Smartfields

Smartfields är datafälten som matar in i dina e-postsignaturer. I stället för att manuellt mata in varje teammedlems information hämtar Smartfields data automatiskt från dina befintliga verktyg, som din directory eller ditt HRIS, så att signaturerna förblir korrekta utan extraarbete. Varje Smartfield kopplas till en uppgift om en teammedlem (förnamn, befattning, arbetstelefon osv.) och synkar sitt värde från en ansluten datakälla. På Smartfields-sidan hanterar du dessa fält, följer hur komplett datan är och fyller i eventuella luckor innan du driftsätter signaturer.

​

Statusfält

Högst upp på sidan ger tre indikatorer dig en snabb översikt:

• Ansluten datakälla: hur många datakällor som för närvarande är anslutna och synkar data till dina Smartfields (t.ex. 1 för Google Workspace).
• Används i signatur: hur många av dina Smartfields som aktivt används i minst en signaturmall (t.ex. 0/7 betyder att inget av dina fält ännu är infogat i en signatur).
• Ifylld information: genomsnittlig ifyllnadsgrad över alla teammedlemmar och alla Smartfields, visad som en procentandel.

​

Smartfields-tabellen

Varje rad motsvarar ett Smartfield och visar följande kolumner: Namn: fältets etikett (t.ex. profilbild, förnamn, befattning). Det är de här namnen som visas i signatureditorn när du infogar dynamiska fält. Datakälla: var fältet hämtar sina data ifrån. Varje fält visar en ikon och etikett för sin källa (t.ex. Google Workspace, Microsoft Entra ID, BambooHR eller Scribe). Håll muspekaren över datakällans ikon för att se när den senast uppdaterades (t.ex. ”Uppdaterad för en dag sedan”). Ifylld information: en förloppsindikator och procentsats som visar hur många av dina teammedlemmar som har detta fält ifyllt. Håll muspekaren över procentsatsen för att se det exakta antalet (t.ex. ”2/9 teammedlemmar har data för profilbild”). Används i signaturer: om fältet för närvarande är infogat i en eller flera signaturmallar. Ett streck visas om det inte används i någon signatur. Åtgärder: varje rad har åtgärdsknappar och en kontextuell länk som ändras beroende på fältets datakälla och ifyllnadsstatus:

• Fyll i teammedlemmars data eller Redigera teammedlemmars data: öppnar en rullgardinsmeny eller modal för att fylla i eller redigera data för detta fält för alla teammedlemmar (se Fylla i Smartfield-data nedan).
• Redigera Smartfield (pennikon): öppnar modalen Redigera Smartfield för att ändra fältets inställningar (se Redigera ett Smartfield nedan).
• Ta bort (papperskorgsikon): ta bort ett anpassat Smartfield. Standard-Smartfields (profilbild, förnamn, efternamn, befattning) kan inte tas bort. När muspekaren hålls över den inaktiverade papperskorgsikonen visas ”Standard-Smartfield kan inte tas bort.

​

Uppdatera data

Klicka på Uppdatera uppe till höger för att manuellt synkronisera data från alla anslutna källor. Efter uppdateringen visas en avisering under knappen med källans namn och hur nyligen den synkroniserades (t.ex. ”Google Workspace, några sekunder”). Scribe synkroniserar dessutom anslutna datakällor automatiskt en gång per dag baserat på din tidszon.

​

Skapa ett Smartfield

Klicka på + Create Smart Field uppe till höger för att lägga till ett nytt fält. Skapa-dialogen har följande inställningar: Name (obligatoriskt): Etiketten för fältet så som det visas i Scribe. Får vara högst 25 tecken. Kind (obligatoriskt): Typen av data som fältet innehåller:

• Text: Vanliga textvärden som telefonnummer, titlar eller avdelningar
• Image: Bildfält som profilbild eller företagslogotyp
• Link: URL-fält som en personlig webbplats eller en bokningslänk till kalender

Data Source (obligatoriskt): Var fältet hämtar sin data ifrån. Listan är uppdelad i två kategorier:

• Automated: Synkronisera data från en ansluten integration. Fältet hålls automatiskt synkroniserat vid varje uppdatering. Tillgängliga integrationer omfattar Google Workspace, Microsoft Entra ID och alla HRIS-, telefoni-, kalender- och säljverktyg du har anslutit på sidan Integrations (se Supported integrations nedan).
• Manual: Lagra data direkt i Scribe. Du behöver fylla i den här datan själv, via CSV eller genom att bjuda in teammedlemmar att ange den.

Source field (obligatoriskt): Det specifika fältet som detta Smartfield ska mappas till inom den valda datakällan. Om din datakälla är Google Workspace kan du till exempel välja bland fält som First name, Surname, Job position, Mobile phone, Home phone eller Work phone. Om din datakälla är Scribe motsvarar de tillgängliga källfälten de manuella fält som lagras i Scribe. Alternativen i listan beror på vilken datakälla du har valt. Required (obligatoriskt): Om fältet räknas mot profilens färdigställandegrad. Om det sätts till Ja visas teammedlemmar som saknar fältet som ofullständiga. Om det sätts till Nej är fältet valfritt och påverkar inte procentsatsen Information Completed.

​

Redigera ett Smartfield

Klicka på pennikonen på en Smartfield-rad för att öppna dialogen Edit Smart Field. I dialogen kan du ändra: Name: Fältets etikett i Scribe. För standardiserade Smartfields (Profile picture, First name, Last name, Job Position, Work phone number, Mobile phone number) är namnet låst och kan inte ändras. När du för pekaren över låsikonen visas “Default Smartfield can’t be edited.” Data Source: Växla mellan automatiserade integrationer och manuell lagring (Scribe), med samma rullgardinsmeny Automated / Manual som i skapandedialogen. Source field: Välj vilket specifikt fält som ska mappas inom den valda datakällan. För automatiserade källor mappas detta mot fält från din integration (t.ex. Surname, Job position, Mobile phone). För Scribe mappas det mot motsvarande manuella fält. Required: Växla om fältet ska räknas mot profilens färdigställandegrad.

​

Fylla i Smartfield-data

Hur du fyller i en Smartfield beror på dess datakälla. Klicka på åtgärdslänken i kolumnen Åtgärder (t.ex. “Fill teammates data”) för att se tillgängliga alternativ.

​

Automatiserade fält (Google Workspace, Microsoft Entra ID eller HRIS)

För fält som är kopplade till en integration visar rullgardinsmenyn:

• Uppdatera data i [integrationens namn]: Omdirigerar dig till integrationens administratörskonsol där du kan uppdatera källdatan direkt. När datan har uppdaterats visas ändringarna i Scribe efter nästa synkronisering eller manuella uppdatering.
• + Anslut en ny datakälla: Omdirigerar till sidan Integrationer för att ansluta en ytterligare datakälla.

Eftersom automatiserade fält synkroniseras från din integration kan de inte redigeras direkt i Scribe. Du uppdaterar datan vid källan.

​

Manuella fält (Scribe)

För fält som lagras i Scribe erbjuder rullgardinsmenyn tre sätt att fylla i data:

• Fyll i data manuellt: Öppnar dialogrutan Fill teammates data, där du kan redigera fältvärdet för varje teammedlem i bulk. Dialogrutan visar en sökbar lista med varje teammedlems namn, status (ifylld eller saknas) och ett inmatningsfält för att ange datan. En förloppsindikator högst upp visar den totala färdigställandegraden. Klicka på Spara när du är klar.
• Fyll i data via CSV: Importera fältvärden för flera teammedlemmar samtidigt med en CSV-fil.
• Bjud in teammedlemmar att fylla i data: Öppnar dialogrutan Invite Teammates, där du kan välja teammedlemmar och skicka en mejlinbjudan till dem. Inbjudna teammedlemmar kan komma åt sin egen profil för att fylla i sin information och installera sin signatur. De får inte åtkomst till resten av din Scribe-Workspace.

​

Standardiserade kontra anpassade Smartfields

Scribe levereras med en uppsättning standardiserade Smartfields: Profilbild, Förnamn, Efternamn, Befattning, Arbetstelefon och Mobilnummer. Dessa kan inte tas bort eller döpas om, men du kan ändra deras datakälla, mappning av källfält och status som obligatoriska. Anpassade Smartfields som du skapar (till exempel ett avdelningsnamn, en bokningslänk eller en företagslogotyp) kan redigeras och tas bort fullt ut.

​

Integrationer som stöds

Scribe ansluter till en mängd verktyg för att automatiskt synkronisera teammedlemmarnas data till dina Smartfields. Du ansluter integrationer från sidan Integrationer. Tillgängliga integrationer är grupperade i följande kategorier: HRIS: BambooHR, Ceridian Dayforce, ChartHop, Deel, Gusto, Hibob, Lattice, Lucca, Okta, Payfit, Rippling, UKG, Workday och Workleap Pingboard. Företagstelefoni: Aircall, Cloudtalk, Dialpad och Nextiva. Kalender: Cal.com, Calendly och Chili Piper. Säljexekvering: Outreach. Varje integration synkroniserar specifika fält (som namn, befattning, telefonnummer eller avdelning) som du kan mappa till dina Smartfields via källfältsväljaren. När anslutningen är etablerad synkroniseras data automatiskt en gång per dag, eller så kan du när som helst utlösa en manuell uppdatering.