Nee. Met Scribe hoeven je teamleden niets te doen om hun e-mailhandtekening te laten installeren of bijwerken. Alles wordt centraal beheerd door je marketing- of IT-team.
Scribe gebruikt cloudintegraties met Google Workspace en Microsoft 365 om e-mailhandtekeningen rechtstreeks uit te rollen naar de e-mailclients van je teamleden. Ze hoeven geen HTML te kopiëren, geen tutorial te volgen en geen instellingen aan te passen. In de meeste gevallen merken ze niet eens dat Scribe draait.
Dit is een van de belangrijkste verschillen tussen Scribe en handmatig beheer van e-mailhandtekeningen, en een van de voornaamste redenen waarom bedrijven overstappen op een gecentraliseerde oplossing.
Hoe e-mailhandtekeningen doorgaans zonder Scribe worden geïnstalleerd
Zonder een centrale tool ziet het installeren van e-mailhandtekeningen binnen een team er meestal zo uit:
- Iemand ontwerpt de handtekening intern of huurt een ontwerper in
- Het ontwerp wordt in HTML omgezet om het compatibel te maken met e-mailclients
- Aan elk teamlid wordt een tutorial gestuurd waarin staat hoe ze de HTML in de instellingen van hun e-mailclient moeten plakken
- IT of marketing besteedt tijd aan het achternazitten van teamleden die de installatie niet hebben voltooid
- Er is geen betrouwbare manier om te controleren wie de juiste handtekening wel of niet heeft geïnstalleerd
Dit proces moet elke keer opnieuw worden doorlopen wanneer de handtekening wordt bijgewerkt, of het nu om een nieuwe campagne, een rebranding of zelfs een simpele wijziging van een telefoonnummer gaat. Voor bedrijven met meer dan 100 medewerkers wordt dit al snel onbeheersbaar.
Hoe Scribe de installatie van e-mailhandtekeningen aanpakt
Met Scribe verloopt het hele proces geautomatiseerd:
- Marketing en IT beheren e-mailhandtekeningen vanuit één platform
- Handtekeningen worden met één klik geïnstalleerd en bijgewerkt voor je hele team
- Teamleden hoeven niets te doen: geen e-mail, geen tutorial, geen handmatige stappen
Zodra de Scribe-integratie is opgezet (een eenmalig proces van 10 minuten dat IT afhandelt), kan Marketing op elk moment zelfstandig handtekeningen uitrollen en bijwerken. Wijzigingen worden direct van kracht in alle gekoppelde e-mailclients.
Scribe ondersteunt Google Workspace en Microsoft 365. Handtekeningen worden server-side uitgerold, waardoor ze werken op desktop, mobiel en web — zonder dat je teamleden iets hoeven te doen.
