Dat maakt niet uit. Scribe overschrijft de wijziging automatisch, elke keer opnieuw.
Waarom dit belangrijk is
Zonder centraal handtekeningbeheer ontstaan er snel verschillen. Veelvoorkomende problemen:
- Een teamlid dat maanden na een promotie nog steeds een oude functietitel gebruikt
- Iemand die het bedrijfslogo vervangt door een persoonlijk logo
- Een sales rep die de campagnebanner verwijdert omdat die een „strakkere” look wil
- Nieuwe medewerkers die de handtekening van een collega kopiëren met het verkeerde telefoonnummer
- Een teamlid dat social media-iconen toevoegt die naar persoonlijke accounts verwijzen
Dit zijn geen uitzonderingen. Het gebeurt in elk bedrijf. En mensen handmatig achterna lopen om hun handtekening te corrigeren is niet schaalbaar.
Hoe Scribe dit oplost
Telkens als een teamlid het opstelvenster opent in Gmail of Outlook, voegt Scribe automatisch de goedgekeurde handtekening in, ongeacht wat er in de instellingen van de e-mailclient is opgeslagen.
Dit betekent dat als een teamlid de handtekening handmatig aanpast in de e-mailinstellingen, die wijziging alleen blijft bestaan tot de volgende e-mail wordt opgesteld. Scribe vervangt de handtekening dan opnieuw door de juiste, goedgekeurde versie. Ze zouden hun handtekening bij elke e-mail opnieuw moeten aanpassen, waardoor handmatige overschrijvingen feitelijk zinloos worden.
Er is geen monitoringvertraging en geen periodieke synchronisatie. Het gebeurt op het moment van opstellen, elke keer opnieuw.
Dit is een van de belangrijkste verschillen tussen Scribe en het handmatig beheren van handtekeningen. Zelfs als je team de instructies op dag één perfect opvolgt, ontstaan er na verloop van tijd onvermijdelijk verschillen. Scribe lost dat probleem volledig op, zonder dat het van iemands discipline afhankelijk is.
Gerelateerde artikelen
