Naar hoofdinhoud gaan
Handtekeningvarianten werken met Microsoft 365 en Outlook, en met server-side installatie voor zowel Google Workspace als Microsoft 365. Ze worden niet toegepast door de client-side Gmail-installatie, die één enkele handtekening in je Gmail-instellingen schrijft zonder varianten per e-mailcontext.
Met handtekeningvarianten gebruik je verschillende handtekeningontwerpen afhankelijk van de e-mailcontext. In plaats van elke keer dezelfde volledige handtekening te tonen, stel je lichtere versies in voor antwoorden en interne e-mails. Klik op de detailpagina van de handtekening op het tabblad Varianten.

​
Hoe varianten werken

Elke handtekening heeft een primaire handtekening: het hoofdontwerp dat wordt gebruikt voor nieuwe uitgaande e-mails. Met varianten definieer je alternatieve ontwerpen voor twee andere contexten: On-reply-handtekening: gebruikt wanneer een teamlid een e-mail beantwoordt of doorstuurt. Dit is meestal een kortere versie van de primaire handtekening, bijvoorbeeld alleen de naam, functie en het telefoonnummer zonder de volledige banner of social-media-iconen. Interne handtekening: gebruikt wanneer een teamlid iemand binnen je organisatie mailt. Dit kan een minimaal ontwerp zijn, omdat ontvangers de afzender al kennen, of een andere visuele stijl voor interne communicatie.
Tabblad Handtekeningvarianten met kaarten voor primaire, on-reply- en interne handtekening

​
Een variant activeren

Elke variant heeft een activeringsvinkje onder de preview:
  • On-reply-handtekening activeren: ja / nee
  • Interne handtekening activeren: ja / nee
Stel in op Ja om de variant in te schakelen. Bij Nee wordt in die context de primaire handtekening gebruikt. Elke variant heeft ook een eigen schakelaar Marketingcampagne activeren, waarmee je apart van de primaire handtekening bepaalt of campagnebanners verschijnen in antwoorden en interne e-mails.

​
Een variant bewerken

Klik op het menu ⋯ op een variantkaart om twee opties te openen:
  • Variant bewerken: opent de variant in de handtekening-editor, zodat je het ontwerp onafhankelijk van de primaire handtekening kunt aanpassen
  • Terugzetten naar primaire handtekening: zet de variant terug naar het ontwerp van de primaire handtekening
Overloopmenu van variantkaart met opties Variant bewerken en Terugzetten naar primaire handtekening
Een veelgebruikte opzet: behoud de primaire handtekening met het volledige ontwerp en de campagnebanner, gebruik een kortere antwoordvariant zonder banner en een minimale interne variant met alleen naam en functie. Zo blijven externe e-mails on-brand en interne threads overzichtelijk.