Langsung ke konten utama
Instalasi terpusat satu klik. Tidak diperlukan tindakan dari rekan tim. Pengguna tidak melihat tanda tangan saat menulis email. Email Anda diproses melalui server aman Scribe untuk penyisipan tanda tangan.
Platform yang didukung: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

​
Cara kerjanya

Instalasi sisi server mengubah perutean email Anda, bukan kotak surat rekan tim Anda. Tidak ada yang diinstal di perangkat mereka, dan tidak ada add-in yang berjalan di klien email mereka. Sebaliknya, pengaturan di bawah ini menambahkan satu langkah ke alur email keluar Anda, dan tanda tangan email ditambahkan ke setiap pesan saat dalam perjalanan.
  1. Rekan tim mengirim email. Gmail menerimanya dari klien atau perangkat apa pun yang mereka gunakan, sehingga aturan yang sama mencakup web, desktop, Apple Mail, iOS, dan Android. Alat yang mengirim melalui kotak surat rekan tim juga tercakup: email penjualan HubSpot, serta CRM atau sequencer lain yang terhubung ke Gmail, langsung mendapatkan tanda tangan tanpa pengaturan tambahan, selama alamat From milik rekan tim yang tanda tangannya sudah Anda pasang. Alat yang mengirim dari servernya sendiri, bukan melalui Gmail, seperti email pemasaran HubSpot, tidak pernah mencapai aturan ini dan tidak mendapatkan tanda tangan.
  2. Google Workspace merutekan pesan ke Scribe. Aturan content compliance yang Anda buat di bawah ini mencocokkan email keluar dan email keluar internal, lalu merutekannya ke host Scribe, smtp.server.scribe-mail.com, melalui TLS.
  3. Scribe menambahkan tanda tangan. Scribe menyisipkan tanda tangan rekan tim yang sudah diterbitkan, memilih varian yang tepat sesuai konteks, lalu menandatangani ulang pesan agar tetap lolos autentikasi setelah diubah, dan membubuhkan header X-Scribe-Processed.
  4. Pesan kembali ke Google Workspace. Scribe mengembalikannya melalui layanan SMTP relay, yang dikonfigurasi untuk hanya menerima koneksi dari dua alamat IP Scribe dan hanya melalui TLS.
  5. Google Workspace mengirimkannya. Header X-Scribe-Processed mencegah aturan compliance cocok untuk kedua kalinya, sehingga pesan dikirim ke penerima seperti pesan lainnya.
Scribe menambahkan tanda tangan email dan headernya sendiri: X-Scribe-Processed, header perutean yang memberi tahu relay ke mana harus mengembalikan pesan, DKIM-Signature yang diperbarui, rantai ARC, dan Content-Type yang cocok dengan isi pesan yang telah ditulis ulang. Penerima, subjek, lampiran, dan teks yang ditulis rekan tim Anda diteruskan tanpa perubahan.

​
Panduan instalasi

Ini adalah fitur untuk pengguna tingkat lanjut. Dukungan TI diperlukan untuk menyiapkan integrasi ini.
  • Pengguna tidak melihat tanda tangan saat menyusun email.
  • Email Anda diproses melalui server aman Scribe untuk memasang tanda tangan. Scribe tidak dapat membaca atau mengedit email Anda.
  • Anda dapat menggabungkan integrasi berbasis cloud dengan integrasi sisi server. Jika keduanya terhubung, Scribe menggunakan integrasi berbasis cloud secara default sehingga pengguna dapat melihat tanda tangan mereka saat menyusun email.
1

Add host

Untuk merutekan email melalui server aman Scribe, buat host di Google Workspace Gmail. Di Google Admin, buka Apps → Google Workspace → Gmail, lalu klik ‘Hosts’.
Bagian Google Admin Gmail Hosts

Google Admin Gmail Hosts section

2

Click the "ADD ROUTE" link and fill in the form

Isi formulir dengan informasi berikut:a. Name: Scribeb. Select: “Single host”c. Host name or IP:
d. Port: 25e. Select: opsi seperti pada tangkapan layar di bawah
Formulir edit rute email dengan konfigurasi host Scribe

Edit mail route form with Scribe host configuration

3

Configure the SMTP relay service

Untuk menerima email kembali dari Scribe untuk dirutekan ke penerima, buka Apps → Google Workspace → Gmail di Google Admin, lalu klik ‘Routing’.
Bagian Google Admin Gmail Routing

Google Admin Gmail Routing section

4

Click Configure under "SMTP relay service"

Pada halaman berikutnya, klik Configure di bawah “SMTP relay service”.
Tombol Configure layanan SMTP relay

SMTP relay service Configure button

5

Isi formulir SMTP relay

Isi formulir dengan informasi berikut:a. Description: Receive from Scribeb. Authentication: Centang “Only accept mail from the specified IP addresses” Tambahkan:
dan
c. Pilih: “Require TLS encryption”d. Klik: “Save”
Formulir konfigurasi layanan SMTP relay

Formulir konfigurasi layanan SMTP relay

6

Arahkan email Anda melalui Host yang telah dibuat

Di Google Admin, buka Apps → Google Workspace → Gmail, lalu klik ‘Compliance’.
Bagian Compliance Gmail di Google Admin

Bagian Compliance Gmail di Google Admin

7

Klik Configure di bawah "Content compliance"

Pada halaman berikutnya, klik Configure di bawah “Content compliance”.
Tombol Configure Content compliance

Tombol Configure Content compliance

8

Isi formulir Content compliance

Isi formulir seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar:a. Description: Route to Scribeb. Pilih: “Outbound messages” dan “Internal outbound messages” di “Email messages to affect”c. Pada item konfigurasi kedua (“Add expressions…”), atur pencocokan ke “If ALL of the following match the message”, lalu klik ADD dan tambahkan tiga ekspresi Advanced content match berikut:
  • Location: Full headers, Match type: Not contains text, Content: X-Scribe-Processed. Ini mencegah email Anda diproses berkali-kali.
  • Location: Envelope sender, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Ini mengecualikan email sistem seperti tanda terima Google Forms (dari forms-receipts-noreply@google.com), yang ditolak oleh SMTP relay Google jika dirutekan melalui Scribe.
  • Location: Sender header, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Ini mengecualikan email yang dikirim Google atas nama rekan tim, seperti pengingat Google Calendar. Envelope sender-nya adalah rekan tim tersebut, sehingga ekspresi sebelumnya tidak menangkapnya, tetapi alamat From-nya adalah calendar-notification@google.com. Jika dirutekan melalui Scribe, email tersebut gagal memenuhi kebijakan DMARC google.com: pengingat ditolak dan rekan tim justru menerima bounce.
Google menampilkan ekspresi terbaru di urutan pertama, sehingga setelah ketiganya ditambahkan, tabel menampilkan urutan Sender header, Envelope sender, Full headers, seperti pada tangkapan layar di bawah.d. Pada item konfigurasi ketiga, ubah rute ke host yang Anda buat di bagian 1 panduan ini.e. Pilih: “Require secure transport (TLS)”f. Klik: “Save”
Konfigurasi formulir kepatuhan konten

Konfigurasi formulir kepatuhan konten

9

Tambahkan ekspresi aturan kepatuhan

Setiap ekspresi ditambahkan di modal Compliance rule expression tersendiri. Untuk ekspresi pertama, tambahkan info seperti yang ditunjukkan pada tangkapan layar:Advanced content match:
  • Location: Full headers
  • Match type: Not contains text
  • Content: X-Scribe-Processed
Modal ekspresi aturan kepatuhan dengan pemeriksaan header X-Scribe-Processed

Modal ekspresi aturan kepatuhan

Tambahkan dua pengecualian lainnya dengan cara yang sama: pilih Location “Envelope sender” untuk satu pengecualian dan “Sender header” untuk yang lain, keduanya dengan Match type “Does not match regex” dan regexp .*@google\.com$.
10

Atur DKIM

Atur DKIM untuk domain pengiriman Anda agar email tidak masuk ke folder spam dan aset seperti gambar dan link tetap tampil.Klik Atur DKIM di Scribe untuk memulai konfigurasi.
Tombol Atur DKIM di Scribe

Configure DKIM button in Scribe

11

Pasang tanda tangan tim

Dari daftar tanda tangan Anda, pasang semua tanda tangan sekaligus untuk rekan tim Anda atau pasang satu per satu untuk penerapan bertahap.
Daftar tanda tangan Scribe dengan tombol Pasang tanda tangan

Scribe signatures list with Install Signatures button

​
Pertanyaan umum tentang TI dan keamanan

Pertanyaan yang paling sering diajukan saat tim TI meninjau integrasi ini.
Hanya email yang cocok dengan aturan kepatuhan konten: email keluar dan email internal yang dikirim dari organisasi Anda. Tiga pengecualian disertakan dalam aturan saat Anda isi formulir Content compliance.
  • Pesan yang header lengkapnya sudah memuat X-Scribe-Processed, agar tidak ada pesan yang diproses dua kali.
  • Pesan dengan pengirim envelope yang cocok dengan .*@google\.com$, yang mencakup email sistem Google seperti tanda terima Google Forms. Relai SMTP Google menolak email tersebut jika dirutekan melalui Scribe.
  • Pesan dengan alamat From yang cocok dengan .*@google\.com$, yang mencakup email yang dikirim Google atas nama rekan tim, seperti pengingat Google Calendar. Scribe tidak dapat menandatangani email atas nama google.com, sehingga email tersebut gagal memenuhi kebijakan DMARC google.com jika dirutekan melalui Scribe.
Email masuk dari luar organisasi Anda tidak pernah dirutekan ke Scribe.Jika aturan Anda dibuat sebelum pengecualian ketiga ditambahkan ke panduan ini, rekan tim mungkin menerima pemberitahuan penolakan email untuk pengingat Calendar dengan pesan 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Edit aturan di Google Admin dan tambahkan ekspresi header Sender untuk menghentikan penolakan tersebut.
Ya, di kedua arah, dan konfigurasi ini mewajibkannya. Aturan kepatuhan menggunakan Wajibkan transport aman (TLS) saat mengirim email ke Scribe, dan layanan relai SMTP menggunakan Wajibkan enkripsi TLS saat Scribe mengirimkannya kembali.
Untuk email keluar, alur email Anda terhubung ke host Scribe melalui port 25:
Untuk email masuk, Scribe mengembalikan email yang telah diproses dari dua alamat IP tetap. Layanan relai SMTP dikonfigurasi untuk hanya menerima email dari kedua alamat ini:
Perutean ini memengaruhi DKIM, dan langkah Konfigurasikan DKIM dalam panduan menangani hal tersebut. Penyisipan tanda tangan mengubah isi pesan, sehingga tanda tangan DKIM yang diterapkan Google Workspace sebelum pesan dikirim menjadi tidak valid. Karena itu, Scribe menandatangani ulang pesan sebelum mengirimkannya kembali.Setelah DKIM dikonfigurasi, dua hal ditambahkan ke setiap pesan yang diproses:
  • DKIM-Signature baru, ditandatangani dengan kunci yang dibuat Scribe untuk domain Anda dan dipublikasikan sebagai rekaman scribe._domainkey. Tanda tangan ini mencakup header From, To, Cc, Subject, dan Message-ID beserta isi pesan.
  • Rantai ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature, dan ARC-Seal. Ketiganya mencatat hasil autentikasi yang dibawa pesan saat diterima Scribe, sehingga server penerima dapat mengenali bahwa pesan diubah oleh perantara yang berwenang, bukan menganggap perubahan itu sebagai manipulasi.
SPF tidak terpengaruh, karena Google Workspace tetap menangani pengiriman akhir dan pesan sampai ke penerima Anda melalui infrastruktur pengiriman milik Google sendiri.Penandatanganan ulang hanya terjadi setelah record DKIM Anda tervalidasi. Karena itulah panduan ini menganggap langkah tersebut wajib, bukan opsional. Jika dilewati, penerima Anda akan menerima email yang tanda tangan aslinya tidak lagi dapat diverifikasi.
Ada dua hal. Scribe menandai setiap pesan yang ditanganinya dengan header X-Scribe-Processed, dan aturan kepatuhan konten hanya mencocokkan pesan yang header lengkapnya tidak memuat header tersebut. Dengan begitu, pesan yang kembali dari Scribe tidak lagi cocok dan dikirim seperti biasa.Sebagai pengaman kedua, Scribe memeriksa apakah isi pesan sudah memuat tanda tangan sebelum menyisipkannya. Pesan yang sampai dua kali tetap terkirim dengan satu tanda tangan saja.
Karena tanda tangan ditambahkan setelah pesan keluar dari kotak surat, bukan di jendela penulisan. Dengan alasan yang sama, salinan yang tersimpan di folder Terkirim milik pengirim adalah versi sebelum diproses Scribe, sehingga tanda tangan juga tidak terlihat di sana. Penerima selalu menerima tanda tangan lengkap.Jika visibilitas saat menulis penting bagi tim Anda, hubungkan juga integrasi berbasis cloud. Jika keduanya terhubung, Scribe secara default menggunakan integrasi berbasis cloud agar rekan tim melihat tanda tangan mereka saat menulis, sementara integrasi sisi server tetap mencakup klien yang tidak dapat dijangkau integrasi berbasis cloud.
Ya, jika Anda menerbitkannya. Varian tanda tangan berfungsi dengan instalasi sisi server, dan Scribe memilih salah satunya saat memproses setiap pesan:
  • Balasan, saat subjek diawali prefiks balasan atau penerusan seperti Re:, Fw:, atau Fwd:, termasuk padanannya dalam bahasa lain.
  • Internal, saat semua penerima berada di domain yang sama dengan pengirim.
  • Utama untuk semua kasus lainnya.
Scribe menyisipkan tanda tangan, menandatangani ulang pesan, lalu langsung mengembalikannya ke Google Workspace. Scribe tidak memproses apa yang ditulis rekan tim Anda: penerima, subjek, lampiran, dan isi pesan diteruskan tanpa perubahan.Kontrol Scribe terkait hal ini diverifikasi sebagai bagian dari proses SOC 2 Type II. Lihat Keamanan produk dan Keamanan infrastruktur untuk detail yang akan diminta dalam tinjauan keamanan Anda, atau Trust Center untuk sertifikasinya.
Nonaktifkan aturan kepatuhan konten di Google Admin. Email kemudian kembali keluar langsung dari Google Workspace, tanpa melewati Scribe dan tanpa tambahan tanda tangan. Entri host dan relay SMTP dapat tetap ada tanpa digunakan, sampai Anda memutuskan apakah akan menghapusnya.

​
Artikel terkait