People Ops にとって署名が重要な理由
人事は、社内運営のトーンを決める存在です。新入社員の最初の数週間を導き、福利厚生や制度の質問に対応し、全従業員に関わるプログラムを運営します。そうしたメールの署名が洗練され、適切なリソースへ誘導していれば、従業員は追加のやり取りなしに回答を得られ、チームも整然とした印象を与えられます。 福利厚生ポータルの場所を尋ねる返信、新入社員からのハンドブックへのリンクの問い合わせ、ライフイベントに必要な書式の依頼など、こうしたフォローアップは日常的に発生します。署名に「Access Benefits Portal」や「View Handbook」のボタンが明確にあれば、従業員はその経路を最初から把握できます。Scribe の署名バナーは平均して12%のクリック率を達成しており、相応の従業員が問い合わせ列に並ばずセルフサービスで解決しています。人事署名に入れられる要素
HRIS と同期した役職・部署
内部署名の正確さを保つ要となる仕組みです。Smartfields が、各メンバーの役職・部署・連絡先を HRIS から直接取り込みます。BambooHR、Workday、Rippling、Gusto、HiBob などに対応しており、昇進や異動があれば次回の同期で署名にも反映されます。古い役職が残ることも、手作業で修正する手間もありません。福利厚生・申込みリンク
福利厚生の申込みページ、プランの詳細、給付申請ポータルへのボタンを追加できます。従業員は問い合わせなくても情報にたどり着け、加入受付シーズンごとに同じ質問へ対応する負担もなくなります。就業規則・ポリシーへのアクセス
就業規則、各種ポリシー、職場ガイドラインへ直接リンクします。チームが送るすべてのメールが、参照すべき資料へさりげなく案内します。オンボーディング資料
オリエンテーション資料、研修ポータル、初日の案内を共有し、新入社員が最初の人事メールから必要な情報を見つけられるようにします。ウェルネス・能力開発プログラム
メンタルヘルス支援、学習プラットフォーム、能力開発プログラムを日々のやり取りの中で見える化します。誰も訪れないイントラネットに埋もれさせません。社内コミュニケーションを一貫した最新の状態に保つには
人事にとっての本当の効果は、日常のメールを統一感のある署名のままセルフサービス型の情報窓口に変えることです。繰り返しの問い合わせを減らす
福利厚生や就業規則への常設ボタンがあれば、従業員は自分で情報にたどり着けます。「〜はどこにありますか」という返信が受信箱に届く回数も減らせます。注目のプログラムを前面に
加入受付の締切、新しいウェルネス施策、全社アナウンスなどには キャンペーンバナー を活用します。年間のスケジュールに合わせてバナーを差し替えてください。ポリシーのリンク更新は一度だけ
ポリシーが変更されたり、リソースの場所が変わったりしたときは、署名バナー内のリンクを一度更新するだけで、すべてのチームメンバーの署名に反映されます。古いテンプレートにリンク切れが残ることもありません。どのリソースが見られているかを把握
分析ダッシュボードでは、各ポータルやリソースへのクリック数を確認できます。どのコミュニケーションが機能しているか、どこで従業員に情報が届いていないかを把握できます。1日かからずに導入
人事チームの署名を稼働させるまで、1日もかかりません。導入後は自動で運用されます。メールプロバイダーを連携
ScribeをGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365環境に接続します。この初回設定により、Scribeがチーム全体の署名を配信・管理できるようになります。クライアントサイド・サーバーサイドの両方のインストールに対応しています(連携の概要を参照)。
HRISを連携
HRISを接続すると、Smartfieldsが役職・部署・連絡先を自動で取得します。情報源が接続されているため、昇進や異動があっても署名は常に正確に保たれます。
署名テンプレートをデザイン
ビジュアルエディターで、ロゴやカラーを使ったブランドに合うテンプレートを作成し、福利厚生ポータルやハンドブックへ誘導するCTAを追加します。Smartfieldsを各メンバーの氏名・役職・部署・電話番号に紐づけます。
最初のキャンペーンバナーを追加
福利厚生ポータル、ハンドブック、現行の施策向けにキャンペーンバナーを作成します。テンプレートから始めるか、独自にデザインし、CTAと遷移先URLを設定します。
リンクの更新にITチケットは不要
人事の優先事項は常に変化します。新しい登録の受付開始、ポリシーの変更、ウェルネスプログラムの開始など、その都度ITにリンクの更新を依頼するのは現実的ではありません。 一度きりの接続(ITが最初に対応)が済めば、あとは人事担当者がScribeからすべてを管理できます。バナーを自分で変更
福利厚生のリンクを差し替えたり、ハンドブックのURLを更新したり、お知らせを切り替えたりする操作を、Scribe上で直接行えます。変更はチーム全体に即時反映されます。新しいメンバーを自動で取り込み
プロバイダーのディレクトリで人事チームに新しいメンバーが追加されると、次回の同期で署名が自動的に展開され、追加作業は不要です。情報を常に最新に
役職や部署が変わった場合も、HRIS同期またはSmartfieldの簡単な編集で署名が更新されるため、署名の肩書きは常に登録情報と一致します。人事チーム向けのバナー活用例
何を載せるか迷ったら、次のような例から始めてみてください。- 福利厚生ポータル。 登録、申請、保障内容の確認に使える「Access Benefits Portal」ボタンを常時表示。
- 従業員ハンドブック。 ポリシーやガイドラインへのリンクを設置し、知りたい情報にワンクリックでアクセス。
- オープンエンロールメントの締切。 対応が必要な日付を明記したバナーで従業員にリマインド。
- ウェルネスプログラム。 メンタルヘルス支援、フィットネス特典、従業員支援プログラムなど。
- 学習と能力開発。 研修プラットフォーム、認定資格、成長を支えるリソース。
- 社内イベントとカルチャー。 全社ミーティング、チームビルディング、文化的な取り組みへの参加を促進。
- 従業員サーベイ。 エンゲージメント調査やパルスサーベイへのリンクでフィードバックを収集。
- 新入社員向けリソース。 オンボーディングのチェックリストや初日に必要な情報を新メンバーへ。
人事チームがScribeで得られるもの
- 常に正確な署名。 HRIS連携により、異動があっても役職や部署が自動で最新化され、手作業のメンテナンスは不要です。
- 繰り返しの問い合わせを削減。 福利厚生・ハンドブック・各種リソースへの直接リンクで、従業員のセルフサービスを促進します。
- 即時のポリシー更新。 リンクを一度変更すれば全メンバーに即反映。チケット起票は不要です。
- エンゲージメントの可視化。 キャンペーン・チーム・個人単位でクリックを計測し、実際に活用されているリソースを把握できます。
- 統一された社内コミュニケーション。 全員が整った同一フォーマットの署名で送信し、表示崩れを防ぎます。
- どこでも正しく表示。 Gmail、Outlook(Web・デスクトップ・モバイル)、Apple Mail、iOS、Androidのいずれでも署名が正しく表示されます。