Mengapa tanda tangan email menghasilkan begitu banyak tiket?
Karena setiap tanda tangan adalah suntingan kecil dan manual yang berakhir di meja TI. HTML-nya harus tampil sama di Gmail, Outlook desktop, Outlook web, Apple Mail, serta di iOS dan Android, dan tanda tangan yang terlihat rapi di satu klien sering rusak di klien lain. Kalikan kerumitan format itu dengan setiap karyawan baru, setiap perubahan jabatan, setiap rebranding, dan setiap kampanye musiman, hasilnya adalah aliran permintaan bernilai rendah yang tak henti. Scribe menghilangkan seluruh kategori ini. Hubungkan sumber kebenaran sekali, dan sejak saat itu tanda tangan dibuat, didistribusikan, dan diperbarui secara otomatis.Provisioning yang mengikuti direktori Anda
Hubungkan Scribe ke lingkungan Google Workspace atau Microsoft 365 Anda, dan Scribe akan mengimpor data karyawan Anda. Karyawan baru terdeteksi secara otomatis dan dicocokkan dengan templat yang tepat. Saat jabatan, departemen, atau nomor telepon berubah di sumber, smart fields memperbarui tanda tangan agar sesuai. Tanpa tiket, tanpa edit manual, tanpa HTML per orang.Rendering yang tidak perlu Anda debug
Scribe menangani rendering lintas klien sehingga tanda tangan tampil dengan benar di Gmail, Outlook (web, desktop, dan mobile), Apple Mail, iOS, dan Android. Tiket “rusak di mobile” lenyap.Metode deployment mana yang cocok untuk lingkungan kami?
Scribe memberi tim TI beberapa cara untuk menggulirkan tanda tangan, sehingga Anda dapat menyesuaikan metode dengan cara organisasi Anda menjalankan email.Client-side, otomatis melalui API penyedia
Scribe menerapkan tanda tangan melalui API penyedia email Anda, sehingga karyawan melihat tanda tangan mereka saat menyusun pesan. Tidak ada yang perlu dipasang di perangkat dan tidak ada ekstensi browser yang harus dikelola. Ini adalah opsi paling rapi untuk sebagian besar organisasi Google Workspace dan Microsoft 365. Lihat semua opsi di Ringkasan Integrasi.Server-side, diterapkan setelah pengiriman
Untuk jaminan cakupan terkuat, arahkan email keluar melalui server aman Scribe, tempat tanda tangan disisipkan sebelum dikirim. Setiap email membawa tanda tangan yang tepat, terlepas dari perangkat atau klien yang digunakan untuk mengirimnya, termasuk aplikasi pihak ketiga. Scribe tidak dapat membaca atau mengubah isi pesan.Instalasi senyap melalui RMM
Untuk armada Outlook terkelola di Windows, dorong aplikasi desktop Scribe melalui alat RMM Anda. Karyawan masuk dan tanda tangan terpasang secara senyap, tanpa tindakan dari pengguna dan tanpa panduan yang perlu ditulis.HTML manual untuk kasus khusus
Untuk klien khusus di luar penerapan otomatis, karyawan dapat memasang HTML tanda tangan mereka sendiri atau menerima undangan untuk melakukannya.Bagaimana TI tetap memegang kendali dan patuh?
Anda menetapkan batasannya, lalu biarkan yang lain bekerja di dalamnya.Peran dan pengawasan admin
Akses berbasis peran memungkinkan Anda menentukan siapa yang dapat mengedit templat, menerapkan tanda tangan, atau mengelola kampanye. TI memegang kendali atas penerapan dan integrasi, sementara pemilik brand menangani sisi kreatif.Disclaimer dan pemberitahuan yang diberlakukan
Tambahkan pemberitahuan kerahasiaan, disclaimer hukum, atau teks regulasi sekali saja di tingkat templat, dan semuanya akan muncul otomatis pada setiap tanda tangan keluar. Tidak ada jalan bagi karyawan untuk mengirim email tanpa pengungkapan yang diwajibkan.Keamanan yang dapat Anda setujui
Scribe patuh terhadap SOC 2 Type II dan hanya memproses data yang diperlukan untuk membuat dan menerapkan tanda tangan. Tinjau detailnya di halaman keamanan dan data dan privasi kami. Untuk penerapan cloud, tidak ada software sisi klien yang perlu dipelihara, kecuali Anda sengaja memilih jalur Windows RMM.Serahkan branding ke tim Pemasaran tanpa kehilangan pengawasan
Setelah integrasi dan templat Anda siap, berikan tim Pemasaran akses ke editor visual dan banner kampanye. Mereka mengganti logo, menjalankan banner musiman, dan mengelola promosi sesuai jadwal mereka sendiri, sementara Anda tetap memegang kendali atas penerapan, peran, dan kepatuhan. Tiket pergantian banner dan pembaruan logo tidak lagi sampai ke TI, dan banner itu benar-benar bekerja: rata-rata, banner tanda tangan Scribe mencapai rasio klik-tayang 12%.Atur sekali saja
Peluncuran awal memakan waktu kurang dari satu hari. Setelah itu, tanda tangan berjalan sendiri.Hubungkan penyedia email Anda
Tautkan Scribe ke lingkungan Google Workspace atau Microsoft 365 Anda. Langkah sekali jalan ini memberikan izin yang dibutuhkan Scribe untuk menyediakan dan mengelola tanda tangan.
Bangun templat
Rancang tanda tangan di editor visual dan hubungkan smart fields agar nama, jabatan, departemen, dan nomor telepon terlengkapi otomatis dari direktori Anda.
Sinkronkan direktori Anda
Scribe mengimpor karyawan dan mencocokkan masing-masing dengan templat yang tepat. Karyawan baru akan terbawa oleh sinkronisasi ke depannya.
Terapkan
Luncurkan tanda tangan ke seluruh organisasi sekaligus. Setiap karyawan mendapat tanda tangan yang dipersonalisasi tanpa perlu melakukan apa pun.
Yang berhenti mendarat di meja TI
Setelah Scribe aktif, permintaan berikut terselesaikan otomatis atau beralih ke tim Pemasaran:- Tanda tangan karyawan baru, disediakan begitu orangnya muncul di direktori.
- Perubahan jabatan dan departemen, diperbarui melalui sinkronisasi direktori dan smart fields.
- Pembaruan logo dan branding, ditangani tim Pemasaran di editor visual.
- Perubahan banner kampanye, dijalankan tim Pemasaran di manajer kampanye.
- Pembaruan disclaimer dan kepatuhan, diedit sekali di templat dan langsung diterapkan ke semua orang.
- Masalah tampilan di perangkat seluler, ditangani oleh rendering lintas klien Scribe.
- Pembersihan saat keluar, karena orang yang dihapus dari direktori tidak lagi dikelola.
Pantau yang benar-benar diterapkan
Analitik Scribe menampilkan karyawan mana yang tanda tangannya sudah aktif dan bagaimana performa kampanye, sehingga Anda dapat memastikan cakupan di seluruh organisasi sekilas.Kasus penggunaan terkait
- Tanda tangan email untuk perusahaan: untuk organisasi besar yang membutuhkan kontrol admin yang sama dalam skala besar, dengan persyaratan keamanan dan tata kelola yang lebih ketat.
- Tanda tangan email untuk perusahaan dukungan TI: jika Anda mengelola tanda tangan untuk klien eksternal alih-alih satu organisasi internal, inilah pendekatan multi-klien yang tepat.