, Surname, Job position, Mobile phone, Home phone, atau Work phone. Jika sumber data Anda adalah Scribe, source field yang tersedia sesuai dengan field manual yang tersimpan di Scribe. Opsi pada dropdown ini bergantung pada sumber data yang Anda pilih. Required (wajib): Apakah field ini diperhitungkan dalam kelengkapan profil. Jika diatur ke Yes, rekan tim yang belum mengisi field ini akan ditampilkan sebagai belum lengkap. Jika diatur ke No, field bersifat opsional dan tidak memengaruhi persentase Information Completed.

​

Mengedit Smartfield

Klik ikon pensil pada baris Smartfield mana pun untuk membuka modal Edit Smartfield. Modal ini memungkinkan Anda mengubah: Name: Label field di Scribe. Untuk Smartfields default (Profile picture, First name, Last name, Job Position, Work phone number, Mobile phone number), nama dikunci dan tidak dapat diubah. Mengarahkan kursor ke ikon kunci menampilkan “Default Smartfield can’t be edited.” Data Source: Beralih antara integrasi otomatis dan penyimpanan manual (Scribe), menggunakan dropdown Automated / Manual yang sama dengan modal pembuatan. Source field: Pilih field spesifik yang akan dipetakan dalam sumber data yang Anda pilih. Untuk sumber otomatis, ini dipetakan ke field dari integrasi Anda (mis. Surname, Job position, Mobile phone). Untuk Scribe, ini dipetakan ke field manual yang sesuai. Required: Aktifkan atau nonaktifkan apakah field ini diperhitungkan dalam kelengkapan profil.

​

Mengisi data Smartfield

Cara mengisi Smartfield bergantung pada sumber datanya. Klik tautan tindakan di kolom Tindakan (mis. “Isi data rekan tim”) untuk melihat opsi yang tersedia.

​

Field otomatis (Google Workspace, Microsoft Entra ID, atau HRIS)

Untuk field yang terhubung ke integrasi, dropdown menampilkan:

• Perbarui data di [nama integrasi]: Mengarahkan Anda ke konsol admin integrasi tempat Anda dapat memperbarui data sumber secara langsung. Setelah diperbarui, perubahan akan muncul di Scribe setelah sinkronisasi berikutnya atau penyegaran manual.
• + Hubungkan sumber data baru: Mengarahkan ke halaman Integrasi untuk menghubungkan sumber data tambahan.

Karena field otomatis disinkronkan dari integrasi Anda, field tersebut tidak dapat diedit langsung di Scribe. Anda memperbarui data di sumbernya.

​

Field manual (Scribe)

Untuk field yang disimpan di Scribe, dropdown menawarkan tiga cara untuk mengisi data:

• Isi data secara manual: Membuka modal Isi data rekan tim, tempat Anda dapat mengedit nilai field untuk setiap rekan tim secara massal. Modal ini menampilkan daftar yang dapat dicari dengan nama setiap rekan tim, status (Terisi atau Kosong), dan kolom input untuk memasukkan data. Indikator progres di bagian atas menunjukkan kemajuan keseluruhan. Klik Simpan setelah selesai.
• Isi data via CSV: Impor nilai field untuk banyak rekan tim sekaligus menggunakan file CSV.
• Undang rekan tim untuk mengisi data: Membuka modal Undang Rekan Tim, tempat Anda dapat memilih rekan tim dan mengirim undangan email kepada mereka. Rekan tim yang diundang dapat mengakses profil mereka sendiri untuk mengisi informasi dan memasang tanda tangan. Mereka tidak akan memiliki akses ke bagian lain dari ruang kerja Scribe Anda.

​

Smartfield default vs. kustom

Scribe hadir dengan sekumpulan Smartfield default: Foto profil, Nama depan, Nama belakang, Jabatan, Nomor telepon kantor, dan Nomor ponsel. Smartfield ini tidak dapat dihapus atau diganti namanya, tetapi Anda dapat mengubah sumber datanya, pemetaan field sumber, dan status wajibnya. Smartfield kustom yang Anda buat (seperti nama departemen, link booking, atau logo perusahaan) dapat sepenuhnya diedit dan dihapus.

​

Integrasi yang didukung

Scribe terhubung dengan beragam tool untuk menyinkronkan data rekan tim secara otomatis ke Smartfield Anda. Anda dapat menghubungkan integrasi dari halaman Integrations. Integrasi yang tersedia dikelompokkan ke dalam kategori berikut: HRIS: BambooHR, Ceridian Dayforce, ChartHop, Deel, Gusto, Hibob, Lattice, Lucca, Okta, Payfit, Rippling, UKG, Workday, dan Workleap Pingboard. Sistem Telepon Bisnis: Aircall, Cloudtalk, Dialpad, dan Nextiva. Kalender: Cal.com, Calendly, dan Chili Piper. Eksekusi penjualan: Outreach. Setiap integrasi menyinkronkan field tertentu (seperti nama, jabatan, nomor telepon, atau departemen) yang dapat Anda petakan ke Smartfield Anda menggunakan pemilih Source field. Setelah terhubung, data tersinkron otomatis sekali sehari, atau Anda dapat memicu refresh manual kapan saja.