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Instalação centralizada com um clique. Não exige ação dos membros da equipe. Os usuários não veem as assinaturas ao redigir e-mails. Seus e-mails passam pelos servidores seguros da Scribe para a inserção da assinatura.
Plataformas suportadas: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

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Como funciona

A instalação no lado do servidor altera o roteamento dos seus e-mails, não as caixas de entrada dos membros da equipe. Nada é instalado nos dispositivos deles, e nenhum add-in é executado no cliente de e-mail. Em vez disso, a configuração abaixo adiciona uma etapa ao fluxo de e-mails de saída, e a assinatura é inserida em cada mensagem enquanto ela está em trânsito.
  1. Um membro da equipe envia um e-mail. O Gmail aceita a mensagem de qualquer cliente ou dispositivo usado, então a mesma regra cobre web, desktop, Apple Mail, iOS e Android. Ferramentas que enviam pela caixa de correio de um membro da equipe também são cobertas: e-mails de vendas do HubSpot e qualquer outro CRM ou sequenciador conectado ao Gmail recebem a assinatura sem configuração adicional, desde que o endereço do remetente (From) pertença a um membro da equipe cuja assinatura você instalou. Uma ferramenta que envia pelos próprios servidores em vez de usar o Gmail, como o e-mail de marketing do HubSpot, nunca chega a essa regra e não recebe assinatura.
  2. O Google Workspace encaminha a mensagem para a Scribe. A regra de compliance de conteúdo que você cria abaixo identifica e-mails de saída e de saída interna e os encaminha para o host da Scribe, smtp.server.scribe-mail.com, via TLS.
  3. A Scribe adiciona a assinatura. A Scribe insere a assinatura publicada do membro da equipe, escolhendo a variante certa para o contexto, assina a mensagem novamente para que ela continue autenticada após a alteração e adiciona um cabeçalho X-Scribe-Processed.
  4. A mensagem volta para o Google Workspace. A Scribe devolve a mensagem pelo serviço de retransmissão SMTP, configurado para aceitar conexões apenas dos dois endereços IP da Scribe e somente via TLS.
  5. O Google Workspace entrega a mensagem. O cabeçalho X-Scribe-Processed impede que a regra de compliance seja acionada uma segunda vez, então a mensagem segue para o destinatário como qualquer outra.
O Scribe adiciona a assinatura e seus próprios cabeçalhos: X-Scribe-Processed, um cabeçalho de roteamento que informa ao relay onde devolver a mensagem, um DKIM-Signature atualizado, uma cadeia ARC e o Content-Type correspondente ao corpo reescrito. Os destinatários, o assunto, os anexos e o texto escrito pelo membro da equipe passam sem alteração.

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Guia de instalação

Este é um recurso para usuários avançados. É necessário o suporte de TI para configurar esta integração.
  • Os usuários não veem as assinaturas ao redigir um e-mail.
  • Seus e-mails são processados pelos servidores seguros da Scribe para instalar as assinaturas. A Scribe não pode ler nem editar seus e-mails.
  • Você pode combinar a integração em nuvem com a integração server-side. Se ambas estiverem conectadas, a Scribe usa por padrão a integração em nuvem para que os usuários vejam suas assinaturas ao redigir e-mails.
1

Add host

Para rotear os e-mails pelos servidores seguros da Scribe, crie um host no Gmail do Google Workspace. No Google Admin, acesse Apps → Google Workspace → Gmail e clique em ‘Hosts’.
Seção de Hosts do Gmail no Google Admin

Google Admin Gmail Hosts section

2

Click the "ADD ROUTE" link and fill in the form

Preencha o formulário com as seguintes informações:a. Nome: Scribeb. Selecione: “Single host”c. Nome do host ou IP:
d. Porta: 25e. Selecione: as opções conforme a captura de tela abaixo
Formulário de edição de rota de e-mail com a configuração do host Scribe

Edit mail route form with Scribe host configuration

3

Configure the SMTP relay service

Para receber os e-mails de volta da Scribe e roteá-los aos destinatários, acesse Apps → Google Workspace → Gmail no Google Admin e clique em ‘Routing’.
Seção de Roteamento do Gmail no Google Admin

Google Admin Gmail Routing section

4

Click Configure under "SMTP relay service"

Na próxima página, clique em Configure em “SMTP relay service”.
Botão Configurar do serviço de retransmissão SMTP

SMTP relay service Configure button

5

Preencha o formulário de retransmissão SMTP

Preencha o formulário com as seguintes informações:a. Descrição: Receive from Scribeb. Autenticação: Marque “Only accept mail from the specified IP addresses” e adicione:
e
c. Selecione: “Require TLS encryption”d. Clique em: “Save”
Formulário de configuração do serviço de retransmissão SMTP

Formulário de configuração do serviço de retransmissão SMTP

6

Direcione seus e-mails pelo Host criado

No Google Admin, acesse Apps → Google Workspace → Gmail e clique em ‘Compliance’.
Seção Compliance do Gmail no Google Admin

Seção Compliance do Gmail no Google Admin

7

Clique em Configure em "Content compliance"

Na próxima página, clique em Configure em “Content compliance”.
Botão Configure de Content compliance

Botão Configure de Content compliance

8

Preencha o formulário de Content compliance

Preencha o formulário conforme a captura de tela:a. Descrição: Route to Scribeb. Selecione: “Outbound messages” e “Internal outbound messages” em “Email messages to affect”c. No segundo item de configuração (“Add expressions…”), defina a correspondência como “If ALL of the following match the message”, depois clique em ADD e adicione estas três expressões de correspondência avançada de conteúdo:
  • Location: Full headers, Match type: Not contains text, Content: X-Scribe-Processed. Isso evita que seu e-mail seja processado várias vezes.
  • Location: Envelope sender, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Isso exclui e-mails do sistema, como os comprovantes do Google Forms (enviados por forms-receipts-noreply@google.com), que o relay SMTP do Google rejeita se forem roteados pela Scribe.
  • Location: Sender header, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Isso exclui e-mails que o Google envia em nome de um membro da equipe, como os lembretes do Google Calendar. O remetente do envelope desses e-mails é o membro da equipe, então a expressão anterior não os detecta, mas o endereço From é calendar-notification@google.com. Quando roteados pela Scribe, eles não passam na política DMARC de google.com: o lembrete é rejeitado e o membro da equipe recebe uma mensagem de devolução (bounce).
O Google lista a expressão mais recente primeiro. Assim, depois que as três forem adicionadas, a tabela mostrará Sender header, Envelope sender, Full headers, como na captura de tela abaixo.d. No terceiro item de configuração, altere a rota para o host que você criou na parte 1 deste guia.e. Selecione: “Require secure transport (TLS)”f. Clique em: “Save”
Configuração do formulário de compliance de conteúdo

Configuração do formulário de compliance de conteúdo

9

Adicionar as expressões da regra de compliance

Cada expressão é adicionada em seu próprio modal de expressão da regra de compliance. Para a primeira, adicione as informações conforme mostrado na captura de tela:Correspondência avançada de conteúdo:
  • Location: Full headers
  • Match type: Not contains text
  • Content: X-Scribe-Processed
Modal de expressão da regra de compliance com verificação do cabeçalho X-Scribe-Processed

Modal de expressão da regra de compliance

Adicione as outras duas da mesma forma: Location “Envelope sender” para uma e “Sender header” para a outra, ambas com Match type “Does not match regex” e a regexp .*@google\.com$.
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Configurar DKIM

Configure o DKIM para seus domínios de envio para evitar que os e-mails caiam na pasta de spam e que recursos como imagens e links deixem de aparecer.Clique em Configurar DKIM na Scribe para iniciar a configuração.
Botão Configurar DKIM na Scribe

Botão Configurar DKIM na Scribe

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Instalar assinaturas da equipe

Na sua lista de assinaturas, instale todas as assinaturas de uma vez para seus membros da equipe ou instale uma por uma para uma implantação gradual.
Lista de assinaturas da Scribe com o botão Instalar assinaturas

Lista de assinaturas da Scribe com o botão Instalar assinaturas

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Perguntas frequentes de TI e segurança

As perguntas mais comuns quando uma equipe de TI avalia esta integração.
Somente os que a regra de conformidade de conteúdo identifica: e-mails de saída e e-mails internos de saída da sua organização. Três exclusões já fazem parte da regra quando você preenche o formulário Content compliance.
E-mails recebidos de fora da sua organização nunca são roteados para a Scribe.Se a sua regra foi criada antes de a terceira exclusão fazer parte deste guia, os membros da equipe podem receber devoluções nos lembretes do Google Agenda com a mensagem 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Edite a regra no Google Admin e adicione a expressão do cabeçalho Sender para interrompê-las.
Sim, nos dois sentidos, e a configuração garante isso. A regra de conformidade usa Require secure transport (TLS) ao entregar os e-mails à Scribe, e o serviço de retransmissão SMTP usa Require TLS encryption quando a Scribe os devolve.
Na saída, seu fluxo de e-mail se conecta ao host da Scribe na porta 25:
Na entrada, a Scribe devolve os e-mails processados a partir de dois endereços IP fixos, os únicos que o serviço de retransmissão SMTP está configurado para aceitar:
Afeta o DKIM, e a etapa Configurar DKIM do guia resolve isso. Inserir uma assinatura altera o corpo da mensagem, o que invalida a assinatura DKIM aplicada pelo Google Workspace antes de a mensagem sair. Por isso, a Scribe assina a mensagem novamente no caminho de volta.Depois que o DKIM é configurado, dois elementos são adicionados a cada mensagem processada:
  • Um novo DKIM-Signature, assinado com uma chave que a Scribe gera para o seu domínio e publicada como um registro scribe._domainkey. Ele abrange os cabeçalhos From, To, Cc, Subject e Message-ID, além do corpo.
  • Uma cadeia ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature e ARC-Seal. Eles registram os resultados de autenticação que a mensagem tinha quando a Scribe a recebeu, para que o servidor de destino identifique que um intermediário autorizado a modificou, em vez de interpretar a alteração como adulteração.
O SPF não é afetado, porque o Google Workspace continua responsável pela entrega final e a mensagem chega ao destinatário pela própria infraestrutura de envio do Google.A nova assinatura DKIM só é aplicada depois que seu registro DKIM é validado. Por isso, o guia trata essa etapa como obrigatória, não opcional. Se você ignorar essa etapa, seus destinatários receberão e-mails cuja assinatura original não passa mais na verificação.
Duas proteções. A Scribe adiciona um cabeçalho X-Scribe-Processed a cada mensagem que processa, e a regra de conformidade de conteúdo corresponde apenas a mensagens cujos cabeçalhos completos não o contêm. Assim, uma mensagem que retorna da Scribe deixa de corresponder à regra e é entregue normalmente.Como segunda proteção, a Scribe verifica se o corpo da mensagem já contém a assinatura antes de inserir uma. Mesmo que uma mensagem chegue à Scribe duas vezes, ela é enviada com uma única assinatura.
Porque a assinatura é adicionada depois que a mensagem sai da caixa de correio, não na janela de composição. Pelo mesmo motivo, a cópia salva na pasta Enviados do remetente é a versão anterior ao processamento pela Scribe e também não exibe a assinatura. O destinatário sempre recebe a assinatura completa.Se suas equipes precisam ver a assinatura ao escrever, conecte também a integração baseada na nuvem. Quando ambas estão conectadas, a Scribe prioriza a integração baseada na nuvem para que os membros da equipe vejam a assinatura enquanto escrevem, e a integração do lado do servidor continua atendendo aos clientes de e-mail que a integração baseada na nuvem não alcança.
Sim, se você publicar essas variantes. As variantes de assinatura funcionam com a instalação do lado do servidor, e a Scribe seleciona uma ao processar cada mensagem:
  • Em respostas, quando o assunto começa com um prefixo de resposta ou encaminhamento, como Re:, Fw: ou Fwd:, incluindo os equivalentes localizados.
  • Interna, quando todos os destinatários estão no mesmo domínio que o remetente.
  • Principal em todos os outros casos.
A Scribe insere a assinatura, assina novamente a mensagem e a devolve diretamente ao Google Workspace. Ela não interfere no que os membros da equipe escrevem: os destinatários, o assunto, os anexos e o texto do corpo da mensagem são repassados sem alterações.Os controles da Scribe sobre esse processo são verificados como parte do processo SOC 2 Type II. Consulte Segurança do produto e Segurança da infraestrutura para obter os detalhes necessários à sua análise de segurança, ou a Central de confiança para acessar as certificações.
Desative a regra de conformidade de conteúdo no Google Admin. Os e-mails voltam a sair diretamente do Google Workspace, sem passar pela Scribe e sem a adição de assinatura. As entradas de host e de relay SMTP podem permanecer configuradas, sem uso, até você decidir se quer removê-las.

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