Directory Google Workspace

Połączenie Google Workspace pozwala importować członków zespołu bezpośrednio z directory Twojej firmy. Informacje z ich profili (imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe) synchronizują się automatycznie, więc nie musisz wprowadzać danych ręcznie, a dane pozostają aktualne wraz ze zmianami w directory.

​

Zanim zaczniesz

Do nawiązania połączenia potrzebujesz uprawnień administratora głównego w koncie Google Workspace. Jeśli nie masz dostępu administratora głównego, zaproś osobę z zespołu IT, aby wykonała ten krok za ciebie. Scribe udostępnia wbudowaną opcję, która pozwala to zrobić w trakcie konfiguracji.

​

Łączenie Google Workspace

Połączenie możesz rozpocząć na dwa sposoby: z rozwijanego menu + Add Teammates na stronie Teammates (wybierz “Google Workspace”) lub z zakładki Integrations → Teammates, gdzie znajdziesz kartę Google Workspace. Obie ścieżki otwierają proces konfiguracji Synchronizacja członków zespołu, który prowadzi przez połączenie w kilku krokach: Krok 1: Połącz Google Workspace. Okno wyjaśnia, co robi integracja, i udostępnia trzy rozwijane sekcje informacyjne do zapoznania się przed przejściem dalej: wymóg roli administratora głównego, sposób wyboru członków zespołu oraz certyfikat SOC 2 Scribe i politykę dostępu do danych. Kliknij Połącz Google Workspace, aby kontynuować, lub Zaproś administratora głównego, jeśli ten krok ma wykonać ktoś inny. Krok 2: Zaloguj się przez Google. Wybierz konto Google, które chcesz zsynchronizować ze Scribe, i zaloguj się. Pojawi się prośba o autoryzację dostępu Scribe, więc przejrzyj i zaakceptuj wymagane zakresy. Są to uprawnienia tylko do odczytu, które pozwalają Scribe pobierać informacje z directory. Krok 3: Wybierz członków zespołu do synchronizacji. Tutaj decydujesz, kto dokładnie zostanie zaimportowany. Nie musisz synchronizować całego directory. Wybierz tylko osoby, które potrzebują podpisów e-mailowych. Członków zespołu możesz wybrać na trzy sposoby:

• Teammates: przeglądaj i wybieraj pojedyncze osoby z directory
• Units: wybierz całe jednostki organizacyjne, aby zaimportować wszystkich ich członków naraz
• Groups: wybierz grupy Google, które możesz rozwinąć i zobaczyć poszczególnych członków przed synchronizacją

Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć konkretne osoby, jednostki lub grupy. Dostępna jest też opcja “Select all”, jeśli chcesz zaimportować wszystkich. U dołu ekranu wyboru dwie dodatkowe opcje pozwalają doprecyzować synchronizację:

• Automatyczna synchronizacja nowych członków zespołu dodanych do Google Workspace: po włączeniu każdy nowy pracownik dodany do twojego directory Google Workspace automatycznie pojawi się w Scribe. Dzięki temu lista członków zespołu pozostaje aktualna bez konieczności ręcznych aktualizacji.
• Importuj aliasy adresów e-mail: jeśli członkowie twojego zespołu mają aliasy adresów e-mail (np. jane@company.co.uk oprócz jane@company.com), włącz tę opcję, aby zaimportować również je. Liczba dostępnych domen jest wyświetlana obok tej opcji.

Kliknij Sync teammates, aby rozpocząć import. Gotowe. Ekran potwierdzenia pokazuje, ilu członków zespołu zostało zsynchronizowanych. Przyszłe zmiany w directory Google Workspace (nowi pracownicy, zmiany stanowisk itp.) będą automatycznie synchronizowane ze Scribe.

​

Zapraszanie administratora głównego

Jeśli nie masz uprawnień administratora głównego do Google Workspace, kliknij Invite a Super Admin podczas konfiguracji. Podaj adres e-mail osoby z twojego zespołu IT, która ma uprawnienia administratora głównego. Zostanie ona dodana jako administrator w twoim Workspace Scribe, dzięki czemu dokończy połączenie z Google Workspace za ciebie.

​

Co dzieje się po synchronizacji

Po podłączeniu Scribe automatycznie synchronizuje directory Google Workspace raz dziennie według twojej strefy czasowej. Możesz też uruchomić ręczną synchronizację w dowolnym momencie, klikając Refresh na stronie Teammates. Dane płyną jednokierunkowo, z Google Workspace do Scribe. Jeśli imię, stanowisko lub inne dane członka zespołu zmienią się w directory, aktualizacje pojawią się w Scribe po następnej synchronizacji. Aby zmienić synchronizowane pola, zaktualizuj je w Google Workspace, a nie bezpośrednio w Scribe. W dowolnym momencie możesz zarządzać tym, którzy członkowie zespołu są synchronizowani, klikając Edit teammate selection na stronie Teammates.

​

Powiązane artykuły

• Smartfields
• Dodaj członków zespołu ręcznie
• Połącz Microsoft Entra ID