Desde la página de detalle de la firma, haz clic en la pestaña Miembros del equipo para ver qué miembros del equipo están asignados a esta firma y gestionar la asignación.
Tabla de miembros del equipo
La tabla muestra todos los miembros del equipo asignados a la firma con las siguientes columnas:
- Nombre: nombre y correo electrónico del miembro del equipo. Una pequeña flecha expande la fila para mostrar los alias y la información detallada de instalación por dirección de correo electrónico.
- Información: una barra de progreso que indica el grado de cumplimentación de su perfil de Smartfields (por ejemplo, 100 %, 60 %). Un porcentaje más alto significa menos campos vacíos en su firma.
- Integraciones: qué proveedor de correo electrónico está conectado (Google Workspace, Microsoft 365 o ambos).
- Instalaciones: estado de instalación actual para este miembro del equipo (Instalada, Pendiente, No instalada, Fallida).
- Acciones: editar el perfil del miembro del equipo (icono de lápiz) o previsualizar su firma (icono de ojo).
Haz clic en la flecha junto al nombre de un miembro del equipo para expandir su fila y ver los detalles de instalación por dirección de correo electrónico, incluidos los alias. Cada fila muestra el correo, la plataforma (Web, Escritorio, Móvil), la integración, la fecha y el estado.
Asignar miembros del equipo
Haz clic en “Edit Teammates Selection” en la esquina superior derecha para abrir la ventana “Select Teammates”. El panel izquierdo te permite elegir miembros del equipo y el panel derecho muestra quién está seleccionado actualmente.
Puedes asignar miembros del equipo con cuatro métodos, cada uno disponible como pestaña:
Miembros del equipo: explora y selecciona miembros del equipo de forma individual desde tu lista completa. Marca la casilla junto a cada nombre para añadirlos. Usa la barra de búsqueda para encontrar a personas concretas.
Grupos: selecciona un grupo entero de una vez (por ejemplo, “Sales”, “Engineering”). Se añaden todos los miembros del equipo de ese grupo. Cada grupo muestra cuántos miembros del equipo contiene.
Unidades administrativas: parecidas a los grupos, pero basadas en la estructura organizativa de tu proveedor de identidad. Selecciona una unidad administrativa para añadir a todos los miembros del equipo que contiene.
Smartfields: crea condiciones dinámicas usando valores de Smartfields para asignar miembros del equipo automáticamente. Por ejemplo: «Si el departamento de Microsoft 365 es alguno de Ventas, Ventas y Marketing». Puedes añadir varias condiciones para afinar la selección. Es la opción más potente, porque asigna a los miembros del equipo automáticamente en función de sus datos en lugar de hacerlo de forma manual.
En la parte inferior del panel izquierdo, una casilla te permite asignar automáticamente esta firma a todos los miembros del equipo futuros sincronizados desde tu proveedor de identidad. Así, las nuevas incorporaciones reciben la firma correcta sin ninguna acción manual.
Haz clic en Confirm Selection para guardar los cambios.
Combinar condiciones de Smartfields con la asignación automática es el enfoque más escalable. Por ejemplo, puedes crear una firma para cada departamento y usar la condición “If Department is Sales”, de modo que todos los miembros del equipo de Sales actuales y futuros reciban automáticamente la firma correcta.
Buscar y filtrar miembros del equipo
Encima de la tabla, usa la barra de búsqueda para encontrar miembros del equipo por nombre.
Haz clic en el icono de filtro para acotar la lista. Los filtros se organizan en cuatro categorías:
- Email: con alias / Sin alias
- Información: Rellenada / Incompleta (cumplimentación de Smartfields)
- Integraciones: filtra por proveedor conectado (por ejemplo, Microsoft 365)
- Instalación: Instalada / No instalada / Pendiente / Instalación parcial / Fallida
Los filtros se pueden combinar para encontrar rápidamente, por ejemplo, todos los miembros del equipo a los que les falta información y cuya instalación ha fallado.
Invitar a los miembros del equipo
Cuando seleccionas uno o varios miembros del equipo mediante las casillas, aparece un botón Invitar al miembro del equipo en la parte superior de la tabla. Se utiliza para los flujos de instalación manual: envía un correo electrónico invitando a los miembros del equipo seleccionados a instalar ellos mismos su firma.
Esto solo es relevante si no usas una integración automatizada (Google Workspace o Microsoft 365). Con una configuración automatizada, los miembros del equipo no tienen que hacer nada.
Artículos relacionados
- Resumen de firmas: cómo encaja la asignación en el flujo general de las firmas.
- Smartfields: los datos detrás de la asignación dinámica basada en condiciones.
- Previsualizar firmas: comprueba la firma de cada miembro del equipo asignado antes de instalarla.
- Instalar firmas: despliega la firma una vez asignados los miembros del equipo.
