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As variantes de assinatura funcionam com Microsoft 365 e Outlook, e com a instalação server-side tanto do Google Workspace quanto do Microsoft 365. Elas não são aplicadas pela instalação client-side do Gmail, que grava uma única assinatura nas configurações do Gmail, sem variantes por contexto de e-mail.
As variantes de assinatura permitem usar designs diferentes conforme o contexto do e-mail. Em vez de exibir sempre a mesma assinatura completa, configure versões mais enxutas para respostas e e-mails internos. Na página de detalhes da assinatura, clique na aba Variants.

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Como as variantes funcionam

Toda assinatura tem uma assinatura Primary: o design principal usado nos novos e-mails enviados. As variantes permitem definir designs alternativos para dois outros contextos: Assinatura On-Reply: usada quando um membro da equipe responde ou encaminha um e-mail. Normalmente é uma versão mais curta da assinatura principal, por exemplo apenas nome, cargo e telefone, sem o banner completo nem os ícones sociais. Assinatura interna: usada quando um membro da equipe envia um e-mail para alguém da própria organização. Pode ser um design minimalista, já que os destinatários conhecem o remetente, ou pode adotar um estilo visual diferente para comunicações internas.
Aba de variantes de assinatura mostrando os cards Primary, On-Reply e assinatura interna

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Ativar uma variante

Cada variante tem uma caixa de seleção de ativação abaixo de sua prévia:
  • Ativar assinatura On-Reply: Sim / Não
  • Ativar assinatura interna: Sim / Não
Defina como Sim para ativar a variante. Quando definida como Não, a assinatura principal é usada nesse contexto. Cada variante também tem seu próprio botão Ativar campanha de marketing, permitindo controlar se os banners da campanha aparecem nas respostas e nos e-mails internos de forma independente da assinatura principal.

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Editar uma variante

Clique no menu ⋯ em qualquer cartão de variante para acessar duas opções:
  • Editar variante: abre a variante no editor de assinatura para você personalizar o design dela de forma independente da assinatura principal
  • Redefinir para assinatura principal: reverte a variante para corresponder ao design da assinatura principal
Menu de opções do cartão de variante com as opções Editar variante e Redefinir para assinatura principal
Uma configuração comum é manter a assinatura principal com o design completo e o banner de campanha, usar uma variante de resposta mais curta sem o banner e usar uma variante interna mínima apenas com o nome e o cargo. Isso mantém os e-mails externos alinhados à marca e as conversas internas mais limpas.