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Dalla pagina di dettaglio della firma, clicca sulla scheda Collaboratori per vedere quali collaboratori sono assegnati a questa firma e gestire l’assegnazione.

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Tabella dei collaboratori

La tabella elenca tutti i collaboratori assegnati alla firma con le seguenti colonne:
  • Nome: nome del collaboratore ed email. Una piccola freccia espande la riga per mostrare gli alias e le informazioni dettagliate di installazione per ogni indirizzo email.
  • Informazioni: una barra di avanzamento che mostra quanto è completo il profilo Smartfield del collaboratore (ad esempio, 100 %, 60 %). Una percentuale più bassa significa che più blocchi verranno esclusi dalla firma.
  • Integrazioni: quale provider email è collegato (ad esempio Google Workspace, Microsoft 365 o Zoho Mail).
  • Installazioni: stato dell’installazione attuale per questo collaboratore (installata, in attesa, non installata, non riuscita).
  • Azioni: modificare il profilo del collaboratore (icona a forma di matita) o visualizzare l’anteprima della firma (icona a forma di occhio).
Clicca sulla freccia accanto al nome di un collaboratore per espandere la riga e vedere i dettagli di installazione per ogni indirizzo email, alias inclusi. Ogni riga mostra l’email, la piattaforma (Web, Desktop, Mobile), l’integrazione, la data e lo stato.
Tabella dei collaboratori assegnati alla firma con colonne nome, informazioni, integrazioni e installazione

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Assegnare collaboratori

Clicca su Modifica selezione collaboratori nell’angolo in alto a destra per aprire la finestra Seleziona collaboratori. Il pannello a sinistra ti permette di scegliere i collaboratori, mentre quello a destra mostra chi è attualmente selezionato. Puoi assegnare i collaboratori usando quattro metodi, ciascuno disponibile come scheda: Collaboratori: sfoglia e seleziona singoli collaboratori dall’elenco completo. Spunta la casella accanto a ogni nome per aggiungerli. Usa la barra di ricerca per trovare persone specifiche. Gruppi: seleziona un intero gruppo in una volta sola (per esempio, “Sales”, “Engineering”). Tutti i collaboratori del gruppo vengono aggiunti. Ogni gruppo mostra quanti collaboratori contiene. Unità amministrative: simili ai gruppi, ma basate sulla struttura organizzativa del tuo identity provider. Seleziona un’unità amministrativa per aggiungere tutti i collaboratori che ne fanno parte. Smartfields: crea condizioni dinamiche utilizzando i valori Smartfield per associare automaticamente i collaboratori. Ad esempio: “Se il reparto Microsoft 365 è uno tra Sales, Sales & Marketing”. Puoi aggiungere più condizioni per restringere la selezione. È l’opzione più potente, perché assegna automaticamente i collaboratori in base ai loro dati anziché tramite selezione manuale.
Finestra Select Teammates nella scheda Teammates con le caselle dei singoli collaboratoriFinestra Select Teammates nella scheda Smart Fields con il costruttore di condizioni per il reparto
In fondo al pannello di sinistra, una casella permette di assegnare automaticamente questa firma a tutti i futuri collaboratori sincronizzati dal tuo identity provider. I nuovi assunti ricevono così la firma corretta senza alcun intervento manuale. Clicca su Confirm Selection per salvare le modifiche.
Combinare le condizioni Smartfield con l’assegnazione automatica è l’approccio più scalabile. Per esempio, puoi creare una firma per ogni reparto e usare la condizione “Se il reparto è Sales”, così ogni membro attuale e futuro del team Sales riceve automaticamente la firma corretta.

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Cercare e filtrare i collaboratori

Sopra la tabella, usa la barra di ricerca per trovare i collaboratori per nome. Clicca sull’icona del filtro per restringere l’elenco. I filtri sono organizzati in quattro categorie:
  • Email: con alias / senza alias
  • Informazioni: compilate / mancanti (completamento degli Smartfield)
  • Integrazioni: filtra per provider connesso (per esempio, Microsoft 365)
  • Installazione: installata / non installata / in sospeso / installata parzialmente / non riuscita
I filtri possono essere combinati per trovare rapidamente, ad esempio, tutti i collaboratori con informazioni mancanti la cui installazione non è andata a buon fine.
Pannello dei filtri sulla tabella dei collaboratori assegnati con opzioni per email, informazioni e installazione

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Invitare i collaboratori

Quando selezioni uno o più collaboratori tramite le caselle di controllo, in alto nella tabella compare un pulsante Invita collaboratore. Si usa nei flussi di installazione manuale: invia un’email che invita i collaboratori selezionati a installare la firma autonomamente. Questo è rilevante solo se non stai usando un’integrazione automatizzata (Google Workspace, Microsoft 365 o Zoho Mail). Con una configurazione automatizzata, i collaboratori non devono fare nulla.
Pulsante Invita collaboratore che compare sopra la tabella dopo aver selezionato i collaboratori tramite le caselle di controllo

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  • Panoramica delle firme: come l’assegnazione si inserisce nel flusso di lavoro complessivo delle firme.
  • Smartfields: i dati alla base dell’assegnazione dinamica basata su condizioni.
  • Anteprima firme: controlla la firma di ogni collaboratore assegnato prima dell’installazione.
  • Installare le firme: distribuisci la firma una volta assegnati i collaboratori.