Diretório do Google Workspace

Conectar o Google Workspace permite importar membros da equipe diretamente do diretório da empresa. As informações de perfil (nome, cargo, dados de contato) sincronizam automaticamente, então você não precisa inserir dados manualmente, e elas permanecem atualizadas conforme as mudanças acontecem no diretório.

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Antes de começar

São necessárias permissões de superadministrador na conta do Google Workspace para concluir a conexão. Se você não tem acesso de superadministrador, convide alguém da equipe de TI para concluir esta etapa por você. A Scribe oferece uma opção integrada para fazer isso durante o fluxo de configuração.

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Conectando o Google Workspace

Há duas formas de iniciar a conexão: pelo menu suspenso + Adicionar membros da equipe na página Membros da equipe (selecione “Google Workspace”), ou em Integrações → aba Membros da equipe, onde está o card do Google Workspace. Os dois caminhos abrem o fluxo de configuração Sincronizar membros da equipe, que conduz a conexão em algumas etapas: Etapa 1: conectar o Google Workspace. O modal explica o que a integração faz e oferece três seções expansíveis de informação para revisar antes de prosseguir: o requisito de função de superadministrador, como funciona a seleção de membros da equipe e a certificação SOC 2 e a política de acesso a dados da Scribe. Clique em Conectar o Google Workspace para prosseguir, ou em Convidar um superadministrador se outra pessoa precisar concluir esta etapa. Etapa 2: faça login com o Google. Escolha a conta Google que deseja sincronizar com a Scribe e faça login. Será solicitada a autorização de acesso da Scribe; revise e aceite os escopos solicitados. São permissões somente leitura que permitem à Scribe obter informações do diretório. Etapa 3: selecione os membros da equipe para sincronizar. Aqui você escolhe exatamente quem será importado. Não é preciso sincronizar todo o diretório. Selecione apenas as pessoas que precisam de assinaturas de e-mail. É possível selecionar membros da equipe de três formas:

• Membros da equipe: navegue e selecione pessoas individuais no diretório
• Unidades: selecione unidades organizacionais inteiras para importar todos os membros de uma vez
• Grupos: selecione grupos do Google, que podem ser expandidos para ver os membros individuais antes da sincronização

Use a barra de pesquisa para encontrar pessoas, unidades ou grupos específicos. A opção “Select all” está disponível para importar todos. Na parte inferior da tela de seleção, duas opções adicionais permitem ajustar a sincronização:

• Sincronização automática de novos membros da equipe adicionados ao Google Workspace: quando ativada, qualquer novo funcionário adicionado ao diretório do Google Workspace aparece automaticamente na Scribe. Isso mantém a lista de membros da equipe atualizada sem intervenção manual.
• Importar aliases de e-mail: se os membros da equipe tiverem aliases de e-mail (por exemplo, support@company.com além do endereço pessoal), ative esta opção para importá-los também. O número de domínios disponíveis é exibido ao lado dessa opção.

Clique em Sincronizar membros da equipe para iniciar a importação. Pronto. Uma tela de confirmação mostra quantos membros da equipe foram sincronizados. Atualizações futuras no seu diretório do Google Workspace (novos funcionários, mudanças de cargo etc.) serão sincronizadas automaticamente com a Scribe.

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Convidar um superadministrador

Se você não tem acesso de superadministrador ao Google Workspace, clique em Invite a Super Admin durante o fluxo de configuração. Informe o endereço de e-mail de alguém da equipe de TI que tenha acesso de superadministrador. Essa pessoa será adicionada como administrador no seu espaço de trabalho da Scribe para concluir a conexão com o Google Workspace por você.

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O que acontece depois da sincronização

Depois de conectada, a Scribe sincroniza automaticamente o seu diretório do Google Workspace uma vez por dia, com base no seu fuso horário. Você também pode acionar uma sincronização manual a qualquer momento clicando em Refresh na página Teammates. Os dados sincronizados fluem em uma só direção, do Google Workspace para a Scribe. Se o nome, o cargo ou outros detalhes de um membro da equipe mudarem no seu diretório, essas atualizações aparecerão na Scribe após a próxima sincronização. Para alterar campos sincronizados, atualize-os no Google Workspace, em vez de fazê-lo diretamente na Scribe. Você pode gerenciar quais membros da equipe são sincronizados a qualquer momento clicando em Edit teammate selection na página Teammates.