Smartfields

Gli Smartfields sono i campi dati che alimentano le tue firme email. Invece di inserire manualmente le informazioni di ogni collaboratore, gli Smartfields recuperano i dati automaticamente dagli strumenti già in uso, come la directory o l’HRIS, così le firme restano accurate senza lavoro ripetitivo. Ogni Smartfield corrisponde a un’informazione del collaboratore (Nome, Posizione lavorativa, Numero di telefono di lavoro, ecc.) e ne sincronizza il valore da una fonte dati collegata. La pagina Smartfields è il luogo in cui gestisci questi campi, monitori la completezza dei dati e colmi eventuali lacune prima di distribuire le firme.

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Barra di stato

In cima alla pagina, tre indicatori offrono una panoramica rapida:

• Fonte dati collegata: quante fonti dati sono attualmente collegate e sincronizzano i dati nei tuoi Smartfields (ad es. 1 per Google Workspace).
• Utilizzato nella firma: quanti dei tuoi Smartfields sono effettivamente usati in almeno un modello di firma (ad es. 0/7 significa che nessuno dei tuoi campi è ancora inserito in una firma).
• Informazioni completate: il completamento medio dei dati su tutti i collaboratori e tutti gli Smartfields, espresso in percentuale.

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La tabella Smartfields

Ogni riga rappresenta uno Smartfield e mostra le seguenti colonne: Nome: l’etichetta del campo (ad es. Foto profilo, Nome, Posizione lavorativa). Sono i nomi che compaiono nell’editor della firma quando inserisci i campi dinamici. Origine dei dati: da dove questo campo estrae i propri dati. Ogni campo mostra un’icona e un’etichetta per la sua origine (ad es. Google Workspace, Microsoft Entra ID, BambooHR o Scribe). Passa il puntatore sull’icona dell’origine dati per vedere quando è stata aggiornata l’ultima volta (ad es. “Aggiornato un giorno fa”). Completamento delle informazioni: una barra di avanzamento e una percentuale che indicano quanti dei tuoi collaboratori hanno questo campo compilato. Passa il puntatore sulla percentuale per vedere il conteggio esatto (ad es. “2/9 collaboratori hanno i dati Foto profilo”). Usato nelle firme: se questo campo è attualmente inserito in uno o più modelli di firma. Mostra un trattino se non è usato in nessuna firma. Azioni: ogni riga ha pulsanti d’azione e un link contestuale che cambia in base all’origine dati del campo e allo stato di completamento:

• Compilare dati collaboratori o Modificare dati collaboratori: apre un menu a tendina o una finestra per compilare o modificare i dati di questo campo per tutti i collaboratori (vedi Compilazione dei dati Smartfield qui sotto).
• Modificare Smartfield (icona matita): apre la finestra Modifica Smartfield per cambiare le impostazioni del campo (vedi Modifica di uno Smartfield qui sotto).
• Eliminare (icona cestino): elimina uno Smartfield personalizzato. Gli Smartfield predefiniti (Foto profilo, Nome, Cognome, Posizione lavorativa) non possono essere eliminati. Passando il puntatore sull’icona del cestino disabilitata appare “Default smart field can’t be deleted.

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Aggiornamento dei dati

Clicca Refresh in alto a destra per sincronizzare manualmente i dati da tutte le origini collegate. Dopo l’aggiornamento, sotto il pulsante appare una notifica che mostra il nome dell’origine e quanto recentemente è stata sincronizzata (ad es. “Google Workspace, a few seconds”). Scribe sincronizza inoltre automaticamente le fonti di dati collegate una volta al giorno in base al tuo fuso orario.

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Creare uno Smartfield

Clicca + Create Smart Field in alto a destra per aggiungere un nuovo campo. La finestra di creazione presenta le seguenti impostazioni: Name (obbligatorio): l’etichetta di questo campo così come apparirà in Scribe. Deve contenere al massimo 25 caratteri. Kind (obbligatorio): il tipo di dato contenuto in questo campo:

• Text: valori testuali standard come numeri di telefono, qualifiche o reparti
• Image: campi immagine come una foto profilo o un logo aziendale
• Link: campi URL come un sito personale o un link per la prenotazione su calendario

Data Source (obbligatorio): la fonte da cui questo campo recupera i propri dati. Il menu a tendina è suddiviso in due categorie:

• Automated: sincronizza i dati da un’integrazione collegata. Il campo resta sincronizzato automaticamente a ogni aggiornamento. Le integrazioni disponibili includono Google Workspace, Microsoft Entra ID e qualsiasi HRIS, sistema telefonico aziendale, calendario o strumento di vendita collegato dalla pagina Integrations (vedi Supported integrations qui sotto).
• Manual: memorizza i dati direttamente in Scribe. Dovrai compilare questi dati personalmente, tramite CSV o invitando i collaboratori a inserirli.

Source field (obbligatorio): il campo specifico a cui mappare questo Smartfield all’interno della fonte di dati selezionata. Ad esempio, se la fonte di dati è Google Workspace, puoi scegliere tra campi come First name, Surname, Job position, Mobile phone, Home phone o Work phone. Se la fonte di dati è Scribe, i campi di origine disponibili corrispondono ai campi manuali memorizzati in Scribe. Le opzioni di questo menu a tendina dipendono dalla fonte di dati selezionata. Obbligatorio (required): indica se questo campo contribuisce al completamento del profilo. Se impostato su Sì, i collaboratori a cui manca questo campo risulteranno incompleti. Se impostato su No, il campo è facoltativo e non influisce sulla percentuale di informazioni compilate.

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Modificare uno Smartfield

Fai clic sull’icona della matita su qualsiasi riga Smartfield per aprire la finestra Modifica Smartfield. La finestra consente di modificare: Nome: l’etichetta del campo in Scribe. Per gli Smartfields predefiniti (Foto profilo, Nome, Cognome, Posizione lavorativa, Numero di telefono fisso, Numero di cellulare), il nome è bloccato e non può essere modificato. Passando il puntatore sull’icona del lucchetto compare “Default Smartfield can’t be edited.” Origine dati: alterna tra integrazioni automatiche e archiviazione manuale (Scribe), usando lo stesso menu a tendina Automatica / Manuale della finestra di creazione. Campo di origine: seleziona a quale campo specifico associarsi all’interno dell’origine dati scelta. Per le origini automatiche, l’associazione avviene con i campi dell’integrazione (ad esempio Cognome, Posizione lavorativa, Cellulare). Per Scribe, l’associazione avviene con il corrispondente campo manuale. Obbligatorio: attiva o disattiva la possibilità che questo campo contribuisca al completamento del profilo.

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Compilare i dati di uno Smartfield

Il modo in cui compili uno Smartfield dipende dalla sua origine dati. Clicca sul link di azione nella colonna Azioni (ad esempio, “Fill teammates data”) per vedere le opzioni disponibili.

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Campi automatici (Google Workspace, Microsoft Entra ID o HRIS)

Per i campi collegati a un’integrazione, il menu a tendina mostra:

• Update data on [integration name]: ti reindirizza alla console di amministrazione della tua integrazione, dove puoi aggiornare direttamente i dati di origine. Una volta aggiornati, le modifiche appariranno in Scribe dopo la sincronizzazione successiva o un aggiornamento manuale.
• + Connect a new data source: ti reindirizza alla pagina Integrazioni per collegare un’ulteriore origine dati.

Poiché i campi automatici sono sincronizzati dalla tua integrazione, non possono essere modificati direttamente in Scribe. I dati si aggiornano alla fonte.

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Campi manuali (Scribe)

Per i campi memorizzati in Scribe, il menu a tendina offre tre modi per compilare i dati:

• Fill data manually: apre la finestra Fill teammates data, dove puoi modificare il valore del campo per ciascun collaboratore in blocco. La finestra mostra un elenco con ricerca contenente nome del collaboratore, stato (Filled o Missing) e un campo di input per inserire il dato. Un indicatore di avanzamento in alto mostra il completamento complessivo. Clicca Save al termine.
• Fill data via CSV: importa i valori del campo per più collaboratori contemporaneamente tramite un file CSV.
• Invite teammates to fill data: apre la finestra Invite Teammates, dove puoi selezionare i collaboratori e inviare loro un invito via email. I collaboratori invitati possono accedere al proprio profilo per compilare le loro informazioni e installare la firma. Non avranno accesso al resto della tua area di lavoro Scribe.

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Smartfield predefiniti e personalizzati

Scribe include una serie di Smartfield predefiniti: Foto profilo, Nome, Cognome, Posizione lavorativa, Numero di telefono aziendale e Numero di cellulare. Non possono essere eliminati né rinominati, ma puoi modificarne la sorgente dati, la mappatura del campo sorgente e lo stato di obbligatorietà. Gli Smartfield personalizzati che crei (come il nome di un reparto, un link di prenotazione o il logo aziendale) possono essere modificati ed eliminati liberamente.

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Integrazioni supportate

Scribe si connette a un’ampia gamma di strumenti per sincronizzare automaticamente i dati dei collaboratori nei tuoi Smartfield. Puoi connettere le integrazioni dalla pagina Integrazioni. Le integrazioni disponibili sono raggruppate nelle seguenti categorie: HRIS: BambooHR, Ceridian Dayforce, ChartHop, Deel, Gusto, Hibob, Lattice, Lucca, Okta, Payfit, Rippling, UKG, Workday e Workleap Pingboard. Sistemi di telefonia aziendale: Aircall, Cloudtalk, Dialpad e Nextiva. Calendario: Cal.com, Calendly e Chili Piper. Sales execution: Outreach. Ogni integrazione sincronizza campi specifici (come nome, ruolo, numero di telefono o reparto) che puoi mappare ai tuoi Smartfield tramite il selettore del campo sorgente. Una volta connessi, i dati si sincronizzano automaticamente una volta al giorno, oppure puoi avviare un aggiornamento manuale in qualsiasi momento.