Varför genererar e-postsignaturer så många supportärenden?
För att var och en av dem är en liten, manuell ändring som landar på IT:s bord. HTML-koden måste renderas likadant i Gmail, Outlook desktop, Outlook web, Apple Mail samt på iOS och Android, och en signatur som ser rätt ut i en klient går ofta sönder i en annan. Multiplicera den petiga formateringen med varje nyanställd, varje titelbyte, varje varumärkesförnyelse och varje säsongskampanj, så får du en stadig ström av lågvärdiga förfrågningar. Scribe tar bort hela kategorin. Du kopplar källan till sanningen en gång, och därefter genereras, distribueras och hålls signaturerna aktuella automatiskt.Provisionering som följer ditt directory
Koppla Scribe till din Google Workspace- eller Microsoft 365-miljö, så importerar Scribe dina medarbetare. Nyanställda fångas upp automatiskt och matchas till rätt mall. När en titel, avdelning eller ett telefonnummer ändras vid källan uppdaterar smartfields signaturen så att den stämmer. Inget ärende, ingen manuell redigering, ingen HTML per person.Rendering du aldrig behöver felsöka
Scribe hanterar rendering mellan klienter så att signaturer visas korrekt i Gmail, Outlook (webb, dator och mobil), Apple Mail, iOS och Android. Ärendet om trasig signatur i mobilen försvinner.Vilken driftsättningsmetod passar vår miljö?
Scribe ger IT flera sätt att rulla ut signaturer, så att du kan matcha metoden till hur din organisation faktiskt hanterar e-post.På klientsidan, automatiserat via leverantörens API
Scribe driftsätter signaturer via din e-postleverantörs API, så att medarbetarna ser sin signatur när de skriver ett meddelande. Inget behöver installeras på enheterna och inga webbläsartillägg behöver hanteras. Det här är den renaste lösningen för de flesta organisationer på Google Workspace och Microsoft 365. Se alla alternativ i översikten över integrationer.På serversidan, tillämpat efter sändning
För starkast garanti om täckning kan du dirigera utgående post genom Scribes säkra servrar, där signaturen injiceras före leverans. Varje e-postmeddelande bär rätt signatur oavsett vilken enhet eller klient som används för att skicka det, även tredjepartsappar. Scribe kan varken läsa eller ändra meddelandets innehåll.Tyst installation via RMM
För hanterade Outlook-flottor på Windows kan du distribuera Scribes skrivbordsapp via ditt RMM-verktyg. Medarbetarna loggas in och signaturerna installeras tyst, utan att användaren behöver göra något och utan någon genomgång att skriva ihop.Manuell HTML för specialfall
För nischklienter utanför automatiserad driftsättning kan medarbetarna själva installera sin signatur-HTML eller acceptera en inbjudan om att göra det.Hur behåller IT kontrollen och efterlevnaden?
Du sätter ramarna och låter sedan andra arbeta inom dem.Roller och administratörsöversikt
Rollbaserad åtkomst låter dig bestämma vem som får redigera mallar, driftsätta signaturer eller hantera kampanjer. IT behåller nycklarna till driftsättning och integrationer, medan varumärkesägarna sköter den kreativa sidan.Påtvingade ansvarsfriskrivningar och meddelanden
Lägg till sekretessmeddelanden, juridiska ansvarsfriskrivningar eller regulatorisk text en gång på mallnivå, så visas de automatiskt i varje utgående signatur. Det finns ingen väg för en medarbetare att skicka e-post utan de obligatoriska upplysningarna.Säkerhet du kan stå för
Scribe är SOC 2 Type II-certifierat och behandlar bara de data som krävs för att generera och driftsätta signaturer. Läs mer på våra sidor om säkerhet och data och integritet. Vid molndriftsättning finns ingen klientmjukvara att underhålla, om du inte medvetet väljer Windows RMM-vägen.Lämna över varumärket till marknad utan att tappa översikten
När din integration och dina mallar är på plats, ge marknadsteamet åtkomst till den visuella redigeraren och kampanjbannrarna. De byter logotyper, kör säsongsbannrar och hanterar kampanjer i sin egen takt, medan du behåller kontrollen över driftsättning, roller och efterlevnad. Ärendena om bannerbyten och logotypuppdateringar når aldrig IT längre, och bannrarna gör verklig nytta: Scribes signaturbannrar når i genomsnitt 12 % klickfrekvens.Konfigurera en gång
Den första utrullningen tar mindre än en dag. Därefter sköter signaturerna sig själva.Anslut din e-postleverantör
Koppla Scribe till din Google Workspace- eller Microsoft 365-miljö. Det här engångssteget ger Scribe de behörigheter som behövs för att tillhandahålla och hantera signaturer.
Bygg mallen
Designa signaturen i den visuella redigeraren och koppla in smartfields så att namn, titel, avdelning och telefon fylls i automatiskt från ditt directory.
Synka ditt directory
Scribe importerar medarbetare och matchar var och en med rätt mall. Nyanställda fångas upp av synkningen framöver.
Distribuera
Rulla ut signaturer till hela organisationen på en gång. Varje medarbetare får en personlig signatur utan att behöva göra något själv.
Det här hamnar inte längre på IT:s bord
När Scribe är aktivt löses de här ärendena automatiskt eller flyttas till Marknad:- Signaturer för nyanställda, tillhandahålls i samma stund som personen dyker upp i ditt directory.
- Ändringar av titel och avdelning, uppdateras via directory-synkning och smartfields.
- Uppdateringar av logotyp och varumärke, hanteras av Marknad i den visuella redigeraren.
- Ändringar av kampanjbannrar, sköts av Marknad i kampanjhanteraren.
- Uppdateringar av disclaimer och regelefterlevnad, redigeras en gång i mallen och distribueras direkt till alla.
- Renderingsproblem på mobilen, täcks av Scribes rendering över alla e-postklienter.
- Avveckling vid avgång, eftersom en person som tas bort från ditt directory inte längre hanteras.
Följ upp vad som faktiskt är utrullat
Scribe analytics visar vilka medarbetare som har fungerande signaturer och hur kampanjerna presterar, så att du med en blick kan bekräfta täckningen i hela organisationen.Relaterade användningsområden
- E-postsignaturer för storföretag: för större organisationer som behöver samma administratörskontroll i stor skala, med striktare krav på säkerhet och styrning.
- E-postsignaturer för IT-supportföretag: om du hanterar signaturer åt externa kunder snarare än åt en enda intern organisation är det här flerkundsmetoden att använda.