Fra detaljsiden for signaturen klikker du på fanen Kolleger for å se hvilke kolleger som er tildelt denne signaturen og administrere tildelingen.
Kolleger-tabell
Tabellen viser alle kolleger som er tildelt signaturen, med følgende kolonner:
- Navn: Navn og e-postadresse til kollegaen. En liten pil utvider raden for å vise aliaser og detaljert installasjonsinformasjon per e-postadresse.
- Informasjon: En fremdriftsindikator som viser hvor fullstendig Smart Field-profilen deres er (f.eks. 100 %, 60 %). En høyere prosentandel betyr færre tomme felter i signaturen.
- Integrasjoner: Hvilken e-postleverandør som er tilkoblet (Google Workspace, Microsoft 365, eller begge)
- Installasjoner: Gjeldende installasjonsstatus for denne kollegaen (Installert, Venter, Ikke installert, Mislyktes)
- Handlinger: Rediger kollegaens profil (blyantikon) eller forhåndsvis signaturen (øyeikon)
Klikk på pilen ved siden av en kollegas navn for å utvide raden og se installasjonsdetaljer per e-postadresse, inkludert aliaser. Hver rad viser e-postadresse, plattform (Web, Desktop, Mobil), integrasjon, dato og status.
Tildel kolleger
Klikk på Edit Teammates Selection øverst i høyre hjørne for å åpne dialogboksen Select Teammates. Venstre panel lar deg velge kolleger, og høyre panel viser hvem som er valgt.
Du kan tildele kolleger på fire måter, hver tilgjengelig som en fane:
Kolleger: Bla gjennom og velg enkeltpersoner fra hele listen din. Merk av i boksen ved siden av hvert navn for å legge dem til. Bruk søkefeltet for å finne spesifikke personer.
Grupper: Velg en hel gruppe samtidig (f.eks. “Sales”, “Engineering”). Alle teammedlemmer i den gruppen legges til. Hver gruppe viser hvor mange teammedlemmer den inneholder.
Administrative enheter: Ligner på grupper, men basert på organisasjonsstrukturen fra identitetsleverandøren din. Velg en administrativ enhet for å legge til alle teammedlemmer i den.
Smartfields: Bygg dynamiske betingelser ved hjelp av Smartfield-verdier for automatisk å matche teammedlemmer. For eksempel: “If Microsoft 365 department is any of Sales, Sales & Marketing”. Du kan legge til flere betingelser for å snevre inn utvalget. Dette er det kraftigste alternativet, fordi det automatisk tildeler teammedlemmer basert på dataene deres i stedet for manuelt utvalg.
Nederst i venstre panel kan du med en avkrysningsboks automatisk tildele denne signaturen til alle fremtidige teammedlemmer som synkroniseres fra identitetsleverandøren din. Det betyr at nyansatte automatisk får riktig signatur uten manuelle handlinger.
Klikk på Bekreft utvalg for å lagre endringene.
Å kombinere Smartfield-betingelser med automatisk tildeling er den mest skalerbare tilnærmingen. Du kan for eksempel opprette en signatur for hver avdeling og bruke betingelsen “If Department is Sales”, slik at alle nåværende og fremtidige medlemmer av Sales-teamet automatisk får riktig signatur.
Søk og filtrer teammedlemmer
Over tabellen kan du bruke søkefeltet til å finne teammedlemmer etter navn.
Klikk på filterikonet for å snevre inn listen. Filtre er organisert i fire kategorier:
- E-post: Med aliaser / Uten aliaser
- Informasjon: Fylt ut / Mangler (Smartfield-utfylling)
- Integrasjoner: Filtrer etter tilkoblet leverandør (f.eks. Microsoft 365)
- Installasjon: Installert / Ikke installert / Venter / Delvis installert / Mislyktes
Filtre kan kombineres for raskt å finne for eksempel alle teammedlemmer med manglende informasjon hvis installasjon har feilet.
Inviter teammedlemmer
Når du velger ett eller flere teammedlemmer ved hjelp av avmerkingsboksene, vises en Inviter teammedlem-knapp øverst i tabellen. Denne brukes til manuelle installasjonsarbeidsflyter: den sender en e-post som inviterer de valgte teammedlemmene til å installere signaturen selv.
Dette er kun relevant hvis du ikke bruker en automatisert integrasjon (Google Workspace eller Microsoft 365). Med et automatisert oppsett trenger ikke teammedlemmene å gjøre noe.
