Hvordan sikrer du at påkrevde opplysninger er med i hver e-post?
Tilsynsmyndigheter som FINRA, SEC, statlige banktilsyn og forsikringstilsyn forventer bestemte opplysninger i forretningskommunikasjon, og e-post er der mesteparten av denne kommunikasjonen foregår. En manuelt vedlikeholdt signatur er det svakeste leddet: en rådgiver glemmer å oppdatere et registreringsnummer, en nyansatt sender e-post til kunder før noen har satt opp signaturen, en lånekonsulents NMLS-nummer kommer aldri med i mobilappen. Scribe tetter disse hullene ved å sentralisere signaturen. Den påkrevde teksten ligger i malen, ikke i den enkeltes hukommelse, så opplysningene dukker opp automatisk i det øyeblikket noen legges til i teamet ditt.Lisens- og registreringsfelt per person
Ulike roller medfører ulike forpliktelser, og hver person har sine egne numre. Scribes smartfelt tilordner verdier per person, slik at riktig identifikator vises i riktig signatur uten manuell inntasting:- NMLS-numre for boliglånsgivere, lånerådgivere og meglere, vist i hver forretningsmelding som påkrevd.
- SEC- og FINRA-registreringsdetaljer for rådgivere og registrerte representanter.
- Statlige forsikringslisensnumre for agenter, inkludert team som er lisensiert i flere stater med ulike regler.
- CPA-lisens- og selskapsregistreringsnumre for regnskaps- og skattepraksis.
Ansvarsfraskrivelser og juridiske merknader, anvendt enhetlig
Konfidensialitetsmerknader, regulatoriske ansvarsfraskrivelser, Equal Housing Lender-tekst, FDIC- eller NCUA-medlemskapserklæringer: legg til hver av dem én gang i den visuelle editoren, og de når hver relevant signatur. Når teksten endres, redigerer du malen, og hele firmaet oppdateres samtidig. Det finnes ingen overgangsperiode der noen ansatte er i samsvar og andre ikke.Håndheving av samsvar, også utenfor nettverket
Klientsidedistribusjon sender signaturer gjennom Google Workspace- eller Microsoft 365-tilkoblingen, slik at de vises mens folk skriver. For firmaer som trenger sikkerhet i stedet for tillit, tilbyr Scribe også serversideinstallasjon: utgående e-post rutes gjennom Scribes servere, og signaturen settes inn før levering. Ansvarsfraskrivelsen anvendes selv når en ansatt sender fra en klient som ikke støttes, eller fra en personlig enhet – nettopp scenariet som feiler en revisjon. Se alle støttede plattformer i Integrasjonsoversikten. Uansett vil skrivebordsklienter, nettpost og mobilapper alle ha den samme samsvarende signaturen. En melding sendt fra en telefon på en flyplass ser lik ut, og avslører det samme, som en sendt fra kontoret.Bygget for håndtering av regulerte data
Finansforetak stiller høyere krav til sine leverandører, og Scribe er bygget for å tåle slik gransking. Scribe er SOC 2 Type II-sertifisert og utviklet for å møte forventningene i regulerte bransjer. Se detaljene i våre rutiner for sikkerhet og retningslinjer for databeskyttelse. Med installasjon på serversiden ruter Scribe e-post gjennom sine sikre servere for å sette inn signaturen, men kan verken lese eller endre innholdet i meldingene dine. Kundekommunikasjon forblir privat. Rollebasert tilgang lar compliance og IT bestemme hvem som kan endre maler, ta i bruk signaturer eller kjøre kampanjer, slik at de som er ansvarlige for opplysningsplikten, også er de som har kontroll over den.Slik bruker finansteam Scribe
Boliglånsutlånere og meglere. Vis hver låneansvarliges individuelle NMLS-nummer, ta med statlige forbehold og Equal Housing Lender-merknader, og oppdater samsvarsformuleringer i hele firmaet samme dag som en regel endres. Formuesforvaltning og rådgivningsforetak. Bygg inn SEC- eller FINRA-registreringsnumre og påkrevde forbehold i hver rådgivers signatur, slik at kundekommunikasjon forblir konsistent på tvers av virksomheten. Forsikringsbyråer. Synliggjør hver agents lisensnummer og tilknyttede selskaper, og administrer statsspesifikke opplysninger for agenter lisensiert i flere jurisdiksjoner ved hjelp av Smartfields. Banker og kredittforeninger. Standardiser signaturer på tvers av filialer og avdelinger, med FDIC- eller NCUA-medlemskapsmerknader, erklæringer om likebehandling som långiver og personvernopplysninger inkludert. Regnskaps- og skattefirmaer. Hold autorisasjonsnumre, firmaregistreringsdetaljer og konfidensialitetsmerknader på plass hele året, og bruk kampanjebannere i skattesesongen for å varsle om innleveringsfrister og nye tjenester. I gjennomsnitt oppnår Scribe-signaturbannere en CTR på 12 %, så selv en compliance-rettet bunntekst kan stille drive klienthandling. Fintech-selskaper. Bruk en moderne, merkevarebygget signatur som likevel oppfyller de samme regulatoriske kravene som en tradisjonell institusjon, og rull den ut til en raskt voksende stab uten å bremse onboardingen.Sette opp Scribe for firmaet ditt
Opprett din Scribe-konto
Registrer deg på scribe-mail.com. Du får en 14-dagers gratis prøveperiode uten behov for kredittkort og tilgang til alle funksjoner.
Bygg din regelverkstilpassede mal
I den visuelle editoren utformer du firmaets signatur med logo, merkefarger, kontaktfelter og alle nødvendige compliance-elementer: ansvarsfraskrivelser, NMLS- og registreringsfelter, samt juridiske merknader.
Tilordne smartfelter til hver lisensinnehaver
Konfigurer smartfelter for persondata som NMLS-numre, statlige lisensnumre og individuelle registreringer, slik at hver signatur viser riktige verdier.
Koble til e-postleverandøren din
Koble Scribe til Google Workspace eller Microsoft 365. Velg klientside-distribusjon for en sømløs opplevelse ved skriving av e-post, eller serverside for maksimal håndheving.
Synkroniser teamet ditt
Scribe importerer personer fra leverandøren eller katalogen din, matcher hver enkelt med riktig mal og fyller automatisk inn personlige opplysninger og compliance-detaljer.
Hvorfor finansforetak velger Scribe
- Etterlevelse uten masing. Påkrevde ansvarsfraskrivelser, tall og merknader vises automatisk, uten å være avhengig av enkeltpersoner for å holdes vedlike.
- Ingen hull i dekningen. Distribusjon på serversiden betyr at hver utgående melding har riktig signatur uavhengig av enhet eller klient.
- Umiddelbare regulatoriske oppdateringer. En regel endres, du redigerer én mal, og hele foretaket reflekterer det umiddelbart.
- Revisjonsklar oversikt. Analyser viser distribusjons- og kampanjestatus, slik at du vet hvilke ansatte som har samsvarende signaturer installert.
- Samme prosess i enhver størrelse. Ti rådgivere eller ti tusen – oppsett og løpende administrasjon fungerer på samme måte.
Relaterte bruksområder
- E-postsignatur for store virksomheter: for store finansinstitusjoner som standardiserer signaturer på tvers av tusenvis av ansatte, kontorer og merkevarer.
- E-postsignatur for SMB: for mindre rådgivningsfirmaer og boutique-praksiser som ønsker samsvarende, profilerte signaturer uten et dedikert IT-team.