Dlaczego podpis ma znaczenie dla operacji?
Operacje to tkanka łączna między dostawcami, wykonawcami, podwykonawcami, interesariuszami wewnętrznymi i działem zgodności. Oznacza to mnóstwo wychodzących e-maili do osób spoza firmy, które muszą coś zrobić: przesłać certyfikat, zarejestrować się w portalu, wystawić fakturę. Tarcie rzadko polega na tym, że odmawiają. Polega na tym, że gdy zaczynają szukać, nie mają linku przed oczami. Podpis, który zawsze niesie ze sobą właściwy link do portalu, domyślnie usuwa to tarcie. Zamiast odpowiedzi dostawcy „gdzie mam to wysłać?“, rozwiązanie już znajduje się pod twoją wiadomością. Pomnóż to przez każdy e-mail wysyłany przez koordynatora operacyjnego w ciągu tygodnia, a wyeliminujesz stały strumień ponagleń. Banery w podpisie Scribe osiągają średnio 12 % współczynnik klikalności. W procesach operacyjnych ten odsetek dostawców i partnerów, którzy klikają wprost do potrzebnego ci portalu lub formularza, to dokumenty, które przychodzą same — bez tego, żeby ktoś z twojego zespołu o nie prosił.Jakie zasoby operacyjne warto umieścić w podpisie?
Portale dostawców i kontrahentów
Dodaj czytelny przycisk “Access Vendor Portal”, aby partnerzy zewnętrzni mogli dotrzeć do narzędzi onboardingu, rejestracji lub samoobsługi bez konieczności pytania. Jest w każdym e-mailu, więc nigdy nie muszą szukać ostatniej wiadomości z linkiem.Wymagania ubezpieczeniowe i compliance
Linkuj wprost do wymagań dotyczących certyfikatu ubezpieczenia lub dokumentacji compliance. Każdy e-mail po cichu mówi dostawcom, co dokładnie mają złożyć, co eliminuje rundę korespondencji zwykle poprzedzającą brakujący certyfikat.Płatności i fakturowanie
Skieruj do strony przesyłania faktur lub instrukcji dla działu rozrachunków, aby dostawcy od razu wystawiali wszystko poprawnie. Mniej błędnie zaadresowanych faktur to mniej opóźnień płatności wracających na twoje biurko.Koordynator stojący za e-mailem
Każdy podpis zawiera imię i nazwisko, stanowisko, dział oraz numer telefonu członka zespołu. Smartfields pobierają te dane z twojego directory, więc dostawca zawsze wie, z kim ma do czynienia, a szczegóły pozostają aktualne bez ręcznej edycji.Aktualizuj linki, gdy zmienia się proces
Procesy operacyjne nigdy się nie kończą. Wymagania są zmieniane, portale migrują, nowy formularz zastępuje stary, termin compliance się przesuwa. Niebezpieczeństwo polega na tym, że podpisy po cichu kierują dostawców do wycofanego adresu URL lub zeszłorocznego formularza. Scribe centralizuje tę kontrolę. Zaktualizuj baner lub jego adres docelowy raz, a zmiana zostanie wdrożona w podpisach wszystkich członków zespołu w tej samej chwili. Nie ma konfiguracji per osoba ani niczego, co indywidualni koordynatorzy musieliby utrzymywać.Operacje mogą tym zarządzać, nie tylko IT
Po jednorazowym połączeniu wykonanym przez IT resztą zarządza zespół operacyjny. Gdy formularz zostaje wymieniony, tego samego dnia podmieniasz link, a gdy otwiera się okno compliance, wysyłasz komunikat do wszystkich podpisów naraz. Bez zgłoszeń do innego zespołu, bez czekania.Nowi członkowie zespołu są dodawani automatycznie
Gdy ktoś dołącza do zespołu operacyjnego w directory dostawcy poczty, Scribe dopasowuje go do szablonu przy najbliższej synchronizacji i wdraża jego podpis. Zmiany roli i działu przepływają przez Directory Sync lub edycje Smartfield w ten sam sposób.Zobacz, z jakich zasobów dostawcy faktycznie korzystają
Analityka Scribe pokazuje kliknięcia i wyświetlenia w podziale na kampanie, zespoły i poszczególnych członków zespołu, dzięki czemu widzisz, z jakimi portalami i formularzami dostawcy faktycznie pracują i gdzie luka komunikacyjna blokuje dokumenty. Jeśli baner kierujący do twojego pakietu onboardingowego prawie nie zbiera kliknięć, to sygnał, że link, treść albo sam proces wymagają ponownego przyjrzenia się.Skonfiguruj w mniej niż jeden dzień
Połącz swojego dostawcę poczty
Połącz Scribe ze swoim środowiskiem Google Workspace lub Microsoft 365. To jednorazowe połączenie pozwala Scribe wdrażać podpisy i zarządzać nimi w całym zespole operacyjnym. Zobacz wszystkie obsługiwane platformy w Przeglądzie integracji.
Zaprojektuj szablon operacyjny
Zbuduj przejrzysty, profesjonalny szablon w edytorze wizualnym: logo, kolory marki i wezwanie do działania linkujące do portalu dostawców lub dokumentacji zgodności. Dodaj Smartfields, aby imię i nazwisko, stanowisko, dział i numer telefonu każdej osoby wypełniały się same.
Dodaj swój pierwszy baner
Utwórz baner kampanii dla portalu dostawców, wymagań ubezpieczeniowych lub formularzy płatności. Zacznij od szablonu lub zaprojektuj własny, a następnie ustaw wezwanie do działania i docelowy adres URL.
Zsynchronizuj zespół
Scribe importuje zespół operacyjny z directory, dopasowuje każdą osobę do szablonu i automatycznie uzupełnia jej dane. Osoby dołączające później zostaną uwzględnione przy kolejnych synchronizacjach.
Pomysły na kampanie dla zespołów operacyjnych
- Dostęp do portalu dostawców jako stały przycisk „Access Vendor Portal”, który zapewnia dostawcom dojście do narzędzi samoobsługowych w każdym e-mailu.
- Wymagania dotyczące certyfikatów ubezpieczeniowych podlinkowane bezpośrednio, dzięki czemu dostawcy zawsze wiedzą, które certyfikaty mają dostarczyć.
- Portal płatności i fakturowania jako link „Submit Invoice”, który utrzymuje samoobsługę zobowiązań.
- Terminy zgodności wyeksponowane w banerze, aby dostawcy widzieli, co i kiedy jest wymagane.
- Onboarding nowych dostawców linkujący do twojego pakietu, formularzy kwalifikacyjnych lub umów z wykonawcami.
- Aktualizacje procesów i zasad ogłaszane przez baner, aby każdy partner widział zmianę w codziennym e-mailu.
- Informacje o bezpieczeństwie i regulacjach dla zespołów współpracujących z wykonawcami i dostawcami usług w terenie.
Co zespoły operacyjne zyskują dzięki Scribe
- Mniej e-maili z przypomnieniami. Każdy podpis zawiera portale i formularze potrzebne dostawcom, więc dokumenty trafiają na czas bez ponaglania.
- Natychmiastowe aktualizacje procesów. Gdy formularz zmienia adres, aktualizujesz link raz i od razu pojawia się we wszystkich podpisach.
- Wgląd w zaangażowanie. Kliknięcia i wyświetlenia w podziale na kampanię pokazują, z jakich zasobów dostawcy korzystają, a gdzie są luki.
- Spójny, profesjonalny branding. Koniec z niespójnym formatowaniem, nieaktualnymi logotypami i brakującymi danymi kontaktowymi.
- Zero pracy po stronie członków zespołu. Podpisy są wdrażane i aktualizowane centralnie, a zespół po prostu wysyła e-maile.
- Spójność wszędzie. Scribe renderuje się poprawnie w Gmail, Outlook (web, desktop, mobile), Apple Mail, iOS i Android.
Powiązane zastosowania
- Zarządzanie podpisami e-mailowymi dla zespołów obsługi klienta
- Zarządzanie podpisami e-mailowymi dla zespołów HR