Smartfields

Smartfields er datafeltene som mater inn i e-postsignaturene dine. I stedet for å manuelt legge inn informasjonen til hver kollega, henter Smartfields data automatisk fra de eksisterende verktøyene dine, som katalogen eller HRIS, slik at signaturene forblir nøyaktige uten manuelt arbeid. Hvert Smartfield kobles til en bit kollegainformasjon (Fornavn, Stillingstittel, Jobbtelefonnummer osv.) og synkroniserer verdien fra en tilkoblet datakilde. Smartfields-siden er der du administrerer disse feltene, følger med på datafullstendighet og fyller inn eventuelle hull før du tar i bruk signaturer.

​

Statuslinje

Øverst på siden gir tre indikatorer deg en rask oversikt:

• Datakilde tilkoblet: Hvor mange datakilder som er tilkoblet og synkroniserer data inn i Smartfields (f.eks. 1 for Google Workspace).
• Brukt i signatur: Hvor mange av Smartfields som er aktivt brukt i minst én signaturmal (f.eks. 0/7 betyr at ingen av feltene er satt inn i en signatur ennå).
• Informasjon fullført: Gjennomsnittlig datafullstendighet på tvers av alle kolleger og alle Smartfields, vist som en prosent.

​

Smartfields-tabellen

Hver rad representerer ett Smartfield og viser følgende kolonner: Navn: Feltetiketten (f.eks. Profilbilde, Fornavn, Stillingstittel). Dette er navnene som vises i signaturredigeringen når du setter inn dynamiske felter. Datakilde: Hvor dette feltet henter dataene sine fra. Hvert felt viser et ikon og en etikett for kilden (f.eks. Google Workspace, Microsoft Entra ID, BambooHR eller Scribe). Hold musepekeren over datakildeikonet for å se når det sist ble oppdatert (f.eks. “Refreshed a day ago”). Utfylling av informasjon: En fremdriftslinje og prosentandel som viser hvor mange av kollegene dine som har fylt ut dette feltet. Hold musepekeren over prosenten for å se det nøyaktige antallet (f.eks. “2/9 teammates have Profile picture data”). Brukes i signaturer: Om dette feltet er satt inn i én eller flere signaturmaler. Viser en strek hvis det ikke brukes i noen signatur. Handlinger: Hver rad har handlingsknapper og en kontekstavhengig lenke som endres basert på feltets datakilde og utfyllingsstatus:

• Fill teammates data eller Edit teammates data: Åpner en nedtrekksmeny eller modal for å fylle ut eller redigere dataene for dette feltet på tvers av alle kolleger (se Filling Smart Field data nedenfor).
• Edit Smart Field (blyantikon): Åpner modalen Edit Smart Field for å endre feltets innstillinger (se Editing a Smart Field nedenfor).
• Delete (papirkurvikon): Slett et tilpasset Smartfield. Standard Smartfields (Profile picture, First name, Last name, Job Position) kan ikke slettes. Når du holder musepekeren over det deaktiverte papirkurvikonet, vises “Default smart field can’t be deleted.

​

Oppdatere data

Klikk på Refresh øverst til høyre for å synkronisere data manuelt fra alle tilkoblede kilder. Etter oppdateringen vises et varsel under knappen med kildens navn og hvor nylig den ble synkronisert (f.eks. “Google Workspace, a few seconds”). Scribe synkroniserer også tilkoblede datakilder automatisk én gang per dag basert på tidssonen din.

​

Opprette et Smartfield

Klikk på + Create Smart Field øverst til høyre for å legge til et nytt felt. Opprettelsesmodalen har følgende innstillinger: Name (påkrevd): Etiketten for dette feltet slik det vises i Scribe. Må være 25 tegn eller mindre. Kind (påkrevd): Typen data dette feltet inneholder:

• Text: Standard tekstverdier som telefonnumre, titler eller avdelinger
• Image: Bildefelt som et profilbilde eller en firmalogo
• Link: URL-felt som et personlig nettsted eller en lenke til kalenderbooking

Data Source (påkrevd): Hvor dette feltet henter dataene sine fra. Nedtrekksmenyen er delt i to kategorier:

• Automated: Synkroniser data fra en tilkoblet integrasjon. Feltet holdes automatisk synkronisert ved hver oppdatering. Tilgjengelige integrasjoner inkluderer Google Workspace, Microsoft Entra ID og ethvert HRIS-, bedriftstelefonsystem-, kalender- eller salgsverktøy du har koblet til på Integrations-siden (se Supported integrations nedenfor).
• Manual: Lagre data direkte i Scribe. Du må fylle inn disse dataene selv, via CSV, eller ved å invitere kolleger til å legge dem inn.

Source field (påkrevd): Det spesifikke feltet som dette Smartfield-et skal kobles til i den valgte datakilden. Hvis datakilden din for eksempel er Google Workspace, kan du velge mellom felt som Fornavn, Etternavn, Stillingstittel, Mobiltelefon, Hjemmetelefon eller Jobbtelefon. Hvis datakilden din er Scribe, tilsvarer de tilgjengelige kildefeltene de manuelle feltene som er lagret i Scribe. Alternativene i denne nedtrekksmenyen avhenger av hvilken datakilde du har valgt. Required (påkrevd): Om dette feltet teller med i profilfullføring. Hvis satt til Yes, vil kolleger som mangler dette feltet vises som ufullstendige. Hvis satt til No, er feltet valgfritt og påvirker ikke prosentandelen for fullført informasjon.

​

Redigere en Smartfield

Klikk på blyantikonet på en Smartfield-rad for å åpne dialogboksen Rediger Smartfield. Dialogboksen lar deg endre: Name: Feltetiketten i Scribe. For standard Smartfields (Profile picture, First name, Last name, Job Position, Work phone number, Mobile phone number) er navnet låst og kan ikke endres. Når du holder musen over låsikonet, vises “Default Smartfield can’t be edited.” Data Source: Bytt mellom automatiserte integrasjoner og manuell (Scribe) lagring, ved å bruke den samme rullegardinmenyen Automated / Manual som i opprettelsesdialogen. Source field: Velg hvilket spesifikt felt du vil knytte til i den valgte datakilden. For automatiserte kilder knyttes dette til felt fra integrasjonen din (f.eks. Surname, Job position, Mobile phone). For Scribe knyttes det til det tilsvarende manuelle feltet. Required: Veksle om dette feltet skal telle med i profilfullføring.

​

Fylle ut Smartfield-data

Hvordan du fyller ut et Smartfield avhenger av datakilden. Klikk på handlingslenken i Handlinger-kolonnen (f.eks. “Fill teammates data”) for å se tilgjengelige alternativer.

​

Automatiserte felter (Google Workspace, Microsoft Entra ID eller HRIS)

For felter koblet til en integrasjon viser nedtrekksmenyen:

• Update data on [integration name]: Sender deg videre til administrasjonskonsollen for integrasjonen din, der du kan oppdatere kildedataene direkte. Når de er oppdatert, vises endringene i Scribe etter neste synkronisering eller manuelle oppdatering.
• + Connect a new data source: Sender deg videre til Integrasjoner-siden for å koble til en ekstra datakilde.

Siden automatiserte felter synkroniseres fra integrasjonen din, kan de ikke redigeres direkte i Scribe. Du oppdaterer dataene ved kilden.

​

Manuelle felter (Scribe)

For felter lagret i Scribe tilbyr nedtrekksmenyen tre måter å fylle ut data på:

• Fill data manually: Åpner modalen Fill teammates data, der du kan redigere feltverdien for hver lagkamerat samlet. Modalen viser en søkbar liste med hver lagkamerats navn, status (Filled eller Missing) og et inndatafelt for å legge inn dataene. En fremdriftsindikator øverst viser samlet fullføring. Klikk Save når du er ferdig.
• Fill data via CSV: Importer feltverdier for flere lagkamerater samtidig ved hjelp av en CSV-fil.
• Invite teammates to fill data: Åpner modalen Invite Teammates, der du kan velge lagkamerater og sende dem en e-postinvitasjon. Inviterte lagkamerater får tilgang til sin egen profil for å fylle ut informasjonen sin og installere signaturen sin. De får ikke tilgang til resten av Scribe-arbeidsområdet ditt.

​

Standard vs. tilpassede Smartfields

Scribe leveres med et sett med standard Smartfields: Profilbilde, Fornavn, Etternavn, Stilling, Telefonnummer på jobb og Mobilnummer. Disse kan ikke slettes eller gis nytt navn, men du kan endre datakilden, tilordningen av kildefeltet og påkrevd-statusen. Tilpassede Smartfields du oppretter (som et avdelingsnavn, en bookinglenke eller en bedriftslogo) kan redigeres og slettes fullt ut.

​

Støttede integrasjoner

Scribe kobler seg til en lang rekke verktøy for å automatisk synkronisere data om teammedlemmer inn i Smartfields. Du kan koble til integrasjoner fra Integrasjoner-siden. Tilgjengelige integrasjoner er gruppert i følgende kategorier: HRIS: BambooHR, Ceridian Dayforce, ChartHop, Deel, Gusto, Hibob, Lattice, Lucca, Okta, Payfit, Rippling, UKG, Workday og Workleap Pingboard. Bedriftstelefonsystem: Aircall, Cloudtalk, Dialpad og Nextiva. Kalender: Cal.com, Calendly og Chili Piper. Salgsgjennomføring: Outreach. Hver integrasjon synkroniserer bestemte felter (som navn, stillingstittel, telefonnummer eller avdeling) som du kan tilordne til Smartfields ved hjelp av kildefeltvelgeren. Når tilkoblingen er opprettet, synkroniseres data automatisk én gang per dag, eller du kan utløse en manuell oppdatering når som helst.