Configure a implantação de assinaturas de e-mail no lado do servidor para Microsoft 365. Os e-mails passam pelos servidores seguros da Scribe para receber assinaturas, em qualquer dispositivo ou cliente.
A instalação no lado do servidor adiciona automaticamente as assinaturas aos e-mails enviados de qualquer dispositivo ou cliente.
Instalação centralizada em um clique. Nenhuma ação dos membros da equipe é necessária. Os usuários não veem as assinaturas ao redigir e-mails. Seus e-mails são processados pelos servidores seguros da Scribe para a injeção da assinatura.
Plataformas compatíveis: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android
A instalação no lado do servidor altera o roteamento do seu e-mail, não as caixas de correio dos membros da equipe. Nada é instalado nos dispositivos deles, e nenhum complemento é executado no cliente de e-mail. Em vez disso, a configuração abaixo adiciona uma etapa ao seu fluxo de e-mails de saída, e a assinatura é inserida em cada mensagem enquanto ela está em trânsito.
Um membro da equipe envia um e-mail. O Exchange Online aceita a mensagem a partir de qualquer cliente ou dispositivo usado, então a mesma regra cobre web, desktop, Apple Mail, iOS e Android. Ferramentas que enviam pela caixa de entrada de um membro da equipe também estão cobertas: e-mails de vendas do HubSpot e qualquer outro CRM ou sequenciador conectado à caixa de entrada capturam a assinatura sem configuração adicional, desde que o endereço no campo De pertença a um membro da equipe cuja assinatura você tenha instalado. Uma ferramenta que envia a partir dos próprios servidores em vez de passar pelo Exchange Online, como o e-mail de marketing do HubSpot, nunca chega a essa regra e não recebe assinatura.
O Exchange Online encaminha a mensagem para o Scribe. A regra de fluxo de e-mail que você cria a seguir identifica remetentes localizados dentro da organização e os redireciona para o conector de saída, que roteia para o smart host smtp.server.scribe-mail.com por TLS.
O Scribe adiciona a assinatura. O Scribe insere a assinatura publicada do membro da equipe, escolhendo a variante certa para o contexto, reassina a mensagem para que ela continue autenticada após a alteração e a marca com um cabeçalho X-Scribe-Processed.
A mensagem retorna ao Exchange Online. O Scribe a devolve pelo conector de entrada, configurado para aceitar conexões apenas dos dois endereços IP do Scribe.
O Exchange Online entrega a mensagem. O cabeçalho X-Scribe-Processed corresponde à exceção da regra, então a regra não é acionada uma segunda vez e a mensagem segue para o destinatário da mesma forma que qualquer outra.
A Scribe adiciona a assinatura e seus próprios cabeçalhos: X-Scribe-Processed, um cabeçalho de roteamento que informa ao relay para onde devolver a mensagem, um DKIM-Signature renovado, uma cadeia ARC e o Content-Type correspondente ao corpo reescrito. Seus destinatários, assunto, anexos e o texto escrito pelo membro da equipe são repassados sem alteração.
Este é um recurso para usuários avançados. É necessário o suporte de TI para configurar esta integração.
Os usuários não veem as assinaturas ao redigir um e-mail.
Seus e-mails são processados pelos servidores seguros da Scribe para instalar as assinaturas. A Scribe não consegue ler nem editar seus e-mails.
Você pode combinar a integração em nuvem com a integração server-side. Se as duas estiverem conectadas, a Scribe usa por padrão a integração em nuvem para que os usuários vejam suas assinaturas ao redigir e-mails.
Acesso de administrador do Microsoft 365 (centro de administração do Exchange)
Pelo menos uma assinatura criada na Scribe
A configuração envolve quatro partes: criar um conector de saída, criar um conector de entrada, criar uma regra de fluxo de e-mail e configurar o DKIM.
1
Criar um conector de saída
Para rotear os e-mails pelos servidores seguros da Scribe, crie um conector de saída no admin do Exchange. Na interface de administração do Exchange, vá em Fluxo de e-mail → Conectores e clique em “Add a connector.”
Admin do Exchange: página de conectores
2
Selecionar o tipo de conexão
Selecione “Office 365” para a conexão de origem e “Partner organization” para a conexão de destino.
Novo conector: seleção do tipo de conexão
3
Configurar os detalhes do conector
Digite um nome e uma descrição para o conector. Opcionalmente, marque “Turn it on” para ativar imediatamente.
Nome:Scribe signature outbound
Descrição:Scribe signature outbound
Nome e descrição do conector
4
Selecionar o uso do conector
Selecione “Only when I have a transport rule set up that redirects messages to this connector.”
Uso da seleção de conector
5
Configurar o roteamento
Selecione “Route email through these smart hosts” e adicione o seguinte host à lista:
smtp.server.scribe-mail.com
Configuração de roteamento com o smart host da Scribe
6
Configurar as restrições de segurança
Selecione “Always use Transport Layer Security (TLS) to secure the connection (recommended)” e depois:a. Selecione: “Issued by a trusted certificate authority (CA).”b. Marque: “Add the subject name or subject alternative name (SAN) matches this domain name.”c. Insira o seguinte no campo:
smtp.server.scribe-mail.com
Restrições de segurança: configuração de TLS
7
Validar o conector
Insira o seguinte como e-mail de teste e inicie a validação:
scribe-o365-test@scribe-mail.com
Às vezes a validação falha, mas você pode continuar sem validar sem problemas.
Configuração do e-mail de validação
8
Criar um conector de entrada
Na interface de administração do Exchange, acesse Mail flow → Connectors e clique em “Add connector.” Selecione a conexão em “Your organization’s email server” (a conexão será definida automaticamente como Office 365).
Novo conector de entrada: seleção do tipo de conexão
9
Configurar os detalhes do conector de entrada
Insira um nome e uma descrição. Você também pode marcar “Turn it on” para ativar o conector imediatamente.
Nome:Scribe signature inbound
Descrição:Scribe signature inbound
Nome e descrição do conector de entrada
10
Autenticar e-mail enviado
Selecione “By verifying that the IP address of the sending server matches one of the following IP addresses, which belong exclusively to your organization.”Adicione os dois IPs a seguir à lista:
15.236.243.144
51.44.50.107
Autenticação de e-mail enviado: verificação de IP
11
Criar uma regra de fluxo de e-mail
Na interface de administração do Exchange, acesse Mail flow → Rules.a. Clique em “Add a rule”b. Clique em “Create a new rule”
Página de regras: criar uma nova regra
12
Definir as condições da regra
Preencha o formulário da regra da seguinte forma:
Nome:Route outbound mail via Scribe Signature
Aplicar esta regra se: The sender → is external/internal → The sender is located “InOrganization”
Fazer o seguinte: Redirect the message to → the following connector → selecione “Scribe signature outbound”
Exceto se: The message headers → match these text patterns → o cabeçalho de mensagem X-Scribe-Processed corresponde a Processed
A exceção evita que a Scribe processe seus e-mails várias vezes.
Formulário de definição das condições da regra
13
Ativar a regra
Na próxima etapa, você pode manter as configurações da regra como estão. Revise a regra e salve. Na lista de regras, selecione a sua regra e ative.
Ative a regra de fluxo de e-mail
14
Configurar DKIM
Configure o DKIM dos seus domínios de envio para evitar que os e-mails caiam na caixa de spam e para não perder recursos como imagens e links.Clique em Configurar DKIM na Scribe para iniciar a configuração.
Perguntas mais comuns quando uma equipe de TI avalia esta integração.
Quais e-mails passam pela Scribe?
Apenas o que a regra de fluxo de e-mail identifica: mensagens cujo remetente está em InOrganization. E-mails vindos de fora do seu tenant nunca são redirecionados para a Scribe.A regra também tem uma exceção, definida ao preencher as condições da regra: mensagens já marcadas com o cabeçalho X-Scribe-Processed são ignoradas, para que nada seja processado duas vezes.
A conexão com a Scribe é criptografada?
Sim, nos dois sentidos, e a configuração garante isso. O conector de saída usa Always use Transport Layer Security (TLS), exige um certificado emitido por uma autoridade certificadora confiável e verifica se o nome do assunto ou o SAN corresponde a smtp.server.scribe-mail.com. O conector de entrada aceita e-mails de retorno apenas dos endereços IP da própria Scribe.
O que precisamos liberar no firewall?
Na saída, o conector direciona para o smart host da Scribe:
smtp.server.scribe-mail.com
Na entrada, a Scribe devolve as mensagens processadas a partir de dois endereços IP fixos, que são os únicos que o conector de entrada aceita:
15.236.243.14451.44.50.107
O roteamento pela Scribe afeta o SPF, o DKIM ou o DMARC?
Afeta o DKIM, e a etapa Configurar DKIM do guia é o que resolve isso. Inserir uma assinatura altera o corpo da mensagem, o que invalida a assinatura DKIM que o Exchange Online aplicou antes de a mensagem sair. Por isso, a Scribe assina a mensagem novamente na saída.Depois que o DKIM está configurado, duas coisas são adicionadas a cada mensagem processada:
Um novo DKIM-Signature, assinado com uma chave que a Scribe gera para o seu domínio e publica como um registro scribe._domainkey. Ele cobre os cabeçalhos From, To, Cc, Subject e Message-ID, além do corpo.
Uma cadeia ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature e ARC-Seal. Esses cabeçalhos registram os resultados de autenticação que a mensagem trazia quando a Scribe a recebeu, para que um servidor destinatário perceba que um intermediário autorizado a modificou, em vez de interpretar a alteração como adulteração.
O SPF não é afetado, porque o Exchange Online continua fazendo a entrega final e a mensagem chega ao destinatário a partir da própria infraestrutura de envio da Microsoft.A reassinatura só acontece quando o seu registro DKIM é validado, e por isso o guia trata essa etapa como obrigatória, e não opcional. Se pular, seus destinatários recebem mensagens cuja assinatura original deixou de ser verificável.
O que impede que uma mensagem seja processada duas vezes?
Duas coisas. A Scribe carimba cada mensagem que processa com um cabeçalho X-Scribe-Processed, e a regra de fluxo de mensagens tem uma exceção para mensagens cujos cabeçalhos correspondem a ele, de modo que uma mensagem que volta da Scribe não dispara mais o redirecionamento.Como segunda proteção, a Scribe verifica se o corpo já contém a assinatura antes de inserir uma. Uma mensagem que chega até ela duas vezes ainda sai com uma única assinatura.
A validação do conector falhou. A configuração está com problema?
Não necessariamente. A validação da Microsoft envia uma mensagem de teste para scribe-o365-test@scribe-mail.com e ela nem sempre é concluída, mesmo quando o roteamento está correto. Você pode salvar o conector e continuar. Em vez disso, confirme a configuração enviando um e-mail real depois que a regra de fluxo de mensagens estiver ativada e verifique se o destinatário vê a assinatura.
Por que os membros da equipe não veem a assinatura ao redigir?
Porque a assinatura é adicionada depois que a mensagem sai da caixa de correio, não na janela de redação. Pelo mesmo motivo, a cópia salva na pasta Itens Enviados do remetente é a versão anterior ao processamento pela Scribe, então também não mostra a assinatura. O destinatário sempre recebe a assinatura completa.Se a visibilidade na redação for importante para as suas equipes, conecte também a integração baseada em nuvem. Quando as duas estão conectadas, a Scribe usa a baseada em nuvem por padrão, para que os membros da equipe vejam a assinatura enquanto escrevem, e a instalação do lado do servidor continua cobrindo os clientes que a baseada em nuvem não alcança.
As respostas e os e-mails internos recebem uma assinatura diferente?
Sim, se você publicar essas variantes. As variantes de assinatura funcionam com a instalação do lado do servidor, e a Scribe escolhe uma ao processar cada mensagem:
De resposta, quando o assunto começa com um prefixo de resposta ou encaminhamento como Re:, Fw: ou Fwd:, incluindo os equivalentes localizados.
Interna, quando todos os destinatários estão no mesmo domínio que o remetente.
Principal em todos os outros casos.
O que a Scribe faz com o conteúdo dos nossos e-mails?
A Scribe insere a assinatura, reassina a mensagem e a devolve diretamente ao Exchange Online. Ela não age sobre o que os membros da equipe escrevem: os destinatários, o assunto, os anexos e o corpo do texto passam sem alteração.Os controles da Scribe em torno disso são verificados como parte do seu processo SOC 2 Type II. Consulte Segurança do produto e Segurança da infraestrutura para os detalhes que sua análise de segurança vai pedir, ou o Trust Center para as próprias certificações.
Como fazemos o rollback?
Desative a regra de fluxo de e-mail no centro de administração do Exchange. O e-mail volta a sair diretamente do Exchange Online, sem passar pela Scribe e sem assinatura adicionada. Os dois conectores podem permanecer no lugar, sem uso, até que você decida se vai removê-los.
