E-postsignatur för finans och finansiella tjänster

Inom finansiella tjänster är signaturen inte dekoration. Den är en reglerad del av varje meddelande som en rådgivare, mäklare, lånehandläggare eller kundansvarig skickar. NMLS-nummer, registreringsuppgifter och sekretessformuleringar måste alla finnas på plats, vara korrekta och aktuella. När det ansvaret lämnas till enskilda som klistrar in HTML i Gmail eller Outlook är frågan inte om ett obligatoriskt element försvinner, utan när. Scribe flyttar signaturefterlevnaden från medarbetarnas händer till en enda mall som du kontrollerar. Du definierar ansvarsfriskrivningar, licensfält och juridiska meddelanden en gång, och varje persons signatur bär med sig dem på varje enhet och i varje e-postklient. Revisorer får enhetlighet. Ditt team får en sak mindre att komma ihåg.

​

Hur håller du obligatoriska upplysningar på plats i varje e-postmeddelande?

Tillsynsmyndigheter som FINRA, SEC, delstatliga banktillsynsmyndigheter och försäkringsinspektioner förväntar sig specifika upplysningar i affärskommunikation, och e-post är där den mesta kommunikationen sker. En manuellt hanterad signatur är den svagaste länken: en rådgivare glömmer att uppdatera ett registreringsnummer, en nyanställd e-postar kunder innan någon hinner konfigurera signaturen, en lånehandläggares NMLS-nummer kommer aldrig med i mobilappen. Scribe täpper till de luckorna genom att centralisera signaturen. Den obligatoriska texten ligger i mallen, inte i varje persons minne, så upplysningen visas automatiskt så snart någon läggs till i ditt team.

​

Personliga licens- och registreringsfält

Olika roller har olika skyldigheter, och varje person bär sina egna nummer. Scribes smartfields tilldelar personliga värden så att rätt identifierare visas i rätt signatur utan manuell inmatning:

• NMLS-nummer för bolåneutgivare, lånehandläggare och mäklare, som visas i varje affärsmeddelande enligt kravet.
• SEC- och FINRA-registreringsuppgifter för rådgivare och registrerade representanter.
• Delstatliga försäkringslicensnummer för agenter, inklusive team som har licens i flera delstater med olika regler.
• CPA-licens- och firmaregistreringsnummer för redovisnings- och skatteverksamheter.

Uppdatera mallen, och varje rådgivare ser fortfarande sitt eget nummer. Lägg till en ny licensinnehavare, och deras nummer fylls i från directory.

​

Ansvarsfriskrivningar och juridiska meddelanden, enhetligt tillämpade

Sekretessmeddelanden, regulatoriska ansvarsfriskrivningar, Equal Housing Lender-text, FDIC- eller NCUA-medlemskapsuppgifter: lägg till var och en en gång i den visuella redigeraren och den når varje relevant signatur. När texten ändras redigerar du mallen och hela firman uppdateras direkt. Det finns inget övergångsfönster där vissa anställda är regelefterlevande och andra inte.

​

Säkerställd regelefterlevnad, även utanför nätverket

Klientsidedistribution skickar ut signaturer via din anslutning till Google Workspace eller Microsoft 365, så att de visas medan användarna skriver. För firmor som behöver visshet snarare än tillit erbjuder Scribe också serverbaserad installation: utgående e-post dirigeras genom Scribes servrar och signaturen infogas före leverans. Ansvarsfriskrivningen tillämpas även när en anställd skickar från en klient som inte stöds eller från en privat enhet — vilket är precis det scenario som fallerar i en revision. Se alla plattformar som stöds i översikten över integrationer. Oavsett vilket bär datorklienter, webbmejl och mobilappar samma regelefterlevande signatur. Ett meddelande som skickas från en telefon på en flygplats ser likadant ut, och innehåller samma upplysningar, som ett som skickas från kontoret.

​

Byggt för hantering av reglerade data

Finansbolag ställer högre krav på sina leverantörer, och Scribe är byggt för den granskningen. Scribe är SOC 2 Type II-certifierat och utformat för att möta förväntningarna i reglerade branscher. Läs detaljerna i våra säkerhetsrutiner och dataskyddspolicyer. Med serversidesinstallation dirigerar Scribe e-post genom sina säkra servrar för att infoga signaturen, men kan inte läsa eller ändra innehållet i dina meddelanden. Kundkommunikation förblir privat. Rollbaserad åtkomst låter compliance och IT bestämma vem som kan ändra mallar, distribuera signaturer eller köra kampanjer, så att de personer som ansvarar för upplysningarna också kontrollerar dem.

​

Så använder finansteam Scribe i praktiken

Bolåneinstitut och mäklare. Visa varje låneansvarigs individuella NMLS-nummer, bär med delstatliga friskrivningar och Equal Housing Lender-meddelanden, och uppdatera regelefterlevnadstexten i hela företaget samma dag som en regel ändras. Förmögenhetsförvaltare och rådgivningsbolag. Bädda in SEC- eller FINRA-registreringsnummer och obligatoriska friskrivningar i varje rådgivares signatur, så att kundkommunikationen förblir enhetlig i hela verksamheten. Försäkringsförmedlare. Lyft fram varje agents licensnummer och bolagsanknytningar, och hantera delstatsspecifika upplysningar för agenter med licens i flera jurisdiktioner med hjälp av Smartfields. Banker och kreditföreningar. Standardisera signaturer mellan kontor och avdelningar, med FDIC- eller NCUA-medlemskapsmeddelanden, jämlikhetsutlåtanden för långivare och sekretessupplysningar inbyggda. Redovisnings- och skattebyråer. Behåll CPA-licensnummer, byråns registreringsuppgifter och sekretessmeddelanden på plats året runt, och använd sedan kampanjbannrar under deklarationssäsongen för att uppmärksamma deadlines och nya tjänster. I genomsnitt når Scribes signaturbannrar en klickfrekvens på 12 %, så även en sidfot med fokus på regelefterlevnad kan diskret driva kundåtgärder. Fintech-bolag. Kör en modern signatur med tydligt varumärke som ändå möter samma regulatoriska krav som en traditionell aktör, och rulla ut den över en snabbt växande personalstyrka utan att bromsa onboardingen.

​

Konfigurera Scribe för din byrå

​

Därför väljer finansbolag Scribe

• Regelefterlevnad utan jakt. Obligatoriska friskrivningar, nummer och meddelanden visas automatiskt, utan att vara beroende av enskilda personer för underhåll.
• Inga luckor i täckningen. Distribution på serversidan innebär att varje utgående meddelande bär rätt signatur oavsett enhet eller klient.
• Omedelbara regeluppdateringar. En regel ändras, du redigerar en mall, och hela bolaget speglar det direkt.
• Granskningsklar överblick. Analys visar status för distribution och kampanjer, så att du vet vilka medarbetare som har regelenliga signaturer installerade.
• Samma process oavsett storlek. Tio rådgivare eller tio tusen — installation och löpande hantering fungerar likadant.

​

Relaterade användningsområden

• E-postsignatur för storföretag: för stora finansinstitut som standardiserar signaturer över tusentals medarbetare, kontor och varumärken.
• E-postsignatur för små och medelstora företag: för butikinriktade rådgivningsbolag och mindre firmor som vill ha regelenliga, varumärkesanpassade signaturer utan ett särskilt IT-team.

​

Kom igång i dag

Skapa ett gratiskonto och få regelenliga e-postsignaturer aktiva i hela bolaget på under en dag. Scribe erbjuder en 14 dagars gratis provperiod utan krav på kreditkort och med tillgång till samtliga funktioner. Besök scribe-mail.com för att komma igång.