Naar hoofdinhoud gaan
Gecentraliseerde installatie met één klik. Geen actie van teamleden nodig. Gebruikers zien geen handtekeningen tijdens het opstellen van e-mails. Je e-mails worden via de beveiligde servers van Scribe verwerkt om de handtekening toe te voegen.
Ondersteunde platforms: web, desktop, Apple Mail, iOS, Android

​
Hoe het werkt

Serverside-installatie wijzigt je mailroutering, niet de mailboxen van je teamleden. Er wordt niets op hun apparaten geïnstalleerd en er draait geen add-in in hun e-mailclient. In plaats daarvan voegt de onderstaande installatie één stap toe aan je uitgaande mailstroom, en wordt de handtekening tijdens het transport aan elk bericht toegevoegd.
  1. Een teamlid verstuurt een e-mail. Gmail accepteert die vanaf elke client of elk apparaat dat diegene gebruikt, dus dezelfde regel geldt voor web, desktop, Apple Mail, iOS en Android. Tools die via de mailbox van een teamlid verzenden, vallen er ook onder: HubSpot-verkoopmails en elke andere CRM of sequencer die met Gmail is verbonden, krijgen de handtekening zonder extra configuratie, zolang het afzenderadres (From) hoort bij een teamlid van wie je de handtekening hebt geïnstalleerd. Een tool die vanaf eigen servers verzendt in plaats van via Gmail, zoals HubSpot-marketingmail, bereikt deze regel nooit en krijgt geen handtekening.
  2. Google Workspace stuurt het bericht door naar Scribe. De regel voor inhoudscompliance die je hieronder maakt, matcht uitgaande en interne uitgaande e-mail en routeert die via TLS naar de Scribe-host, smtp.server.scribe-mail.com.
  3. Scribe voegt de handtekening toe. Scribe voegt de gepubliceerde handtekening van het teamlid in, kiest de juiste variant voor de context, ondertekent het bericht daarna opnieuw zodat het na de wijziging nog steeds authenticeert, en voorziet het van een header X-Scribe-Processed.
  4. Het bericht gaat terug naar Google Workspace. Scribe geeft het terug via de SMTP-relayservice, die zo is geconfigureerd dat die alleen verbindingen accepteert van de twee IP-adressen van Scribe, en alleen via TLS.
  5. Google Workspace levert het af. De header X-Scribe-Processed voorkomt dat de complianceregel een tweede keer matcht, zodat het bericht net als elk ander bericht naar de ontvanger gaat.
Scribe voegt de handtekening en zijn eigen headers toe: X-Scribe-Processed, een routeringsheader die de relay vertelt waar het bericht terug moet worden bezorgd, een vernieuwde DKIM-Signature, een ARC-keten en de Content-Type die overeenkomt met de herschreven inhoud. Je ontvangers, onderwerp, bijlagen en de tekst die je teamlid heeft geschreven, worden ongewijzigd doorgegeven.

​
Installatiehandleiding

Dit is een functie voor gevorderde gebruikers. IT-ondersteuning is nodig om deze integratie op te zetten.
  • Gebruikers zien geen handtekeningen tijdens het opstellen van een e-mail.
  • Je e-mails worden verwerkt via de beveiligde servers van Scribe om handtekeningen te installeren. Scribe kan je e-mails niet lezen of bewerken.
  • Je kunt de cloudgebaseerde integratie combineren met server-side integratie. Als beide zijn verbonden, kiest Scribe standaard voor de cloudgebaseerde integratie, zodat gebruikers hun handtekeningen zien tijdens het opstellen van e-mails.
1

Host toevoegen

Om e-mails via de beveiligde servers van Scribe te routeren, maak je een host aan in Google Workspace Gmail. Ga in Google Admin naar Apps → Google Workspace → Gmail en klik op ‘Hosts’.
Sectie Hosts in Google Admin Gmail

Sectie Hosts in Google Admin Gmail

2

Klik op de link "ADD ROUTE" en vul het formulier in

Vul het formulier in met de volgende gegevens:a. Naam: Scribeb. Selecteer: “Single host”c. Hostnaam of IP:
d. Poort: 25e. Selecteer: de opties zoals in de schermafbeelding hieronder
Formulier Edit mail route met Scribe-hostconfiguratie

Formulier Edit mail route met Scribe-hostconfiguratie

3

SMTP-relayservice configureren

Om e-mails van Scribe terug te ontvangen voor routering naar ontvangers, ga je in Google Admin naar Apps → Google Workspace → Gmail en klik je op ‘Routing’.
Sectie Routing in Google Admin Gmail

Sectie Routing in Google Admin Gmail

4

Klik op Configure onder "SMTP relay service"

Klik op de volgende pagina op Configure onder “SMTP relay service”.
Configuratieknop SMTP-relayservice

Knop Configure van SMTP-relayservice

5

Fill in the SMTP relay form

Vul het formulier in met de volgende informatie:a. Beschrijving: Ontvangen van Scribeb. Verificatie: Vink “Only accept mail from the specified IP addresses” aan. Voeg toe:
en
c. Selecteer: “Require TLS encryption”d. Klik op: “Save”
SMTP relay service configuration form

SMTP relay service configuration form

6

Route your emails through the created Host

Ga in Google Admin naar Apps → Google Workspace → Gmail en klik op ‘Compliance’.
Sectie Compliance in Google Admin Gmail

Google Admin Gmail Compliance section

7

Click Configure under "Content compliance"

Klik op de volgende pagina op Configure onder “Content compliance”.
Configuratieknop Content compliance

Content compliance Configure button

8

Fill in the Content compliance form

Vul het formulier in zoals weergegeven in de schermafbeelding:a. Beschrijving: Route naar Scribeb. Selecteer: “Outbound messages” en “Internal outbound messages” bij “Email messages to affect”c. Stel in het tweede configuratie-item (“Add expressions…”) de matching in op “If ALL of the following match the message”, klik daarna op ADD en voeg deze drie Advanced content match-expressies toe:
  • Locatie: Volledige headers, Vergelijkingstype: Bevat geen tekst, Inhoud: X-Scribe-Processed. Dit voorkomt dat je e-mail meerdere keren wordt verwerkt.
  • Locatie: Envelopafzender, Vergelijkingstype: Komt niet overeen met regex, Regexp: .*@google\.com$. Dit sluit systeemmail uit, zoals ontvangstbevestigingen van Google Forms (van forms-receipts-noreply@google.com), die de SMTP-relay van Google weigert als ze via Scribe worden gerouteerd.
  • Locatie: Afzenderheader, Vergelijkingstype: Komt niet overeen met regex, Regexp: .*@google\.com$. Dit sluit e-mails uit die Google namens een teamlid verstuurt, zoals herinneringen van Google Calendar. Hun envelopafzender is het teamlid, waardoor de vorige expressie ze niet detecteert, maar hun From-adres is calendar-notification@google.com. Als ze via Scribe worden gerouteerd, voldoen ze niet aan het DMARC-beleid van google.com: de herinnering wordt geweigerd en het teamlid krijgt in plaats daarvan een foutmelding over de mislukte bezorging.
Google toont de nieuwste expressie bovenaan. Zodra alle drie zijn toegevoegd, staan ze dus in de volgorde Afzenderheader, Envelopafzender, Volledige headers in de tabel, zoals in de onderstaande schermafbeelding.d. Wijzig in het derde configuratieonderdeel de route naar de host die je in deel 1 van deze handleiding hebt gemaakt.e. Selecteer: “Require secure transport (TLS)”f. Klik op: “Save”
Configuratie van het formulier voor inhoudscompliance

Content compliance form configuration

9

Expressies voor de complianceregel toevoegen

Voeg elke expressie toe in een afzonderlijk dialoogvenster voor complianceregelexpressies. Vul voor de eerste expressie de gegevens in zoals in de schermafbeelding:Geavanceerde inhoudsvergelijking:
  • Locatie: Volledige headers
  • Vergelijkingstype: Bevat geen tekst
  • Inhoud: X-Scribe-Processed
Dialoogvenster voor complianceregelexpressies met controle op de X-Scribe-Processed-header

Compliance rule expression modal

Voeg de andere twee op dezelfde manier toe: Location “Envelope sender” voor de ene en “Sender header” voor de andere, beide met Match type “Does not match regex” en de regexp .*@google\.com$.
10

DKIM configureren

Configureer DKIM voor je verzenddomeinen. Zo komen e-mails niet in de spammap terecht en ontbreken elementen zoals afbeeldingen en links niet.Klik in Scribe op Configure DKIM om de configuratie te starten.
Knop Configure DKIM in Scribe

Knop Configure DKIM in Scribe

11

Teamhandtekeningen installeren

Installeer vanuit je handtekeningenlijst alle handtekeningen in één keer voor je teamleden of installeer ze afzonderlijk voor een geleidelijke uitrol.
Handtekeningenlijst in Scribe met de knop Install Signatures

Handtekeningenlijst in Scribe met de knop Install Signatures

​
FAQ over IT en beveiliging

Vragen die het vaakst opkomen wanneer een IT-team deze integratie beoordeelt.
Alleen de e-mails waarop de regel voor inhoudscompliance van toepassing is: uitgaande en interne uitgaande e-mail van je organisatie. Wanneer je het formulier Content compliance invult, worden drie uitsluitingen in de regel ingebouwd.
  • Berichten waarvan de volledige headers al X-Scribe-Processed bevatten, zodat niets twee keer wordt verwerkt.
  • Berichten waarvan de envelope sender overeenkomt met .*@google\.com$. Dit betreft systeemmail van Google, zoals ontvangstbevestigingen van Google Forms. De SMTP-relay van Google weigert die e-mail als die via Scribe wordt gerouteerd.
  • Berichten waarvan het From-adres overeenkomt met .*@google\.com$. Dit betreft e-mail die Google namens een teamlid verstuurt, zoals herinneringen van Google Calendar. Scribe kan niet ondertekenen voor google.com, waardoor die e-mail niet voldoet aan het DMARC-beleid van google.com als die via Scribe wordt gerouteerd.
Inkomende e-mail van buiten je organisatie wordt nooit via Scribe geleid.Als je regel is gemaakt voordat de derde uitsluiting aan deze handleiding werd toegevoegd, kunnen teamleden foutmeldingen over onbestelbare agendaherinneringen ontvangen met de tekst 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Bewerk de regel in Google Admin en voeg de expressie voor de Sender-header toe om deze meldingen te stoppen.
Ja, in beide richtingen. De configuratie dwingt dit af. De complianceregel gebruikt Beveiligd transport vereisen (TLS) bij het doorsturen van e-mail naar Scribe, en de SMTP-relayservice gebruikt TLS-versleuteling vereisen wanneer Scribe de e-mail terugstuurt.
Voor uitgaand verkeer maakt je mailstroom verbinding met de Scribe-host op poort 25:
Voor inkomend verkeer stuurt Scribe verwerkte e-mail terug vanaf twee vaste IP-adressen. De SMTP-relayservice is zo geconfigureerd dat alleen deze adressen worden geaccepteerd:
Het heeft invloed op DKIM. De stap DKIM configureren in deze handleiding ondervangt dit. Het invoegen van een handtekening wijzigt de berichtinhoud. Daardoor wordt de DKIM-handtekening ongeldig die Google Workspace vóór verzending heeft toegevoegd. Scribe ondertekent het bericht daarom opnieuw voordat het wordt teruggestuurd.Zodra DKIM is geconfigureerd, worden aan elk verwerkt bericht twee onderdelen toegevoegd:
  • Een nieuwe DKIM-Signature, ondertekend met een sleutel die Scribe voor je domein genereert en als scribe._domainkey-record publiceert. Deze handtekening omvat de headers From, To, Cc, Subject en Message-ID, samen met de berichtinhoud.
  • Een ARC-keten (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature en ARC-Seal. Deze leggen de authenticatieresultaten vast die het bericht bevatte toen Scribe het ontving. Zo herkent de ontvangende server dat een geautoriseerde tussenpartij het bericht heeft gewijzigd, in plaats van de wijziging als ongeoorloofde manipulatie te beschouwen.
SPF blijft onaangetast, omdat Google Workspace nog steeds de uiteindelijke bezorging verzorgt en het bericht je ontvanger bereikt via de eigen verzendinfrastructuur van Google.Opnieuw ondertekenen gebeurt pas zodra je DKIM-record is gevalideerd. Daarom behandelt de handleiding die stap als verplicht en niet als optioneel. Sla je die stap over, dan ontvangen je ontvangers e-mail waarvan de oorspronkelijke handtekening niet meer te verifiëren is.
Twee dingen. Scribe voorziet elk bericht dat het verwerkt van een X-Scribe-Processed-header, en de regel voor contentcompliance matcht alleen berichten waarvan de volledige headers deze niet bevatten. Een bericht dat terugkomt van Scribe matcht dus niet meer en wordt normaal bezorgd.Als tweede beveiliging controleert Scribe of de berichttekst al een handtekening bevat voordat het er een invoegt. Een bericht dat Scribe twee keer bereikt, wordt dus toch met één handtekening verzonden.
Omdat de handtekening wordt toegevoegd nadat het bericht de mailbox heeft verlaten, niet in het opstelvenster. Om dezelfde reden is de kopie in de map Verzonden van de afzender de versie van vóórdat Scribe het bericht verwerkte, dus ook daarin staat de handtekening niet. De ontvanger krijgt altijd de volledige handtekening.Is zichtbaarheid tijdens het opstellen belangrijk voor je teams? Koppel dan ook de cloudgebaseerde integratie. Zijn beide gekoppeld, dan gebruikt Scribe standaard de cloudgebaseerde integratie, zodat teamleden hun handtekening zien tijdens het schrijven, en blijft de server-side integratie de clients dekken die de cloudgebaseerde integratie niet bereikt.
Ja, als je ze publiceert. Handtekeningvarianten werken met de server-side installatie, en Scribe kiest er een terwijl het elk bericht verwerkt:
  • Bij antwoord, wanneer het onderwerp begint met een antwoord- of doorstuurprefix zoals Re:, Fw: of Fwd:, inclusief de gelokaliseerde equivalenten.
  • Intern, wanneer elke ontvanger op hetzelfde domein zit als de afzender.
  • Primair in alle andere gevallen.
Scribe voegt de handtekening in, ondertekent het bericht opnieuw en geeft het direct terug aan Google Workspace. Scribe doet niets met wat je teamleden schrijven: de ontvangers, het onderwerp, de bijlagen en de berichttekst worden ongewijzigd doorgegeven.De maatregelen van Scribe hiervoor worden geverifieerd als onderdeel van het SOC 2 Type II-proces. Zie Productbeveiliging en Infrastructuurbeveiliging voor de details waar je beveiligingsreview naar vraagt, of het Trust Center voor de certificeringen zelf.
Schakel de regel voor contentcompliance uit in Google Admin. E-mail verlaat Google Workspace dan weer rechtstreeks, zonder tussenstap via Scribe en zonder toegevoegde handtekening. De host- en SMTP-relay-items kunnen ongebruikt blijven staan tot je beslist of je ze verwijdert.

​
Gerelateerde artikelen