Perché le firme email generano così tanti ticket?
Perché ognuna di esse è una piccola modifica manuale che finisce sulla scrivania dell’IT. L’HTML deve apparire identico su Gmail, Outlook desktop, Outlook web, Apple Mail e su iOS e Android, e una firma che funziona bene in un client spesso si rompe in un altro. Moltiplica questa formattazione capricciosa per ogni nuovo assunto, ogni cambio di titolo, ogni rebranding e ogni campagna stagionale: il risultato è un flusso costante di richieste a basso valore. Scribe elimina l’intera categoria. Colleghi la fonte di verità una sola volta e da quel momento le firme vengono generate, distribuite e mantenute aggiornate automaticamente.Provisioning che segue la tua directory
Collega Scribe al tuo ambiente Google Workspace o Microsoft 365 e Scribe importa le persone. I nuovi assunti vengono rilevati automaticamente e abbinati al modello giusto. Quando un titolo, un reparto o un numero di telefono cambia alla fonte, gli Smartfield aggiornano la firma di conseguenza. Nessun ticket, nessuna modifica manuale, nessun HTML persona per persona.Rendering che non devi mai correggere
Scribe gestisce il rendering tra client diversi, così le firme si visualizzano correttamente su Gmail, Outlook (web, desktop e mobile), Apple Mail, iOS e Android. Il ticket “firma rotta su mobile” sparisce.Quale metodo di distribuzione si adatta al nostro ambiente?
Scribe offre all’IT diversi modi per distribuire le firme, così puoi scegliere il metodo che si adatta a come la tua organizzazione gestisce davvero l’email.Client-side, automatizzato tramite l’API del provider
Scribe distribuisce le firme tramite l’API del tuo provider email, così i collaboratori vedono la propria firma in fase di composizione. Niente da installare sui dispositivi, nessuna estensione del browser da gestire. È la soluzione più pulita per la maggior parte delle organizzazioni Google Workspace e Microsoft 365. Vedi tutte le opzioni nella panoramica delle integrazioni.Server-side, applicato dopo l’invio
Per la massima garanzia di copertura, instrada la posta in uscita attraverso i server sicuri di Scribe, dove la firma viene iniettata prima della consegna. Ogni email porta la firma corretta a prescindere dal dispositivo o dal client usato per inviarla, incluse le app di terze parti. Scribe non può leggere né alterare il corpo del messaggio.Installazione silenziosa via RMM
Per le flotte Outlook gestite su Windows, distribuisci l’app desktop di Scribe tramite il tuo strumento RMM. I collaboratori vengono autenticati e le firme installate in modo silenzioso, senza alcuna azione richiesta all’utente e senza guide da scrivere.HTML manuale per i casi limite
Per i client di nicchia esterni alla distribuzione automatizzata, i dipendenti possono installare l’HTML della propria firma autonomamente o accettare un invito a farlo.Come fa l’IT a mantenere il controllo e restare conforme?
Definisci tu le regole, poi lasci che gli altri lavorino al loro interno.Ruoli e supervisione admin
L’accesso basato sui ruoli ti permette di decidere chi può modificare i modelli, distribuire le firme o gestire le campagne. L’IT mantiene le chiavi della distribuzione e delle integrazioni, lasciando ai responsabili del brand il lato creativo.Disclaimer e avvisi obbligatori
Aggiungi note di riservatezza, disclaimer legali o testi normativi una sola volta a livello di modello e compariranno automaticamente su ogni firma in uscita. Non c’è modo per un dipendente di inviare email senza le indicazioni richieste.Una sicurezza su cui puoi contare
Scribe è conforme allo standard SOC 2 Type II ed elabora solo i dati necessari per generare e distribuire le firme. Consulta i dettagli sulle nostre pagine sicurezza e dati e privacy. Per la distribuzione cloud non c’è alcun software lato client da mantenere, a meno che tu non scelga deliberatamente la via RMM per Windows.Affida il branding al Marketing senza perdere il controllo
Una volta predisposte integrazione e modelli, dai al Marketing l’accesso all’editor visivo e ai banner delle campagne. Sostituiscono i loghi, lanciano banner stagionali e gestiscono le promozioni secondo i loro tempi, mentre tu mantieni il controllo su distribuzione, ruoli e conformità. I ticket per cambiare un banner o aggiornare un logo smettono del tutto di arrivare all’IT, e i banner producono risultati concreti: in media, i banner delle firme Scribe raggiungono un tasso di clic del 12 %.Configuralo una volta sola
Il rollout iniziale richiede meno di un giorno. Dopodiché, le firme funzionano in autonomia.Collega il tuo provider email
Collega Scribe al tuo ambiente Google Workspace o Microsoft 365. Questo passaggio una tantum concede a Scribe le autorizzazioni necessarie per fornire e gestire le firme.
Crea il modello
Progetta la firma nell’editor visivo e collega gli smartfield in modo che nome, ruolo, reparto e telefono si compilino automaticamente dalla tua directory.
Sincronizza la tua directory
Scribe importa i dipendenti e associa ciascuno al modello giusto. I nuovi assunti vengono rilevati dalla sincronizzazione in modo continuo.
Distribuisci
Distribuisci le firme a tutta l’organizzazione in una volta sola. Ogni dipendente riceve una firma personalizzata, senza alcuna azione da parte sua.
Cosa smette di arrivare sulla scrivania dell’IT
Una volta che Scribe è attivo, queste richieste si risolvono automaticamente o passano al Marketing:- Firme per i nuovi assunti, create nel momento stesso in cui la persona compare nella directory.
- Modifiche di ruolo e reparto, aggiornate tramite Directory Sync e smartfield.
- Aggiornamenti di logo e branding, gestiti dal Marketing nell’editor visivo.
- Modifiche ai banner di campagna, gestite dal Marketing nel campaign manager.
- Aggiornamenti di disclaimer e compliance, modificati una sola volta nel modello e distribuiti immediatamente a tutti.
- Problemi di rendering su mobile, coperti dal rendering cross-client di Scribe.
- Pulizia delle uscite, perché una persona rimossa dalla directory non è più gestita.
Monitora ciò che viene davvero distribuito
Le analitiche di Scribe mostrano quali collaboratori hanno firme funzionanti e come stanno performando le campagne, così puoi verificare la copertura dell’organizzazione a colpo d’occhio.Casi d’uso correlati
- Firme email per aziende: per organizzazioni più grandi che hanno bisogno dello stesso controllo amministrativo su scala, con requisiti più stringenti di sicurezza e governance.
- Firme email per società di supporto IT: se gestisci le firme per clienti esterni invece che per una singola organizzazione interna, questo è l’approccio multi-cliente da adottare.