Dlaczego zarządzanie podpisami staje się trudniejsze wraz ze wzrostem firmy?
Po przekroczeniu pewnej liczby pracowników podejście ręczne przestaje działać. IT pochłania stały strumień zgłoszeń dotyczących nowych pracowników, zmian stanowisk, transferów i rebrandingów. Marketing nie utrzyma spójności marki, gdy każdy pracownik buduje swój podpis ręcznie. Zespół ds. zgodności nie ma jak potwierdzić, że właściwa klauzula znajduje się w każdej wychodzącej wiadomości. Wysłanie szczegółowej instrukcji i szablonu do dziesięciu tysięcy osób w nadziei, że poprawnie go wkleją, nie jest strategią, a rezultat jest przewidywalny: patchwork formatowań niezgodnych z marką i braków informacji. Centralizacja podpisu w jednej platformie usuwa problem u źródła. Zamiast zarządzać zachowaniem pracowników, zarządzasz szablonem, a szablon jest źródłem prawdy.Zarządzanie podpisami w całej organizacji
Szablony przypisane do struktury organizacyjnej. Twórz podpisy w edytorze wizualnym i przypisuj je do działu, zespołu, regionu lub całej firmy. Każda osoba otrzymuje spersonalizowaną wersję z własnym imieniem i nazwiskiem, stanowiskiem, zdjęciem oraz danymi kontaktowymi wypełnianymi przez Smartfields. Sprzedaż może nieść link do rezerwacji spotkania, dział prawny — klauzulę zgodności, a regionalna marka — własne logo, wszystko z jednej konsoli. Wdrożenie nadążające za katalogiem. Połącz Scribe ze swoim środowiskiem Google Workspace lub Microsoft 365, a podpisy wdrożą się bez działania pracowników. Nowi zatrudnieni otrzymują właściwy podpis w chwili pojawienia się w directory, a zmiana stanowiska przepływa stamtąd prosto do podpisu. Wdrożenie etapowe lub jednorazowe. Wdróż w całej firmie w jednym kroku albo rozłóż je dział po dziale, by zwalidować każdą grupę przed kolejną. Tak czy inaczej praca odbywa się centralnie, a nie na poszczególnych maszynach. Instalacja po stronie serwera dla pełnego pokrycia. Gdy potrzebujesz podpisów stosowanych na każdym urządzeniu i kliencie pocztowym bez polegania na pojedynczych instalacjach, kieruj wychodzącą pocztę przez serwery Scribe, gdzie podpis jest wstrzykiwany przed dostarczeniem. Działa nawet na klientach, do których wdrożenie po stronie klienta nie sięga. Jedna edycja propaguje się wszędzie. Rebranding, nowa klauzula prawna, zaktualizowane logo: zmień szablon raz, a każdy podpis w firmie odzwierciedli to natychmiast. Bez zgłoszeń, bez działania pracowników, bez tygodni oczekiwania na rozprzestrzenienie zmian. Spójne wyświetlanie na każdej platformie. Podpisy wyświetlają się poprawnie w Gmailu, Outlooku (web, desktop i mobile), Apple Mail oraz głównych klientach pocztowych, więc wiadomość z laptopa, telefonu czy tabletu wygląda tak samo.Bezpieczeństwo i zgodność na poziomie korporacyjnym
Scribe jest zbudowany tak, aby przejść korporacyjne procesy zakupowe i audyt bezpieczeństwa. Scribe spełnia wymagania SOC 2 Type II, więc dane organizacji są obsługiwane zgodnie z wysokim standardem bezpieczeństwa i prywatności.- Ochrona danych. Scribe przetwarza tylko to, co jest niezbędne do wygenerowania i wdrożenia podpisów. Przy instalacji po stronie serwera kieruje pocztę przez bezpieczne serwery, aby wstrzyknąć podpis, ale nie może odczytywać ani edytować treści wiadomości.
- Zgodność stosowana domyślnie. Klauzule prawne, informacje o poufności i wymagane treści regulacyjne znajdują się w szablonie i pojawiają się automatycznie w każdym podpisie, dzięki czemu żaden pracownik nie wyśle wiadomości bez wymaganych zastrzeżeń.
- Dostęp oparty na rolach. Zdecyduj, kto może edytować szablony, wdrażać podpisy i zarządzać kampaniami — oddziel nadzór IT od bieżącej pracy nad marką w Workspaces.
- Directory Sync. Scribe pobiera dane pracowników z twojego directory i utrzymuje podpisy w aktualności, gdy ludzie dołączają, zmieniają stanowiska lub odchodzą — bez ręcznej obsługi.
Zasięg marketingowy w skali korporacyjnej
Gdy tysiące osób wysyła codziennie dziesiątki e-maili, poczta wychodząca jest już jednym z twoich największych własnych kanałów. Podpis to jego część, której nikt jeszcze nie wykorzystuje. Banery kampanii w każdym podpisie. Dodawaj banery, aby budować świadomość premier, wydarzeń, webinarów, treści eksperckich i inicjatyw firmowych. Banery w podpisie Scribe osiągają średnio 12 % współczynnik klikalności — przy korporacyjnej skali wysyłki e-maili to znacząca ilość uwagi bez dodatkowych kosztów. Targetowanie odbiorców według działu lub regionu. Uruchamiaj różne banery dla różnych grup: dział sprzedaży promuje studium przypadku, a HR — otwarte rekrutacje, i każda osoba widzi tylko to, co jest dla niej istotne. Zaplanowane kampanie. Ustaw daty rozpoczęcia i zakończenia, aby banery pojawiały się i znikały automatycznie — bez ręcznego sprzątania po zakończeniu akcji. Analityka i raporty. Mierz wyświetlenia, kliknięcia i współczynnik klikalności dla każdej kampanii, aby oceniać zwrot, porównywać inicjatywy i stopniowo udoskonalać program.Dopasowanie do procesów w dużych organizacjach
Scribe łączy się z systemami, które duże organizacje już wykorzystują. Pełną listę znajdziesz w Przeglądzie integracji.- Google Workspace. Automatyczne wdrożenie dla Gmaila w całej organizacji.
- Microsoft 365. Pełna obsługa Outlooka w wersji webowej, desktopowej, na iOS i Androida, z opcjami zarówno po stronie klienta, jak i serwera.
- Salesforce. Synchronizuj dane kontaktów z CRM i używaj podpisów Scribe w procesach e-mailowych Salesforce.
- HubSpot. Podłącz automatyzację marketingu, aby koordynować kampanie.
- Active Directory i Azure AD. Synchronizuj dane pracowników automatycznie, dzięki czemu podpisy pozostają aktualne wraz ze zmianami w organizacji.
Wdrożenie Scribe w całej organizacji
Mimo skali, wdrożenie jest proste.Utwórz konto lub zarezerwuj demo
Zarejestruj się na scribe-mail.com lub zarezerwuj demo, aby poznać platformę z zespołem Scribe. Otrzymujesz 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez podawania karty płatniczej i z dostępem do wszystkich funkcji.
Zaprojektuj szablony dla każdej grupy
Zbuduj jeden lub kilka szablonów w edytorze wizualnym, konfigurując układy, kolory marki, logo, linki do mediów społecznościowych oraz pola, które ma wyświetlać każdy dział lub marka.
Połącz dostawcę poczty
Połącz Scribe z Google Workspace lub Microsoft 365. Wybierz wdrożenie po stronie klienta dla działania w trakcie tworzenia wiadomości lub po stronie serwera, aby zapewnić pełne pokrycie.
Zsynchronizuj swoje directory
Scribe importuje pracowników z twojego dostawcy lub directory, dopasowuje każdego do właściwego szablonu i uzupełnia dane osobowe przez Smartfields.
Wdróż jednorazowo lub etapami
Udostępnij podpisy w całej organizacji w jednym kroku albo rozłóż wdrożenie na kolejne działy.
Dlaczego duże organizacje wybierają Scribe
- Szybkość. Pełne wdrożenie w mniej niż dzień, niezależnie od liczby pracowników.
- Prostota. Bez kodu i bez długiego projektu wdrożeniowego; marketing lub operacje obsłużą to bez znacznego zaangażowania IT.
- Kontrola. Scentralizowane zarządzanie oznacza, że zawsze wiesz dokładnie, co zawiera każdy podpis — bez nieautoryzowanych ani niezgodnych z marką wersji.
- Skala. Platforma działa tak samo, niezależnie od tego, czy masz stu pracowników, czy dziesięć tysięcy.
- Wsparcie. Klienci korporacyjni otrzymują dedykowany onboarding i wsparcie od zespołu Scribe.
Powiązane zastosowania
- Podpis e-mailowy dla MŚP: dla mniejszych jednostek biznesowych lub spółek zależnych, które chcą takiego samego brandowanego wdrożenia bez dedykowanego zespołu IT.
- Podpis e-mailowy dla agencji: dla organizacji zarządzających podpisami w wielu markach lub podmiotach przez oddzielne Workspaces.
- Zarządzanie podpisami e-mailowymi dla zespołów IT: dla właścicieli IT, którzy odpowiadają za wdrożenie i chcą skończyć z powracającymi zgłoszeniami dotyczącymi podpisów.