Pasek statusu
U góry strony cztery wskaźniki statusu dają natychmiastowy przegląd postępu wdrożenia:- Zsynchronizowani: ilu członków zespołu zostało zsynchronizowanych z podłączonym directory (np. 19/20)
- Przypisani do podpisów: ilu członków zespołu ma przypisany szablon podpisu
- Uzupełnione informacje: ilu członków zespołu ma wypełnione wszystkie dane Smartfields
- Zainstalowane podpisy: ilu członków zespołu ma aktywnie zainstalowany podpis w swoim kliencie pocztowym
Wyszukiwanie i filtrowanie
Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć członków zespołu po imieniu i nazwisku. Aby zawęzić widok, kliknij ikonę filtra, otwierając panel filtrów z czterema kategoriami:- E-mail: filtrowanie członków zespołu z aliasami e-mail lub bez nich
- Informacje: wyświetlanie tylko członków zespołu z kompletnymi danymi (Uzupełnione) albo z brakującymi polami (Brakujące)
- Integracje: filtrowanie według podłączonej platformy (np. Microsoft 365)
- Instalacja: filtrowanie według statusu wdrożenia: Zainstalowano, Nie zainstalowano, Oczekuje, Częściowo zainstalowano lub Nie powiodło się
Tabela członków zespołu
Każdy wiersz tabeli reprezentuje jednego członka zespołu i zawiera następujące kolumny: Imię i nazwisko: imię i nazwisko członka zespołu, stanowisko oraz zdjęcie profilowe (jeśli jest dostępne). Niektórzy członkowie zespołu mają oznaczenie „+1“, które wskazuje, że posiadają aliasy e-mail. Kliknij strzałkę obok imienia i nazwiska członka zespołu, aby rozwinąć i zobaczyć adresy e-mail aliasów. Podpisy: szablon podpisu przypisany do tego członka zespołu. Kliknij, aby rozwinąć i zobaczyć szczegóły, w tym adres e-mail, nazwę podpisu, źródło (ręczne lub automatyczne) oraz datę przypisania. Informacje: pasek postępu pokazujący, jak kompletne są dane Smartfields członka zespołu, wyrażony w procentach. Kliknij, aby rozwinąć i zobaczyć każdy Smartfield wraz ze statusem (Uzupełnione lub Brakujące), źródłem danych, z którym jest połączony, oraz datą ostatniej aktualizacji. Integracje: platforma e-mail, przez którą połączony jest ten członek zespołu (np. Microsoft 365, Google Workspace). Instalacje: aktualny status wdrożenia podpisu tego członka zespołu. Kliknij, aby rozwinąć i zobaczyć szczegóły każdego adresu e-mail, w tym platformę, integrację, datę i status. Jeśli przy podpisie widnieje status „Nieaktywowany“, przejdź do strony podglądu podpisu i kliknij Zainstaluj podpisy, aby uruchomić wdrożenie. Podpisy nie są instalowane automatycznie, dopóki nie aktywujesz ich stamtąd ręcznie. Akcje: dwa przyciski szybkich akcji dla każdego członka zespołu:- Edytuj (ikona ołówka): otwiera profil członka zespołu do edycji jego danych
- Podgląd podpisu (ikona oka): otwiera podgląd na żywo podpisu tego członka zespołu z jego rzeczywistymi danymi
Podgląd podpisu
Kliknięcie ikony oka w wierszu dowolnego członka zespołu otwiera okno Podgląd podpisu. Dzięki temu zobaczysz dokładnie, jak podpis członka zespołu będzie wyglądał w jego kliencie pocztowym, zanim go wdrożysz.
Karty klientów pocztowych
U góry okna trzy karty pozwalają przełączać się między podglądami klientów pocztowych:- Outlook: pokazuje podpis tak, jak wygląda w Microsoft Outlook
- Gmail: pokazuje podpis tak, jak wygląda w Gmail
- Apple Mail: pokazuje podpis tak, jak wygląda w Apple Mail
Opcje wyświetlania
W prawym górnym rogu okna znajdują się kontrolki do dostosowania podglądu:- Tryb jasny / tryb ciemny (ikony słońca/księżyca): przełączaj między jasnym i ciemnym motywem poczty, aby sprawdzić, jak twój podpis renderuje się w obu trybach.
- Ikony urządzeń (komputer, tablet, telefon): przełączaj między rozmiarami ekranu, aby sprawdzić, czy twój podpis jest responsywny i dobrze wygląda na wszystkich urządzeniach.
- Wyślij testowy e-mail: wyślij prawdziwą wiadomość testową z zastosowanym podpisem, aby zobaczyć efekt bezpośrednio w swojej skrzynce.
Wybór podpisu i slotu
W prawym dolnym rogu podglądu dwie kontrolki pozwalają poruszać się między wariantami podpisu:- Lista rozwijana podpisu: jeśli członek zespołu ma wiele adresów e-mail lub jest przypisany do wielu podpisów, użyj listy rozwijanej, aby się między nimi przełączać (np. „Marketing UK”). Lista pokazuje każdy adres e-mail i przypisany do niego podpis.
- Karty Główny / Odpowiedź / Wewnętrzny: dla użytkowników Microsoft te karty odpowiadają trzem slotom podpisu dostępnym w Outlooku, dzięki czemu zobaczysz w podglądzie, co członek zespołu widzi dla każdego typu wiadomości.
Synchronizacja członków zespołu
Scribe automatycznie synchronizuje wszystkie połączone źródła directory raz dziennie, zgodnie z twoją strefą czasową. Kliknij Odśwież w dowolnym momencie, aby uruchomić ręczną synchronizację. Po synchronizacji powiadomienie pokazuje źródło i czas ostatniego odświeżenia (np. „Microsoft Entra ID, kilka sekund temu”).
Synchronizowane dane płyną w jedną stronę, z twojego directory do Scribe. Zmiany w synchronizowanych polach (jak imię i nazwisko czy stanowisko) wprowadzaj w źródłowym directory; pojawią się w Scribe po następnej synchronizacji lub ręcznym odświeżeniu.
Działania zbiorcze
- Zaproś członków zespołu (ikona koperty): wyślij e-mail z zaproszeniem, aby członkowie zespołu mogli uzyskać dostęp do własnego podpisu, dodać dane osobowe i samodzielnie go zainstalować. Zaproszeni członkowie zespołu widzą tylko swój podpis. Nie mają dostępu do innych części twojego Workspace w Scribe. Zaproszonymi członkami zespołu zarządzasz w ustawieniach Scribe na karcie Członkowie.
- Usuń e-maile członków zespołu (ikona kosza): usuń e-maile zaznaczonych członków zespołu z listy w Scribe. Stracą podpis, ale pozostaną w połączonym directory (np. Entra ID). Przed usunięciem pojawia się okno potwierdzenia.
Dodawanie członków zespołu
Kliknij + Add Teammates w prawym górnym rogu, aby dodać osoby do swojego Workspace w Scribe. Menu rozwijane oferuje cztery metody, podzielone na dwie kategorie:
- Google Workspace: Importuj użytkowników ze swojego directory Google Workspace
- Microsoft Entra ID: Importuj użytkowników ze swojego directory Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD)
- Dodaj ręcznie: Otwiera formularz, w którym podajesz imię, nazwisko, stanowisko i adres e-mail członka zespołu (wszystkie pola są wymagane). Włącz przełącznik “Add another teammate”, aby formularz pozostał otwarty po każdym dodaniu i dodać kilka osób z rzędu.
- Wgraj plik CSV: Zbiorczy import członków zespołu z pliku CSV
Edycja wyboru członków zespołu
Kliknij Edit teammate selection w prawym górnym rogu, aby zarządzać tym, którzy użytkownicy z podłączonego directory są uwzględnieni jako członkowie zespołu w Scribe. To tutaj decydujesz, kto otrzyma podpis. Nie musisz uwzględniać wszystkich osób ze swojego directory.