Hvorfor genererer e-postsignaturer så mange support-henvendelser?
Fordi hver eneste av dem er en liten, manuell endring som havner på IT-avdelingens bord. HTML-en må vises likt i Gmail, Outlook desktop, Outlook web, Apple Mail og på iOS og Android, og en signatur som ser riktig ut i én klient, ser ofte feil ut i en annen. Gang denne pirkete formateringen med hver nyansettelse, hver tittelendring, hver omprofilering og hver sesongkampanje, og du får en jevn strøm av lavverdiforespørsler. Scribe fjerner hele kategorien. Du kobler til sannhetskilden én gang, og fra da av blir signaturene generert, distribuert og holdt oppdatert automatisk.Klargjøring som følger katalogen din
Koble Scribe til ditt Google Workspace- eller Microsoft 365-miljø, så importerer Scribe alle ansatte. Nye medarbeidere fanges opp automatisk og kobles til riktig mal. Når en tittel, avdeling eller et telefonnummer endres i kilden, oppdateres signaturen tilsvarende via Smartfields. Ingen sak, ingen manuell redigering, ingen HTML per person.Visning du aldri trenger å feilsøke
Scribe håndterer visning på tvers av e-postklienter, slik at signaturer vises korrekt i Gmail, Outlook (web, desktop og mobil), Apple Mail, iOS og Android. Saken om «ødelagt på mobil» forsvinner.Hvilken distribusjonsmetode passer for vårt miljø?
Scribe gir IT flere måter å rulle ut signaturer på, slik at du kan tilpasse metoden til hvordan organisasjonen faktisk bruker e-post.Klientside, automatisert via leverandørens API
Scribe distribuerer signaturer gjennom e-postleverandørens API, slik at ansatte ser signaturen sin når de skriver e-post. Ingenting må installeres på enhetene, og det er ingen nettleserutvidelser å administrere. Dette er den enkleste løsningen for de fleste organisasjoner med Google Workspace og Microsoft 365. Se alle alternativer i oversikten over integrasjoner.Serverside, lagt til etter sending
For best mulig dekning kan du rute utgående e-post via Scribes sikre servere, der signaturen legges inn før levering. Hver e-post får riktig signatur uavhengig av hvilken enhet eller klient som er brukt til å sende den, inkludert tredjepartsapper. Scribe kan ikke lese eller endre innholdet i meldingen.Stille installasjon via RMM
For administrerte Outlook-flåter på Windows kan du distribuere Scribe-skrivebordsappen via RMM-verktøyet ditt. Ansatte logges inn og signaturer installeres i stillhet, uten at brukeren trenger å gjøre noe og uten behov for en gjennomgang.Manuell HTML for spesielle tilfeller
For nisjeklienter utenfor automatisert utrulling kan ansatte installere signatur-HTML-en selv eller godta en invitasjon til å gjøre det.Hvordan beholder IT kontrollen og forblir compliant?
Du setter rammene, og lar andre jobbe innenfor dem.Roller og administratoroversikt
Rollebasert tilgang lar deg bestemme hvem som kan redigere maler, rulle ut signaturer eller administrere kampanjer. IT beholder nøklene til utrulling og integrasjoner, mens merkevareeierne tar seg av den kreative siden.Påkrevde ansvarsfraskrivelser og varsler
Legg til konfidensialitetsvarsler, juridiske ansvarsfraskrivelser eller regulatorisk tekst én gang på malnivå, og de vises automatisk i alle utgående signaturer. Det finnes ingen vei for en ansatt til å sende e-post uten de påkrevde opplysningene.Sikkerhet du kan stå inne for
Scribe er SOC 2 Type II-sertifisert og behandler kun dataene som trengs for å generere og rulle ut signaturer. Se detaljene på våre sider om sikkerhet og data og personvern. For skybasert utrulling finnes det ingen klientprogramvare å vedlikeholde, med mindre du bevisst velger Windows RMM-løsningen.Overlat merkevarebygging til markedsavdelingen uten å miste oversikten
Når integrasjonen og malene er på plass, gir du markedsavdelingen tilgang til den visuelle editoren og kampanjebannere. De bytter logoer, kjører sesongbannere og administrerer kampanjer i sitt eget tempo, mens du beholder kontrollen over utrulling, roller og compliance. Sakene om bannerbytter og logooppdateringer slutter helt å nå IT, og bannerne gir reell effekt: i gjennomsnitt oppnår Scribe-signaturbannere 12 % CTR.Sett det opp én gang
Den første utrullingen tar mindre enn en dag. Etter det går signaturene av seg selv.Koble til e-postleverandøren din
Knytt Scribe til ditt Google Workspace- eller Microsoft 365-miljø. Dette engangstrinnet gir Scribe tillatelsene som trengs for å klargjøre og administrere signaturer.
Bygg malen
Design signaturen i det visuelle redigeringsverktøyet og koble til Smartfields slik at navn, tittel, avdeling og telefon fylles ut automatisk fra katalogen din.
Synkroniser katalogen din
Scribe importerer ansatte og matcher hver enkelt med riktig mal. Nyansatte fanges opp av synkroniseringen fremover.
Distribuer
Rull ut signaturer til hele organisasjonen samtidig. Alle ansatte får en personlig tilpasset signatur uten å måtte gjøre noe selv.
Hva slutter å havne på IT-avdelingens bord
Når Scribe er i drift, løses disse henvendelsene automatisk eller overføres til markedsavdelingen:- Signaturer for nyansatte, klargjort i det øyeblikket personen dukker opp i katalogen.
- Endringer i tittel og avdeling, oppdatert via katalogsynkronisering og Smartfields.
- Oppdateringer av logo og merkevare, håndtert av markedsavdelingen i det visuelle redigeringsverktøyet.
- Endringer i kampanjebannere, kjørt av markedsavdelingen i kampanjeadministratoren.
- Oppdateringer av ansvarsfraskrivelser og samsvar, redigert én gang i malen og distribuert umiddelbart til alle.
- Problemer med visning på mobil, dekket av Scribes gjengivelse på tvers av klienter.
- Opprydding ved fratredelse, ettersom en person som er fjernet fra katalogen ikke lenger administreres.
Følg med på det som faktisk er tatt i bruk
Scribe analyse viser deg hvilke ansatte som har fungerende signaturer og hvordan kampanjene presterer, slik at du raskt kan bekrefte dekningen i hele organisasjonen.Relaterte bruksområder
- E-postsignaturer for store virksomheter: for større organisasjoner som trenger den samme administratorkontrollen i stor skala, med strengere krav til sikkerhet og styring.
- E-postsignaturer for IT-supportselskaper: hvis du administrerer signaturer for eksterne kunder i stedet for én enkelt intern organisasjon, er dette tilnærmingen for flere kunder.