Dalla pagina di dettaglio della firma, clicca sulla scheda Collaboratori per vedere quali collaboratori sono assegnati a questa firma e gestire l’assegnazione.
Tabella dei collaboratori
La tabella elenca tutti i collaboratori assegnati alla firma con le seguenti colonne:
- Nome: nome ed email del collaboratore. Una piccola freccia espande la riga per mostrare gli alias e le informazioni dettagliate di installazione per ogni indirizzo email.
- Informazioni: una barra di avanzamento che mostra il livello di completamento del profilo Smartfield (ad esempio 100 %, 60 %). Una percentuale più alta indica meno campi vuoti nella firma.
- Integrazioni: quale provider email è collegato (Google Workspace, Microsoft 365 o entrambi)
- Installazioni: stato attuale dell’installazione per questo collaboratore (Installata, In attesa, Non installata, Non riuscita)
- Azioni: modifica del profilo del collaboratore (icona matita) o anteprima della firma (icona occhio)
Clicca sulla freccia accanto al nome di un collaboratore per espandere la riga e vedere i dettagli di installazione per ogni indirizzo email, alias inclusi. Ogni riga mostra l’email, la piattaforma (Web, Desktop, Mobile), l’integrazione, la data e lo stato.
Assegnare collaboratori
Clicca su Modifica selezione collaboratori nell’angolo in alto a destra per aprire la finestra Seleziona collaboratori. Il pannello a sinistra ti permette di scegliere i collaboratori, mentre quello a destra mostra chi è attualmente selezionato.
Puoi assegnare i collaboratori usando quattro metodi, ciascuno disponibile come scheda:
Collaboratori: sfoglia e seleziona singoli collaboratori dall’elenco completo. Spunta la casella accanto a ogni nome per aggiungerli. Usa la barra di ricerca per trovare persone specifiche.
Gruppi: seleziona un intero gruppo in una volta sola (per esempio, “Sales”, “Engineering”). Tutti i collaboratori del gruppo vengono aggiunti. Ogni gruppo mostra quanti collaboratori contiene.
Unità amministrative: simili ai gruppi, ma basate sulla struttura organizzativa del tuo identity provider. Seleziona un’unità amministrativa per aggiungere tutti i collaboratori che ne fanno parte.
Smartfields: costruisci condizioni dinamiche usando i valori degli Smartfield per associare automaticamente i collaboratori. Per esempio: “Se il reparto Microsoft 365 è uno tra Sales, Sales & Marketing”. Puoi aggiungere più condizioni per restringere la selezione. È l’opzione più potente, perché assegna automaticamente i collaboratori in base ai loro dati invece che con una selezione manuale.
In fondo al pannello di sinistra, una casella permette di assegnare automaticamente questa firma a tutti i futuri collaboratori sincronizzati dal tuo identity provider. I nuovi assunti ricevono così la firma corretta senza alcun intervento manuale.
Clicca su Confirm Selection per salvare le modifiche.
Combinare le condizioni Smartfield con l’assegnazione automatica è l’approccio più scalabile. Per esempio, puoi creare una firma per ogni reparto e usare la condizione “Se il reparto è Sales”, così ogni membro attuale e futuro del team Sales riceve automaticamente la firma corretta.
Cercare e filtrare i collaboratori
Sopra la tabella, usa la barra di ricerca per trovare i collaboratori per nome.
Clicca sull’icona del filtro per restringere l’elenco. I filtri sono organizzati in quattro categorie:
- Email: con alias / senza alias
- Informazioni: compilate / mancanti (completamento degli Smartfield)
- Integrazioni: filtra per provider connesso (per esempio, Microsoft 365)
- Installazione: installata / non installata / in sospeso / installata parzialmente / non riuscita
I filtri possono essere combinati per trovare rapidamente, ad esempio, tutti i collaboratori con informazioni mancanti la cui installazione non è andata a buon fine.
Invitare i collaboratori
Quando selezioni uno o più collaboratori tramite le caselle di controllo, in alto nella tabella compare un pulsante Invita collaboratore. Si usa nei flussi di installazione manuale: invia un’email che invita i collaboratori selezionati a installare la firma autonomamente.
È utile solo se non usi un’integrazione automatizzata (Google Workspace o Microsoft 365). Con una configurazione automatizzata, i collaboratori non devono compiere alcuna azione.
