Pourquoi les signatures e-mail génèrent-elles autant de tickets ?
Parce que chacune d’entre elles est une petite modification manuelle qui atterrit sur le bureau de l’IT. Le HTML doit s’afficher de la même manière dans Gmail, Outlook desktop, Outlook web, Apple Mail, et sur iOS et Android, et une signature qui s’affiche correctement dans un client se casse souvent dans un autre. Multipliez ce travail de mise en forme fastidieux par chaque nouvel arrivant, chaque changement de poste, chaque refonte de marque et chaque campagne saisonnière, et vous obtenez un flux constant de demandes à faible valeur ajoutée. Scribe élimine entièrement cette catégorie de tâches. Vous connectez la source de vérité une seule fois, et à partir de là, les signatures sont générées, déployées et maintenues à jour automatiquement.Un provisioning aligné sur votre annuaire
Connectez Scribe à votre environnement Google Workspace ou Microsoft 365 et Scribe importe vos collaborateurs. Les nouveaux arrivants sont détectés automatiquement et associés au bon modèle. Lorsqu’un intitulé de poste, un service ou un numéro de téléphone change à la source, les Smartfields mettent la signature à jour en conséquence. Pas de ticket, pas de modification manuelle, pas de HTML à éditer pour chaque personne.Un rendu que vous n’avez jamais à déboguer
Scribe gère le rendu sur tous les clients de messagerie : les signatures s’affichent correctement dans Gmail, Outlook (web, desktop et mobile), Apple Mail, iOS et Android. Le ticket « affichage cassé sur mobile » disparaît.Quelle méthode de déploiement convient à notre environnement ?
Scribe propose plusieurs modes de déploiement aux équipes IT, pour adapter la méthode à la façon dont votre organisation gère réellement la messagerie.Côté client, automatisé via l’API du fournisseur
Scribe déploie les signatures via l’API de votre fournisseur de messagerie : les collaborateurs voient leur signature au moment de la rédaction. Rien à installer sur les postes, aucune extension de navigateur à gérer. C’est l’option la plus simple pour la plupart des organisations Google Workspace et Microsoft 365. Découvrez toutes les options dans la vue d’ensemble des intégrations.Côté serveur, appliqué après envoi
Pour la garantie de couverture la plus forte, faites transiter les e-mails sortants par les serveurs sécurisés de Scribe : la signature est injectée avant la remise. Chaque e-mail porte la bonne signature, quel que soit l’appareil ou le client utilisé pour l’envoi, y compris les applications tierces. Scribe ne peut ni lire ni modifier le corps du message.Installation silencieuse via RMM
Pour les parcs Outlook sur Windows gérés, déployez l’application desktop Scribe via votre outil RMM. Les collaborateurs sont connectés et les signatures installées en silence, sans aucune action requise de l’utilisateur ni guide à rédiger.HTML manuel pour les cas particuliers
Pour les clients de messagerie hors périmètre du déploiement automatisé, les collaborateurs peuvent installer eux-mêmes le HTML de leur signature ou accepter une invitation à le faire.Comment l’IT garde-t-elle le contrôle et la conformité ?
Vous définissez le cadre, puis vous laissez les autres travailler à l’intérieur.Rôles et supervision administrateur
L’accès par rôle vous permet de décider qui peut modifier les modèles, déployer les signatures ou gérer les campagnes. L’IT conserve les clés du déploiement et des intégrations, tandis que les responsables de la marque pilotent la partie créative.Mentions et avis imposés
Ajoutez des mentions de confidentialité, des avis légaux ou des textes réglementaires une seule fois au niveau du modèle : ils apparaissent automatiquement sur chaque signature sortante. Aucun collaborateur ne peut envoyer un e-mail sans les mentions requises.Une sécurité que vous pouvez valider
Scribe est conforme SOC 2 Type II et ne traite que les données nécessaires à la génération et au déploiement des signatures. Consultez le détail sur nos pages sécurité et données et confidentialité. Pour le déploiement cloud, aucun logiciel côté client à maintenir, sauf si vous optez délibérément pour la voie Windows RMM.Confiez la marque au marketing sans perdre la main
Une fois votre intégration et vos modèles en place, donnez à l’équipe marketing l’accès à l’éditeur visuel et aux bannières de campagne. Elle change les logos, lance les bannières saisonnières et gère les promotions à son propre rythme, pendant que vous gardez la main sur le déploiement, les rôles et la conformité. Les tickets de changement de bannière et de mise à jour de logo cessent totalement de remonter à l’IT, et les bannières produisent un vrai résultat : en moyenne, les bannières de signature Scribe atteignent un taux de clics de 12 %.Une mise en place, une seule fois
Le déploiement initial prend moins d’une journée. Ensuite, les signatures fonctionnent en autonomie.Connectez votre fournisseur de messagerie
Reliez Scribe à votre environnement Google Workspace ou Microsoft 365. Cette étape unique accorde à Scribe les autorisations nécessaires pour provisionner et gérer les signatures.
Créez le modèle
Concevez la signature dans l’éditeur visuel et connectez les Smartfields pour que le nom, le poste, le service et le téléphone se remplissent automatiquement depuis votre annuaire.
Synchronisez votre annuaire
Scribe importe les collaborateurs et associe chacun au bon modèle. Les nouvelles recrues sont prises en compte par la synchronisation au fil de l’eau.
Déployez
Diffusez les signatures à toute l’organisation en une seule fois. Chaque collaborateur reçoit une signature personnalisée, sans rien à faire de son côté.
Ce qui n’atterrit plus sur le bureau de l’IT
Une fois Scribe en place, ces demandes se résolvent automatiquement ou basculent vers le marketing :- Signatures des nouvelles recrues, provisionnées dès que la personne apparaît dans l’annuaire.
- Changements de poste et de service, mis à jour via la synchronisation de l’annuaire et les Smartfields.
- Mises à jour du logo et de l’image de marque, gérées par le marketing dans l’éditeur visuel.
- Modifications des bannières de campagne, pilotées par le marketing dans le gestionnaire de campagnes.
- Mises à jour des mentions légales et de conformité, modifiées une seule fois dans le modèle et déployées instantanément à tous.
- Problèmes de rendu sur mobile, couverts par le rendu multi-clients de Scribe.
- Nettoyage des départs, puisqu’une personne retirée de l’annuaire n’est plus gérée.
Mesurez ce qui est réellement déployé
Les analyses Scribe vous indiquent quels collaborateurs disposent de signatures actives et la performance de vos campagnes, pour vérifier d’un coup d’œil la couverture à l’échelle de l’organisation.Cas d’usage associés
- Signatures e-mail pour grandes entreprises : pour les organisations de grande taille qui ont besoin du même contrôle administrateur à grande échelle, avec des exigences renforcées de sécurité et de gouvernance.
- Signatures e-mail pour sociétés de support IT : si vous gérez les signatures de clients externes plutôt que d’une seule organisation interne, c’est l’approche multi-clients à privilégier.