Klicka på fliken Teammedlemmar på signaturens detaljsida för att se vilka teammedlemmar som är tilldelade signaturen och hantera tilldelningen.
Tabell över teammedlemmar
Tabellen listar alla teammedlemmar som är tilldelade signaturen med följande kolumner:
- Namn: Teammedlemmens namn och e-postadress. En liten pil expanderar raden och visar alias och detaljerad installationsinformation per e-postadress.
- Information: En förloppsindikator som visar hur komplett deras Smartfield-profil är (t.ex. 100 %, 60 %). En högre procentsats betyder färre tomma fält i signaturen.
- Integrationer: Vilken e-postleverantör som är ansluten (Google Workspace, Microsoft 365 eller båda)
- Installationer: Aktuell installationsstatus för denna teammedlem (Installerad, Väntar, Ej installerad, Misslyckad)
- Åtgärder: Redigera teammedlemmens profil (pennikon) eller förhandsgranska signaturen (ögonikon)
Klicka på pilen bredvid en teammedlems namn för att expandera raden och se installationsdetaljer per e-postadress, inklusive alias. Varje rad visar e-postadress, plattform (Webb, Dator, Mobil), integration, datum och status.
Tilldela teammedlemmar
Klicka på Edit Teammates Selection i det övre högra hörnet för att öppna modalen Select Teammates. Den vänstra panelen låter dig välja teammedlemmar och den högra panelen visar vilka som är valda.
Du kan tilldela teammedlemmar med fyra metoder, var och en tillgänglig som en flik:
Teammedlemmar: Bläddra och välj enskilda teammedlemmar från din fullständiga lista. Markera rutan bredvid varje namn för att lägga till dem. Använd sökfältet för att hitta specifika personer.
Grupper: Välj en hel grupp på en gång (t.ex. “Sales”, “Engineering”). Alla teammedlemmar i den gruppen läggs till. Varje grupp visar hur många teammedlemmar den innehåller.
Administrativa enheter: Liknar grupper, men baseras på organisationsstrukturen från din identitetsleverantör. Välj en administrativ enhet för att lägga till alla teammedlemmar inom den.
Smartfields: Bygg dynamiska villkor med Smartfield-värden för att automatiskt matcha teammedlemmar. Till exempel: “If Microsoft 365 department is any of Sales, Sales & Marketing”. Du kan lägga till flera villkor för att smalna av urvalet. Det här är det mest kraftfulla alternativet, eftersom teammedlemmar tilldelas automatiskt baserat på deras data i stället för manuellt urval.
Längst ner i vänsterpanelen finns en kryssruta där du kan tilldela den här signaturen automatiskt till alla framtida teammedlemmar som synkas från din identitetsleverantör. Det innebär att nyanställda automatiskt får rätt signatur utan någon manuell åtgärd.
Klicka på Confirm Selection för att spara ändringarna.
Att kombinera Smartfield-villkor med automatisk tilldelning är den mest skalbara metoden. Du kan till exempel skapa en signatur för varje avdelning och använda villkoret “If Department is Sales”, så att alla nuvarande och framtida medlemmar i säljteamet automatiskt får rätt signatur.
Sök och filtrera teammedlemmar
Ovanför tabellen kan du använda sökfältet för att hitta teammedlemmar efter namn.
Klicka på filterikonen för att smalna av listan. Filtren är organiserade i fyra kategorier:
- E-post: Med alias / Utan alias
- Information: Ifylld / Saknas (Smartfield-komplettering)
- Integrationer: Filtrera efter ansluten leverantör (t.ex. Microsoft 365)
- Installation: Installerad / Inte installerad / Väntande / Delvis installerad / Misslyckad
Filter kan kombineras för att snabbt hitta till exempel alla teammedlemmar med saknad information vars installation har misslyckats.
Bjud in teammedlemmar
När du markerar en eller flera teammedlemmar med kryssrutorna visas en Bjud in teammedlem-knapp högst upp i tabellen. Den används för manuella installationsflöden: den skickar ett e-postmeddelande som bjuder in de valda teammedlemmarna att installera sin signatur själva.
Det här är bara relevant om du inte använder en automatiserad integration (Google Workspace eller Microsoft 365). Med en automatiserad konfiguration behöver teammedlemmarna inte göra något.
