Aggiungi automaticamente le firme Scribe alle email Google Workspace del tuo team, da qualsiasi dispositivo, tramite i server sicuri di Scribe.
Installazione centralizzata con un clic. Nessuna azione richiesta ai collaboratori. Gli utenti non vedono le firme durante la composizione delle email. Le email vengono elaborate attraverso i server sicuri di Scribe per l’inserimento della firma.
Piattaforme supportate: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android
L’installazione lato server modifica il routing della posta, non le caselle dei tuoi collaboratori. Non viene installato nulla sui loro dispositivi e nessun componente aggiuntivo gira nel loro client di posta. La configurazione qui sotto aggiunge un passaggio al flusso di posta in uscita e la firma viene inserita in ciascun messaggio durante il transito.
Un collaboratore invia un’email. Gmail la accetta da qualsiasi client o dispositivo usato, quindi la stessa regola copre web, desktop, Apple Mail, iOS e Android. Sono coperti anche gli strumenti che inviano attraverso la casella di un collaboratore: le email di vendita di HubSpot, e qualsiasi altro CRM o sequencer collegato a Gmail, prendono la firma senza configurazione aggiuntiva, purché l’indirizzo mittente appartenga a un collaboratore di cui hai installato la firma. Uno strumento che invia dai propri server invece che tramite Gmail, come HubSpot marketing email, non raggiunge mai questa regola e non riceve alcuna firma.
Google Workspace instrada il messaggio verso Scribe. La regola di content compliance che crei qui sotto intercetta la posta in uscita e quella interna e la instrada verso l’host Scribe, smtp.server.scribe-mail.com, tramite TLS.
Scribe aggiunge la firma. Scribe inserisce la firma pubblicata del collaboratore, scegliendo la variante giusta per il contesto, poi rifirma il messaggio affinché resti autenticato dopo la modifica, e lo marca con un header X-Scribe-Processed.
Il messaggio torna a Google Workspace. Scribe lo restituisce tramite il servizio SMTP relay, configurato per accettare connessioni solo dai due indirizzi IP di Scribe e solo tramite TLS.
Google Workspace lo recapita. L’header X-Scribe-Processed impedisce che la regola di compliance intercetti il messaggio una seconda volta, così esce verso il destinatario come qualsiasi altro messaggio.
Scribe aggiunge la firma e i propri header: X-Scribe-Processed, un header di routing che indica al relay dove restituire il messaggio, un DKIM-Signature aggiornato, una catena ARC e l’Content-Type corrispondente al corpo riscritto. I destinatari, l’oggetto, gli allegati e il testo scritto dal tuo collaboratore vengono passati inalterati.
Questa è una funzionalità per utenti avanzati. Per configurare questa integrazione è necessario il supporto IT.
Gli utenti non vedono le firme durante la composizione di un’email.
Le tue email vengono elaborate attraverso i server sicuri di Scribe per installare le firme. Scribe non può leggere né modificare le tue email.
Puoi combinare l’integrazione cloud con l’integrazione server-side. Se entrambe sono attive, Scribe utilizza per impostazione predefinita l’integrazione cloud, in modo che gli utenti possano vedere le proprie firme durante la composizione delle email.
1
Aggiungere host
Per instradare le email attraverso i server sicuri di Scribe, crea un host in Google Workspace Gmail. In Google Admin, vai su Apps → Google Workspace → Gmail, poi clicca su ‘Hosts’.
Sezione Hosts di Gmail in Google Admin
2
Cliccare sul link "ADD ROUTE" e compilare il modulo
Compila il modulo con le seguenti informazioni:a. Nome: Scribeb. Seleziona: “Single host”c. Nome host o IP:
smtp.server.scribe-mail.com
d. Porta: 25e. Seleziona: le opzioni come nello screenshot qui sotto
Modulo di modifica del percorso email con la configurazione dell'host Scribe
3
Configurare il servizio di inoltro SMTP
Per ricevere le email da Scribe e instradarle ai destinatari, vai su Apps → Google Workspace → Gmail in Google Admin, poi clicca su ‘Routing’.
Sezione Routing di Gmail in Google Admin
4
Cliccare su Configure sotto "SMTP relay service"
Nella pagina successiva, clicca su Configure sotto “SMTP relay service”.
Pulsante Configure del servizio SMTP relay
5
Compilare il modulo di inoltro SMTP
Compila il modulo con le seguenti informazioni:a. Descrizione: Receive from Scribeb. Autenticazione: seleziona “Only accept mail from the specified IP addresses” Aggiungi:
15.236.243.144
e
51.44.50.107
c. Seleziona: “Require TLS encryption”d. Clicca su: “Save”
Modulo di configurazione del servizio di inoltro SMTP
6
Instradare le email attraverso l'Host creato
In Google Admin, vai a Apps → Google Workspace → Gmail, poi clicca su ‘Compliance’.
Sezione Compliance di Gmail in Google Admin
7
Cliccare su Configure sotto "Content compliance"
Nella pagina successiva, clicca su Configure sotto “Content compliance”.
Pulsante Configure di Content compliance
8
Compilare il modulo Content compliance
Compila il modulo come mostrato nello screenshot:a. Descrizione: Route to Scribeb. Seleziona: “Outbound” e “Internal - sending” in “Email messages to affect”c. Nella seconda voce di configurazione (“Add expressions…”), imposta la corrispondenza su “If ALL of the following match the message”, poi clicca su ADD e aggiungi queste due espressioni Advanced content match:
Location: Full headers, Match type: Does not contain text, Content: X-Scribe-Processed. In questo modo eviti l’elaborazione multipla della stessa email.
Location: Envelope sender, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Esclude le email di sistema come le ricevute di Google Forms (da forms-receipts-noreply@google.com), che l’inoltro SMTP di Google rifiuta se instradate tramite Scribe.
d. Nella terza voce di configurazione, cambia la rotta verso l’host creato nella parte 1 di questa guida.e. Seleziona: “Require secure transport (TLS)”f. Clicca: “Save”
Configurazione del modulo di conformità dei contenuti
9
Aggiungere l'espressione della regola di conformità
Nella finestra Compliance rule expression, aggiungi le informazioni come mostrato nello screenshot:Corrispondenza avanzata dei contenuti:
Location: Full headers
Match type: Not contains text
Content: X-Scribe-Processed
Finestra dell'espressione della regola di conformità
10
Configurare DKIM
Configura DKIM per i tuoi domini di invio per evitare che le email finiscano nello spam e non perdere risorse come immagini e link.Clicca su Configure DKIM in Scribe per avviare la configurazione.
Le domande che ricorrono più spesso quando un team IT esamina questa integrazione.
Quali email vengono instradate tramite Scribe?
Solo quelle che corrispondono alla regola di conformità dei contenuti: posta in uscita e posta interna della tua organizzazione. Nella regola sono integrate due esclusioni quando compili il modulo Content compliance.
I messaggi i cui header completi contengono già X-Scribe-Processed, così nulla viene elaborato due volte.
I messaggi il cui mittente envelope corrisponde a .*@google\.com$, che copre la posta di sistema di Google come le ricevute di Google Forms. L’SMTP relay di Google rifiuta quella posta se viene instradata tramite Scribe.
La posta in entrata proveniente dall’esterno della tua organizzazione non viene mai instradata a Scribe.
La connessione a Scribe è cifrata?
Sì, in entrambe le direzioni, e la configurazione lo impone. La regola di conformità usa Require secure transport (TLS) quando consegna la posta a Scribe, e il servizio di relay SMTP usa Require TLS encryption quando Scribe la restituisce.
Cosa dobbiamo consentire attraverso il firewall?
In uscita, il flusso di posta si connette all’host Scribe sulla porta 25:
smtp.server.scribe-mail.com
In entrata, Scribe restituisce la posta elaborata da due indirizzi IP fissi, gli unici che il servizio di relay SMTP è configurato ad accettare:
15.236.243.14451.44.50.107
L'instradamento tramite Scribe influisce su SPF, DKIM o DMARC?
Influisce su DKIM, e il passaggio Configure DKIM della guida è ciò che se ne occupa. L’inserimento di una firma modifica il corpo del messaggio, il che invalida la firma DKIM applicata da Google Workspace prima che il messaggio uscisse. Scribe quindi rifirma il messaggio in uscita.Una volta configurato DKIM, a ogni messaggio elaborato vengono aggiunti due elementi:
Una nuova DKIM-Signature, firmata con una chiave che Scribe genera per il tuo dominio e pubblica come record scribe._domainkey. Copre le intestazioni From, To, Cc, Subject e Message-ID insieme al corpo.
Una catena ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature e ARC-Seal. Registrano i risultati di autenticazione che il messaggio portava con sé al momento della ricezione da parte di Scribe, così un server ricevente può capire che un intermediario autorizzato lo ha modificato, invece di interpretare la modifica come manomissione.
SPF non è interessato, perché Google Workspace effettua comunque la consegna finale e il messaggio raggiunge il destinatario dall’infrastruttura di invio di Google.La rifirma avviene solo dopo la convalida del record DKIM: per questo la guida tratta quel passaggio come obbligatorio e non facoltativo. Se lo salti, i destinatari ricevono email la cui firma originale non è più verificabile.
Cosa impedisce che un messaggio venga elaborato due volte?
Due meccanismi. Scribe marca ogni messaggio gestito con un’intestazione X-Scribe-Processed e la regola di conformità dei contenuti intercetta solo i messaggi le cui intestazioni complete non la contengono. Un messaggio che torna da Scribe non corrisponde più alla regola e viene consegnato normalmente.Come seconda protezione, Scribe verifica se il corpo del messaggio contiene già la firma prima di inserirne una. Un messaggio che lo raggiunge due volte esce comunque con una sola firma.
Perché i collaboratori non vedono la firma durante la composizione?
Perché la firma viene aggiunta dopo che il messaggio ha lasciato la casella di posta, non nella finestra di composizione. Per lo stesso motivo, la copia salvata nella cartella Inviati del mittente è la versione precedente all’elaborazione di Scribe e quindi non mostra la firma. Il destinatario riceve sempre la firma completa.Se la visibilità in fase di composizione è importante per i tuoi team, collega anche l’integrazione cloud. Quando entrambe sono attive, Scribe usa per impostazione predefinita quella cloud, così i collaboratori vedono la propria firma mentre scrivono, e la modalità server-side continua a coprire i client che quella cloud non riesce a raggiungere.
Le risposte e le email interne ricevono una firma diversa?
Sì, se le pubblichi. Le varianti della firma funzionano con l’installazione server-side e Scribe ne sceglie una mentre elabora ogni messaggio:
In risposta, quando l’oggetto inizia con un prefisso di risposta o inoltro come Re:, Fw: o Fwd:, inclusi gli equivalenti localizzati.
Interna, quando tutti i destinatari sono sullo stesso dominio del mittente.
Principale in ogni altro caso.
Cosa fa Scribe con il contenuto delle nostre email?
Scribe inserisce la firma, rifirma il messaggio e lo restituisce direttamente a Google Workspace. Non agisce su ciò che i tuoi collaboratori scrivono: destinatari, oggetto, allegati e corpo del testo passano invariati.I controlli di Scribe su questo aspetto sono verificati nell’ambito del suo processo SOC 2 Type II. Consulta Sicurezza del prodotto e Sicurezza dell’infrastruttura per i dettagli richiesti dalla tua verifica di sicurezza, oppure il Trust Center per le certificazioni.
Come si torna indietro?
Disattiva la regola di conformità dei contenuti in Google Admin. La posta esce di nuovo direttamente da Google Workspace, senza passaggio da Scribe e senza aggiunta della firma. Le voci host e SMTP relay possono restare al loro posto, inutilizzate, finché non decidi se rimuoverle.
