Smartfields

Los Smartfields son los campos de datos que alimentan tus firmas de correo electrónico. En lugar de introducir manualmente la información de cada miembro del equipo, los Smartfields extraen los datos automáticamente de tus herramientas existentes, como tu directorio o tu HRIS, para que las firmas se mantengan precisas sin trabajo repetitivo. Cada Smartfield se asigna a un dato del miembro del equipo (nombre, puesto, teléfono del trabajo, etc.) y sincroniza su valor desde una fuente de datos conectada. La página de Smartfields es donde gestionas estos campos, controlas la integridad de los datos y rellenas cualquier hueco antes de desplegar las firmas.

​

Barra de estado

En la parte superior de la página, tres indicadores te ofrecen una vista general rápida:

• Fuente de datos conectada: cuántas fuentes de datos están conectadas actualmente y sincronizando datos en tus Smartfields (por ejemplo, 1 para Google Workspace).
• Usados en la firma: cuántos de tus Smartfields se usan activamente en al menos una plantilla de firma (por ejemplo, 0/7 significa que ninguno de tus campos se ha insertado todavía en una firma).
• Información completada: el grado medio de cumplimentación de datos de todos los miembros del equipo y todos los Smartfields, mostrado como porcentaje.

​

La tabla de Smartfields

Cada fila representa un Smartfield y muestra las siguientes columnas: Nombre: la etiqueta del campo (por ejemplo, foto de perfil, nombre, puesto). Son los nombres que aparecen en el editor de firmas cuando insertas campos dinámicos. Origen de los datos: de dónde extrae los datos este campo. Cada campo muestra un icono y una etiqueta de su origen (por ejemplo, Google Workspace, Microsoft Entra ID, BambooHR o Scribe). Pasa el cursor sobre el icono del origen de datos para ver cuándo se actualizó por última vez (por ejemplo, “Refreshed a day ago”). Información completada: una barra de progreso y un porcentaje que muestra cuántos de tus miembros del equipo tienen este campo rellenado. Pasa el cursor sobre el porcentaje para ver el recuento exacto (por ejemplo, “2/9 teammates have Profile picture data”). Usado en firmas: si este campo está actualmente insertado en una o más plantillas de firma. Muestra un guion si no se usa en ninguna firma. Acciones: cada fila tiene botones de acción y un enlace contextual que cambia según el origen de datos del campo y su estado de cumplimentación:

• Fill teammates data o Edit teammates data: abre un desplegable o una ventana modal para rellenar o editar los datos de este campo en todos los miembros del equipo (consulta Filling Smart Field data más abajo).
• Edit Smart Field (icono de lápiz): abre la ventana modal Edit Smart Field para cambiar la configuración del campo (consulta Editing a Smart Field más abajo).
• Delete (icono de papelera): elimina un Smartfield personalizado. Los Smartfields predeterminados (Profile picture, First name, Last name, Job Position) no se pueden eliminar. Al pasar el cursor sobre el icono de papelera deshabilitado se muestra “Default smart field can’t be deleted.

​

Actualizar los datos

Haz clic en Refresh en la parte superior derecha para sincronizar manualmente los datos de todos los orígenes conectados. Tras la actualización, aparece una notificación debajo del botón con el nombre del origen y cuándo se sincronizó (por ejemplo, “Google Workspace, a few seconds”). Scribe también sincroniza automáticamente las fuentes de datos conectadas una vez al día según tu zona horaria.

​

Crear un Smartfield

Haz clic en + Crear Smartfield en la parte superior derecha para añadir un nuevo campo. La ventana de creación tiene los siguientes ajustes: Nombre (obligatorio): la etiqueta de este campo tal como aparecerá en Scribe. Debe tener 25 caracteres o menos. Tipo (obligatorio): el tipo de datos que contiene este campo:

• Texto: valores de texto estándar como números de teléfono, cargos o departamentos
• Imagen: campos de imagen como una foto de perfil o el logotipo de la empresa
• Enlace: campos de URL como un sitio web personal o un enlace de reserva de calendario

Fuente de datos (obligatorio): de dónde extrae sus datos este campo. El desplegable se divide en dos categorías:

• Automatizada: sincroniza datos desde una integración conectada. El campo se mantiene sincronizado automáticamente con cada actualización. Las integraciones disponibles incluyen Google Workspace, Microsoft Entra ID y cualquier HRIS, sistema de telefonía empresarial, calendario o herramienta de ventas que hayas conectado en la página Integraciones (consulta Integraciones compatibles más abajo).
• Manual: almacena los datos directamente en Scribe. Tendrás que rellenar estos datos tú mismo, mediante CSV, o invitando a miembros del equipo a introducirlos.

Campo de origen (obligatorio): el campo específico al que se asignará este Smartfield dentro de la fuente de datos seleccionada. Por ejemplo, si tu fuente de datos es Google Workspace, puedes elegir entre campos como Nombre, Apellido, Cargo, Teléfono móvil, Teléfono particular o Teléfono del trabajo. Si tu fuente de datos es Scribe, los campos de origen disponibles corresponden a los campos manuales almacenados en Scribe. Las opciones de este desplegable dependen de la fuente de datos que hayas seleccionado. Obligatorio (required): indica si este campo cuenta para completar el perfil. Si lo configuras como Sí, los miembros del equipo a los que les falte este campo aparecerán como incompletos. Si lo configuras como No, el campo es opcional y no afectará al porcentaje de información completada.

​

Editar un Smartfield

Haz clic en el icono de lápiz de cualquier fila de Smartfield para abrir la ventana «Editar Smartfield». La ventana te permite modificar: Nombre: la etiqueta del campo en Scribe. Para los Smartfields predeterminados (foto de perfil, nombre, apellido, puesto, teléfono de trabajo, teléfono móvil), el nombre está bloqueado y no se puede cambiar. Al pasar el cursor sobre el icono del candado aparece «Default Smartfield can’t be edited». Fuente de datos: alterna entre integraciones automáticas y almacenamiento manual (Scribe), mediante el mismo desplegable «Automated / Manual» que en la ventana de creación. Campo de origen: selecciona a qué campo concreto se asigna dentro de la fuente de datos elegida. Para fuentes automáticas, se asigna a campos de tu integración (por ejemplo, apellido, puesto, teléfono móvil). Para Scribe, se asigna al campo manual correspondiente. Obligatorio: activa o desactiva si este campo cuenta para completar el perfil.

​

Rellenar datos de Smartfields

La forma de rellenar un Smartfield depende de su fuente de datos. Haz clic en el enlace de acción de la columna Acciones (por ejemplo, “Fill teammates data”) para ver las opciones disponibles.

​

Campos automatizados (Google Workspace, Microsoft Entra ID o HRIS)

Para los campos conectados a una integración, el desplegable muestra:

• Update data on [integration name]: te redirige a la consola de administración de tu integración, donde puedes actualizar los datos de origen directamente. Una vez actualizados, los cambios aparecerán en Scribe tras la próxima sincronización o actualización manual.
• + Connect a new data source: te redirige a la página de Integraciones para conectar una fuente de datos adicional.

Como los campos automatizados se sincronizan desde tu integración, no pueden editarse directamente en Scribe. Actualizas los datos en la fuente.

​

Campos manuales (Scribe)

Para los campos almacenados en Scribe, el desplegable ofrece tres formas de rellenar los datos:

• Fill data manually: abre el modal Fill teammates data, donde puedes editar el valor del campo para cada miembro del equipo de forma masiva. El modal muestra una lista con buscador que incluye el nombre de cada miembro del equipo, su estado (Filled o Missing) y un campo de entrada para introducir los datos. Un indicador de progreso en la parte superior muestra el avance global. Haz clic en Save cuando hayas terminado.
• Fill data via CSV: importa los valores del campo para varios miembros del equipo a la vez mediante un archivo CSV.
• Invite teammates to fill data: abre el modal Invite Teammates, donde puedes seleccionar miembros del equipo y enviarles una invitación por correo electrónico. Los miembros del equipo invitados pueden acceder a su propio perfil para rellenar su información e instalar su firma. No tendrán acceso al resto de tu espacio de trabajo de Scribe.

​

Smartfields predeterminados frente a personalizados

Scribe incluye un conjunto de Smartfields predeterminados: Foto de perfil, Nombre, Apellidos, Puesto, Teléfono del trabajo y Teléfono móvil. No se pueden eliminar ni renombrar, pero sí puedes cambiar su fuente de datos, la asignación del campo de origen y si son obligatorios. Los Smartfields personalizados que creas (como el nombre de un departamento, un enlace de reserva o el logotipo de la empresa) son totalmente editables y se pueden eliminar.

​

Integraciones compatibles

Scribe se conecta con una amplia gama de herramientas para sincronizar automáticamente los datos de los miembros del equipo en tus Smartfields. Puedes conectar integraciones desde la página Integraciones. Las integraciones disponibles se agrupan en las siguientes categorías: HRIS: BambooHR, Ceridian Dayforce, ChartHop, Deel, Gusto, Hibob, Lattice, Lucca, Okta, Payfit, Rippling, UKG, Workday y Workleap Pingboard. Sistema telefónico empresarial: Aircall, Cloudtalk, Dialpad y Nextiva. Calendario: Cal.com, Calendly y Chili Piper. Ejecución comercial: Outreach. Cada integración sincroniza campos concretos (como nombre, puesto, teléfono o departamento) que puedes asignar a tus Smartfields mediante el selector de campo de origen. Una vez conectada, la sincronización es automática una vez al día, o puedes activar una actualización manual en cualquier momento.