Direktori Google Workspace

Menghubungkan Google Workspace memungkinkan Anda mengimpor rekan tim langsung dari direktori perusahaan Anda. Informasi profil mereka (nama, jabatan, detail kontak) tersinkronisasi secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu memasukkan data secara manual, dan tetap terbaru saat ada perubahan di direktori Anda.

​

Sebelum Anda mulai

Anda memerlukan izin Super Admin pada akun Google Workspace Anda untuk menyelesaikan koneksi. Jika Anda tidak memiliki akses Super Admin, Anda dapat mengundang seseorang dari tim TI Anda untuk menyelesaikan langkah ini. Scribe menyediakan opsi bawaan untuk melakukannya selama alur penyiapan.

​

Menghubungkan Google Workspace

Ada dua cara untuk memulai koneksi: dari menu dropdown + Add Teammates di halaman Teammates (pilih “Google Workspace”), atau dari Integrations → tab Teammates tempat Anda akan menemukan kartu Google Workspace. Kedua jalur membuka alur penyiapan Synchronize Teammates, yang memandu Anda melalui koneksi dalam beberapa langkah: Langkah 1: Hubungkan Google Workspace. Modal ini menjelaskan fungsi integrasi dan memberikan tiga bagian info yang dapat diperluas untuk Anda tinjau sebelum melanjutkan: persyaratan peran Super Admin, cara kerja pemilihan rekan tim, serta sertifikasi SOC 2 dan kebijakan akses data Scribe. Klik Connect Google Workspace untuk melanjutkan, atau Invite a Super Admin jika orang lain perlu menyelesaikan langkah ini. Langkah 2: Masuk dengan Google. Pilih akun Google yang ingin Anda sinkronkan dengan Scribe, lalu masuk. Anda akan diminta untuk memberi otorisasi akses Scribe, jadi tinjau dan terima cakupan yang diminta. Ini adalah izin baca-saja yang memungkinkan Scribe menarik informasi direktori. Langkah 3: Pilih rekan tim untuk disinkronkan. Di sinilah Anda memilih persis siapa yang akan diimpor. Anda tidak harus menyinkronkan seluruh direktori Anda. Pilih hanya orang-orang yang membutuhkan tanda tangan email. Anda dapat memilih rekan tim dengan tiga cara:

• Rekan tim: Telusuri dan pilih individu dari direktori Anda
• Unit: Pilih seluruh unit organisasi untuk mengimpor semua anggota sekaligus
• Grup: Pilih Google Groups, yang dapat Anda perluas untuk melihat anggota individu sebelum sinkronisasi

Gunakan bilah pencarian untuk menemukan orang, unit, atau grup tertentu. Opsi “Select all” tersedia jika Anda ingin mengimpor semua orang. Di bagian bawah layar pemilihan, dua opsi tambahan memungkinkan Anda menyesuaikan sinkronisasi:

• Sinkronisasi otomatis rekan tim baru yang ditambahkan ke Google Workspace: Saat diaktifkan, setiap karyawan baru yang ditambahkan ke direktori Google Workspace Anda akan otomatis muncul di Scribe. Ini menjaga daftar rekan tim Anda tetap terkini tanpa pembaruan manual.
• Impor alias email: Jika rekan tim Anda memiliki alias email (mis. support@company.com selain alamat pribadi mereka), aktifkan opsi ini untuk mengimpornya juga. Jumlah domain yang tersedia ditampilkan di sebelah opsi ini.

Klik Sync teammates untuk memulai impor. Selesai. Layar konfirmasi menampilkan berapa banyak rekan tim yang berhasil disinkronkan. Pembaruan berikutnya pada direktori Google Workspace Anda (karyawan baru, perubahan jabatan, dll.) akan otomatis tersinkron dengan Scribe.

​

Mengundang Super Admin

Jika Anda tidak memiliki akses Super Admin ke Google Workspace, klik Invite a Super Admin selama alur penyiapan. Masukkan alamat email seseorang di tim TI Anda yang memiliki akses Super Admin. Mereka akan ditambahkan sebagai admin di ruang kerja Scribe Anda sehingga dapat menyelesaikan koneksi Google Workspace untuk Anda.

​

Yang terjadi setelah sinkronisasi

Setelah terhubung, Scribe otomatis menyinkronkan direktori Google Workspace Anda sekali sehari berdasarkan zona waktu Anda. Anda juga dapat memicu sinkronisasi manual kapan saja dengan mengklik Refresh pada halaman Teammates. Data tersinkron mengalir satu arah, dari Google Workspace ke Scribe. Jika nama, jabatan, atau detail lain rekan tim berubah di direktori Anda, pembaruan tersebut akan muncul di Scribe setelah sinkronisasi berikutnya. Untuk mengubah field yang tersinkron, perbarui di Google Workspace, bukan langsung di Scribe. Anda dapat mengatur rekan tim mana yang disinkronkan kapan saja dengan mengklik Edit teammate selection pada halaman Teammates.