Dari halaman detail tanda tangan, klik tab Teammates untuk melihat rekan tim yang ditetapkan ke tanda tangan ini dan mengelola penetapannya.
Tabel rekan tim
Tabel ini menampilkan setiap rekan tim yang ditetapkan ke tanda tangan dengan kolom berikut:
- Name: Nama dan email rekan tim. Panah kecil memperluas baris untuk menampilkan alias dan info pemasangan rinci per alamat email.
- Information: Progress bar yang menunjukkan seberapa lengkap profil Smartfield mereka (mis. 100%, 60%). Persentase yang lebih tinggi berarti lebih sedikit kolom kosong di tanda tangan mereka.
- Integrations: Penyedia email yang terhubung (Google Workspace, Microsoft 365, atau keduanya)
- Installations: Status pemasangan saat ini untuk rekan tim ini (Installed, Pending, Not installed, Failed)
- Actions: Edit profil rekan tim (ikon pensil) atau Pratinjau tanda tangan mereka (ikon mata)
Klik panah di samping nama rekan tim untuk memperluas baris dan melihat detail pemasangan per alamat email, termasuk alias. Setiap baris menampilkan email, platform (Web, Desktop, Mobile), integrasi, tanggal, dan status.
Tetapkan rekan tim
Klik Edit Teammates Selection di pojok kanan atas untuk membuka modal Select Teammates. Panel kiri memungkinkan Anda memilih rekan tim, dan panel kanan menampilkan siapa saja yang saat ini terpilih.
Anda dapat menetapkan rekan tim dengan empat metode, masing-masing tersedia sebagai tab:
Teammates: Telusuri dan pilih rekan tim secara individu dari daftar lengkap Anda. Centang kotak di samping setiap nama untuk menambahkannya. Gunakan bilah pencarian untuk menemukan orang tertentu.
Grup: Pilih seluruh grup sekaligus (mis. “Sales”, “Engineering”). Semua rekan tim di grup tersebut akan ditambahkan. Setiap grup menampilkan jumlah rekan tim yang ada di dalamnya.
Unit Administratif: Mirip dengan grup, tetapi berdasarkan struktur organisasi dari penyedia identitas Anda. Pilih unit administratif untuk menambahkan semua rekan tim di dalamnya.
Smartfields: Bangun kondisi dinamis menggunakan nilai Smartfield untuk mencocokkan rekan tim secara otomatis. Contoh: “Jika departemen Microsoft 365 adalah salah satu dari Sales, Sales & Marketing”. Anda dapat menambahkan beberapa kondisi untuk mempersempit seleksi. Ini opsi paling andal, karena rekan tim ditetapkan secara otomatis berdasarkan data mereka, bukan seleksi manual.
Di bagian bawah panel kiri, terdapat kotak centang untuk menetapkan tanda tangan ini secara otomatis ke semua rekan tim mendatang yang disinkronkan dari penyedia identitas Anda. Artinya, karyawan baru langsung mendapatkan tanda tangan yang tepat tanpa tindakan manual.
Klik Konfirmasi Pilihan untuk menyimpan perubahan.
Menggabungkan kondisi Smartfields dengan penetapan otomatis adalah pendekatan paling skalabel. Misalnya, Anda dapat membuat tanda tangan untuk setiap departemen dan menggunakan kondisi “Jika Departemen adalah Sales”, sehingga setiap anggota tim Sales saat ini maupun mendatang otomatis mendapatkan tanda tangan yang tepat.
Cari dan filter rekan tim
Di atas tabel, gunakan bilah pencarian untuk menemukan rekan tim berdasarkan nama.
Klik ikon filter untuk mempersempit daftar. Filter disusun ke dalam empat kategori:
- Email: Dengan alias / Tanpa alias
- Informasi: Terisi / Belum terisi (kelengkapan Smartfield)
- Integrasi: Filter berdasarkan penyedia yang terhubung (mis. Microsoft 365)
- Pemasangan: Terpasang / Belum terpasang / Tertunda / Terpasang sebagian / Gagal
Filter dapat digabungkan untuk dengan cepat menemukan, misalnya, semua rekan tim dengan informasi yang belum lengkap dan instalasinya gagal.
Undang rekan tim
Saat Anda memilih satu atau beberapa rekan tim menggunakan kotak centang, tombol Undang rekan tim muncul di bagian atas tabel. Tombol ini digunakan untuk alur instalasi manual: tombol tersebut mengirim email yang mengundang rekan tim terpilih untuk memasang tanda tangan mereka sendiri.
Ini hanya relevan jika Anda tidak menggunakan integrasi otomatis (Google Workspace atau Microsoft 365). Dengan pengaturan otomatis, rekan tim tidak perlu melakukan tindakan apa pun.
