Smartfields

Smartfields zijn de gegevensvelden die je e-mailhandtekeningen voeden. In plaats van de gegevens van elk teamlid handmatig in te voeren, halen Smartfields data automatisch op uit je bestaande tools, zoals je directory of HRIS, zodat handtekeningen nauwkeurig blijven zonder extra werk. Elk Smartfield is gekoppeld aan een onderdeel van de gegevens van een teamlid (Voornaam, Functie, Zakelijk telefoonnummer, enz.) en synchroniseert de waarde vanuit een gekoppelde gegevensbron. Op de Smartfields-pagina beheer je deze velden, volg je de volledigheid van de gegevens en vul je eventuele hiaten aan voordat je handtekeningen uitrolt.

​

Statusbalk

Bovenaan de pagina geven drie indicatoren je in één oogopslag een overzicht:

• Gegevensbron gekoppeld: hoeveel gegevensbronnen er momenteel zijn gekoppeld en gegevens synchroniseren naar je Smartfields (bijv. 1 voor Google Workspace).
• Gebruikt in handtekening: hoeveel van je Smartfields actief worden gebruikt in minstens één handtekeningsjabloon (bijv. 0/7 betekent dat nog geen van je velden in een handtekening is ingevoegd).
• Informatie ingevuld: de gemiddelde volledigheid van de gegevens over alle teamleden en alle Smartfields, weergegeven als percentage.

​

De Smartfields-tabel

Elke rij staat voor één Smartfield en toont de volgende kolommen: Naam: het label van het veld (bijv. Profielfoto, Voornaam, Functie). Dit zijn de namen die in de handtekeningeditor verschijnen wanneer je dynamische velden invoegt. Gegevensbron: waar dit veld zijn gegevens vandaan haalt. Elk veld toont een pictogram en label voor de bron (bijvoorbeeld Google Workspace, Microsoft Entra ID, BambooHR of Scribe). Beweeg de muis over het pictogram van de gegevensbron om te zien wanneer deze voor het laatst is vernieuwd (bijvoorbeeld „Een dag geleden vernieuwd”). Volledigheid van gegevens: een voortgangsbalk en percentage die laten zien bij hoeveel van je teamleden dit veld is ingevuld. Beweeg de muis over het percentage om het exacte aantal te zien (bijvoorbeeld „2/9 teamleden hebben gegevens voor Profielfoto”). Gebruikt in handtekeningen: of dit veld momenteel is ingevoegd in een of meer handtekeningsjablonen. Toont een streepje als het in geen enkele handtekening wordt gebruikt. Acties: elke rij heeft actieknoppen en een contextuele link die verandert op basis van de gegevensbron en de volledigheidsstatus van het veld:

• Gegevens van teamleden invullen of Gegevens van teamleden bewerken: opent een dropdown of modaal venster om de gegevens voor dit veld voor alle teamleden in te vullen of te bewerken (zie Smartfield-gegevens invullen hieronder).
• Smartfield bewerken (potloodpictogram): opent het modale venster Smartfield bewerken om de instellingen van het veld te wijzigen (zie Een Smartfield bewerken hieronder).
• Verwijderen (prullenbakpictogram): verwijder een aangepast Smartfield. Standaard-Smartfields (Profielfoto, Voornaam, Achternaam, Functie) kunnen niet worden verwijderd. Wanneer je de muis over het uitgeschakelde prullenbakpictogram beweegt, verschijnt „Standaard-Smartfield kan niet worden verwijderd.

​

Gegevens vernieuwen

Klik rechtsboven op Vernieuwen om gegevens uit alle verbonden bronnen handmatig te synchroniseren. Na het vernieuwen verschijnt onder de knop een melding met de naam van de bron en hoe recent deze is gesynchroniseerd (bijvoorbeeld „Google Workspace, enkele seconden geleden”). Scribe synchroniseert verbonden gegevensbronnen ook automatisch één keer per dag op basis van je tijdzone.

​

Een Smartfield maken

Klik rechtsboven op + Smartfield maken om een nieuw veld toe te voegen. Het aanmaakvenster heeft de volgende instellingen: Naam (verplicht): het label voor dit veld zoals het in Scribe verschijnt. Maximaal 25 tekens. Soort (verplicht): het type gegevens dat dit veld bevat:

• Tekst: standaard tekstwaarden zoals telefoonnummers, functietitels of afdelingen
• Afbeelding: afbeeldingsvelden zoals een profielfoto of bedrijfslogo
• Link: URL-velden zoals een persoonlijke website of een afspraaklink

Gegevensbron (verplicht): waar dit veld zijn gegevens vandaan haalt. Het dropdownmenu is opgesplitst in twee categorieën:

• Automatisch: synchroniseer gegevens vanuit een gekoppelde integratie. Het veld blijft automatisch synchroon bij elke vernieuwing. Beschikbare integraties zijn onder andere Google Workspace, Microsoft Entra ID en elke HRIS-, telefoon-, agenda- of salestool die je hebt gekoppeld op de pagina Integraties (zie Ondersteunde integraties hieronder).
• Handmatig: gegevens rechtstreeks in Scribe opslaan. Je moet deze gegevens zelf invullen, via CSV, of door teamleden uit te nodigen om ze in te voeren.

Bronveld (verplicht): het specifieke veld waar dit Smartfield aan wordt gekoppeld binnen de geselecteerde gegevensbron. Als je gegevensbron bijvoorbeeld Google Workspace is, kun je kiezen uit velden als Voornaam, Achternaam, Functie, Mobiel, Privé of Werk. Als je gegevensbron Scribe is, komen de beschikbare bronvelden overeen met de handmatige velden die in Scribe zijn opgeslagen. De opties in dit dropdownmenu zijn afhankelijk van de gekozen gegevensbron. Verplicht (required): bepaalt of dit veld meetelt voor de profielvolledigheid. Bij Ja verschijnen teamleden zonder dit veld als onvolledig. Bij Nee is het veld optioneel en heeft het geen invloed op het percentage Informatie ingevuld.

​

Een Smartfield bewerken

Klik op het potloodpictogram op een Smartfield-rij om het venster Smartfield bewerken te openen. In dit venster pas je het volgende aan: Naam: het veldlabel in Scribe. Voor standaard-Smartfields (Profielfoto, Voornaam, Achternaam, Functie, Vaste telefoon, Mobiel nummer) is de naam vergrendeld en kun je deze niet wijzigen. Wanneer je de muis op het slotpictogram plaatst, verschijnt “Default Smartfield can’t be edited.” Gegevensbron: schakel tussen geautomatiseerde integraties en handmatige opslag (Scribe) via hetzelfde dropdownmenu Automatisch / Handmatig als in het aanmaakvenster. Bronveld: selecteer welk specifiek veld binnen je gekozen gegevensbron wordt gekoppeld. Bij geautomatiseerde bronnen koppelt dit aan velden uit je integratie (bijvoorbeeld Achternaam, Functie, Mobiel nummer). Bij Scribe koppelt het aan het bijbehorende handmatige veld. Verplicht: bepaal of dit veld meetelt voor de profielvolledigheid.

​

Smartfieldgegevens invullen

Hoe je een Smartfield invult, hangt af van de gegevensbron. Klik op de actielink in de kolom Acties (bijvoorbeeld “Fill teammates data”) om de beschikbare opties te zien.

​

Geautomatiseerde velden (Google Workspace, Microsoft Entra ID of HRIS)

Voor velden die zijn gekoppeld aan een integratie toont het dropdownmenu:

• Update data on [integration name]: stuurt je door naar de adminconsole van je integratie, waar je de brongegevens rechtstreeks kunt bijwerken. Na het bijwerken verschijnen de wijzigingen in Scribe na de volgende synchronisatie of een handmatige verversing.
• + Connect a new data source: stuurt je door naar de pagina Integraties om een extra gegevensbron te koppelen.

Omdat geautomatiseerde velden vanuit je integratie worden gesynchroniseerd, kun je ze niet rechtstreeks in Scribe bewerken. Je werkt de gegevens bij in de bron.

​

Handmatige velden (Scribe)

Voor velden die in Scribe worden opgeslagen, biedt het dropdownmenu drie manieren om gegevens in te vullen:

• Fill data manually: opent het venster Fill teammates data, waar je de veldwaarde voor elk teamlid in bulk kunt bewerken. Het venster toont een doorzoekbare lijst met de naam van elk teamlid, de status (Filled of Missing) en een invoerveld om de gegevens in te voeren. Een voortgangsindicator bovenaan toont de algehele voltooiing. Klik op Save wanneer je klaar bent.
• Fill data via CSV: importeer veldwaarden voor meerdere teamleden tegelijk via een CSV-bestand.
• Invite teammates to fill data: opent het venster Invite Teammates, waar je teamleden kunt selecteren en hun een e-mailuitnodiging kunt sturen. Uitgenodigde teamleden krijgen toegang tot hun eigen profiel om hun gegevens in te vullen en hun handtekening te installeren. Ze hebben geen toegang tot de rest van je Scribe-Workspace.

​

Standaard- versus aangepaste Smartfields

Scribe wordt geleverd met een set standaard Smartfields: Profielfoto, Voornaam, Achternaam, Functie, Werktelefoonnummer en Mobiel telefoonnummer. Deze kunnen niet worden verwijderd of hernoemd, maar je kunt wel de gegevensbron, de toewijzing van het bronveld en de verplichte status wijzigen. Aangepaste Smartfields die je zelf maakt (zoals een afdelingsnaam, boekingslink of bedrijfslogo) kun je volledig bewerken en verwijderen.

​

Ondersteunde integraties

Scribe maakt verbinding met een breed scala aan tools om gegevens van teamleden automatisch te synchroniseren met je Smartfields. Je verbindt integraties via de pagina Integraties. Beschikbare integraties zijn ingedeeld in de volgende categorieën: HRIS: BambooHR, Ceridian Dayforce, ChartHop, Deel, Gusto, Hibob, Lattice, Lucca, Okta, Payfit, Rippling, UKG, Workday en Workleap Pingboard. Zakelijk telefoonsysteem: Aircall, Cloudtalk, Dialpad en Nextiva. Agenda: Cal.com, Calendly en Chili Piper. Sales execution: Outreach. Elke integratie synchroniseert specifieke velden (zoals naam, functietitel, telefoonnummer of afdeling) die je kunt koppelen aan je Smartfields via de bronveldselector. Eenmaal verbonden worden gegevens automatisch één keer per dag gesynchroniseerd, of je kunt op elk moment een handmatige verversing starten.