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Installazione centralizzata con un clic. Nessuna azione richiesta ai collaboratori. Gli utenti non vedono le firme durante la composizione delle email. Le email vengono elaborate attraverso i server sicuri di Scribe per l’inserimento della firma.
Piattaforme supportate: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

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Come funziona

L’installazione lato server modifica il routing della posta, non le caselle dei tuoi collaboratori. Non viene installato nulla sui loro dispositivi e nessun componente aggiuntivo gira nel loro client di posta. La configurazione qui sotto aggiunge un passaggio al flusso di posta in uscita e la firma viene inserita in ciascun messaggio durante il transito.
  1. Un collaboratore invia un’email. Gmail la accetta da qualsiasi client o dispositivo utilizzato, quindi la stessa regola copre web, desktop, Apple Mail, iOS e Android. Sono coperti anche gli strumenti che inviano tramite la casella di posta di un collaboratore: le email di vendita di HubSpot, così come qualsiasi altro CRM o sequencer collegato a Gmail, ricevono la firma senza alcuna configurazione aggiuntiva, purché l’indirizzo del mittente (From) appartenga a un collaboratore di cui hai installato la firma. Uno strumento che invia dai propri server anziché tramite Gmail, come le email marketing di HubSpot, non raggiunge mai questa regola e non riceve alcuna firma.
  2. Google Workspace instrada il messaggio verso Scribe. La regola di conformità dei contenuti che crei qui sotto intercetta la posta in uscita e la posta interna in uscita e la instrada verso l’host Scribe, smtp.server.scribe-mail.com, tramite TLS.
  3. Scribe aggiunge la firma. Scribe inserisce la firma pubblicata del collaboratore, scegliendo la variante giusta per il contesto, poi firma di nuovo il messaggio affinché superi l’autenticazione anche dopo la modifica, e vi applica un’intestazione X-Scribe-Processed.
  4. Il messaggio torna a Google Workspace. Scribe lo restituisce tramite il servizio di inoltro SMTP, configurato per accettare connessioni solo dai due indirizzi IP di Scribe e solo tramite TLS.
  5. Google Workspace lo recapita. L’intestazione X-Scribe-Processed impedisce alla regola di conformità di intercettare il messaggio una seconda volta, quindi viene recapitato al destinatario come qualsiasi altro messaggio.
Scribe aggiunge la firma e i propri header: X-Scribe-Processed, un header di routing che indica al relay dove restituire il messaggio, un DKIM-Signature aggiornato, una catena ARC e l’Content-Type corrispondente al corpo riscritto. I destinatari, l’oggetto, gli allegati e il testo scritto dal tuo collaboratore vengono passati inalterati.

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Guida all’installazione

Questa è una funzionalità per utenti avanzati. Per configurare questa integrazione è necessario il supporto IT.
  • Gli utenti non vedono le firme durante la composizione di un’email.
  • Le tue email vengono elaborate attraverso i server sicuri di Scribe per installare le firme. Scribe non può leggere né modificare le tue email.
  • Puoi combinare l’integrazione cloud con l’integrazione server-side. Se entrambe sono attive, Scribe utilizza per impostazione predefinita l’integrazione cloud, in modo che gli utenti possano vedere le proprie firme durante la composizione delle email.
1

Aggiungere host

Per instradare le email attraverso i server sicuri di Scribe, crea un host in Google Workspace Gmail. In Google Admin, vai su Apps → Google Workspace → Gmail, poi clicca su ‘Hosts’.
Sezione Hosts di Gmail in Google Admin

Sezione Hosts di Gmail in Google Admin

2

Cliccare sul link "ADD ROUTE" e compilare il modulo

Compila il modulo con le seguenti informazioni:a. Nome: Scribeb. Seleziona: “Single host”c. Nome host o IP:
d. Porta: 25e. Seleziona: le opzioni come nello screenshot qui sotto
Modulo di modifica del percorso email con la configurazione dell'host Scribe

Modulo di modifica del percorso email con la configurazione dell'host Scribe

3

Configurare il servizio di inoltro SMTP

Per ricevere le email da Scribe e instradarle ai destinatari, vai su Apps → Google Workspace → Gmail in Google Admin, poi clicca su ‘Routing’.
Sezione Routing di Gmail in Google Admin

Sezione Routing di Gmail in Google Admin

4

Cliccare su Configure sotto "SMTP relay service"

Nella pagina successiva, clicca su Configure sotto “SMTP relay service”.
Pulsante Configura del servizio di inoltro SMTP

Pulsante Configure del servizio SMTP relay

5

Compilare il modulo di inoltro SMTP

Compila il modulo con le seguenti informazioni:a. Descrizione: Receive from Scribeb. Autenticazione: seleziona “Only accept mail from the specified IP addresses” Aggiungi:
e
c. Seleziona: “Require TLS encryption”d. Clicca su: “Save”
Modulo di configurazione del servizio di inoltro SMTP

Modulo di configurazione del servizio di inoltro SMTP

6

Instradare le email attraverso l'Host creato

In Google Admin, vai a Apps → Google Workspace → Gmail, poi clicca su ‘Compliance’.
Sezione Compliance di Gmail in Google Admin

Sezione Compliance di Gmail in Google Admin

7

Cliccare su Configure sotto "Content compliance"

Nella pagina successiva, clicca su Configure sotto “Content compliance”.
Pulsante Configure di Content compliance

Pulsante Configure di Content compliance

8

Compilare il modulo Content compliance

Compila il modulo come mostrato nello screenshot:a. Descrizione: Route to Scribeb. Seleziona: “Outbound messages” e “Internal outbound messages” in “Email messages to affect”c. Nel secondo elemento di configurazione (“Add expressions…”), imposta la corrispondenza su “If ALL of the following match the message”, poi fai clic su ADD e aggiungi queste tre espressioni di tipo Advanced content match:
  • Posizione: Intestazioni complete, Tipo di corrispondenza: Non contiene testo, Contenuto: X-Scribe-Processed. Questo evita che la tua email venga elaborata più volte.
  • Posizione: Mittente della busta, Tipo di corrispondenza: Non corrisponde all’espressione regolare, Espressione regolare: .*@google\.com$. Questo esclude le email di sistema, come le ricevute di Google Forms (da forms-receipts-noreply@google.com), che il relay SMTP di Google rifiuta se instradate tramite Scribe.
  • Posizione: Intestazione del mittente, Tipo di corrispondenza: Non corrisponde all’espressione regolare, Espressione regolare: .*@google\.com$. Questo esclude le email inviate da Google per conto di un collaboratore, come i promemoria di Google Calendar. Il mittente della busta è il collaboratore, quindi l’espressione precedente non le intercetta, ma il loro indirizzo From è calendar-notification@google.com. Se instradate tramite Scribe, queste email non superano la verifica dei criteri DMARC di google.com: il promemoria viene rifiutato e il collaboratore riceve invece una notifica di mancata consegna.
Google mostra per prima l’espressione più recente, quindi, una volta aggiunte tutte e tre, la tabella riporta nell’ordine Intestazione del mittente, Mittente della busta, Intestazioni complete, come nello screenshot qui sotto.d. Nella terza voce di configurazione, modifica la route impostando l’host che hai creato nella parte 1 di questa guida.e. Seleziona: “Require secure transport (TLS)”f. Fai clic su: “Save”
Configurazione del modulo di conformità dei contenuti

Content compliance form configuration

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Aggiungere le espressioni della regola di conformità

Ogni espressione viene aggiunta in una finestra di dialogo dedicata per le espressioni della regola di conformità. Per la prima, inserisci le informazioni come mostrato nello screenshot:Corrispondenza avanzata dei contenuti:
  • Posizione: Intestazioni complete
  • Tipo di corrispondenza: Non contiene testo
  • Contenuto: X-Scribe-Processed
Finestra di dialogo dell'espressione della regola di conformità con verifica dell'intestazione X-Scribe-Processed

Compliance rule expression modal

Aggiungi le altre due allo stesso modo: Location “Envelope sender” per una e “Sender header” per l’altra, entrambe con Match type “Does not match regex” e la regexp .*@google\.com$.
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Configurare DKIM

Configura DKIM per i tuoi domini di invio per evitare che le email finiscano nella cartella spam e che manchino risorse come immagini e link.Fai clic su Configure DKIM in Scribe per avviare la configurazione.
Pulsante Configure DKIM in Scribe

Pulsante Configure DKIM in Scribe

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Installare le firme del team

Dall’elenco delle firme, installa tutte le firme in una sola volta per i tuoi collaboratori oppure installale una alla volta per un rollout progressivo.
Elenco delle firme di Scribe con il pulsante Install Signatures

Elenco delle firme di Scribe con il pulsante Install Signatures

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FAQ IT e sicurezza

Le domande più frequenti quando un team IT valuta questa integrazione.
Solo quelle che corrispondono alla regola di conformità dei contenuti: la posta in uscita e la posta interna in uscita della tua organizzazione. Quando compili il modulo di conformità dei contenuti, nella regola sono integrate tre esclusioni.
  • I messaggi le cui intestazioni complete contengono già X-Scribe-Processed, così nulla viene elaborato due volte.
  • I messaggi il cui mittente della busta corrisponde a .*@google\.com$, che copre la posta di sistema di Google come le ricevute di Google Forms. Il relay SMTP di Google rifiuta questa posta se passa attraverso Scribe.
  • I messaggi il cui indirizzo From corrisponde a .*@google\.com$, che copre la posta inviata da Google per conto di un collaboratore, come i promemoria di Google Calendar. Scribe non può firmare per google.com, quindi questa posta non supera la policy DMARC di google.com se passa attraverso Scribe.
La posta in arrivo dall’esterno della tua organizzazione non viene mai instradata verso Scribe.Se la tua regola è stata creata prima che la terza esclusione facesse parte di questa guida, i collaboratori potrebbero ricevere notifiche di mancato recapito per i promemoria di Calendar con il testo 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Modifica la regola in Google Admin e aggiungi l’espressione dell’intestazione Sender per bloccarle.
Sì, in entrambe le direzioni, e la configurazione lo impone. La regola di conformità usa Require secure transport (TLS) quando consegna la posta a Scribe, e il servizio di inoltro SMTP usa Require TLS encryption quando Scribe la restituisce.
In uscita, il tuo flusso di posta si connette all’host di Scribe sulla porta 25:
In entrata, Scribe restituisce la posta elaborata da due indirizzi IP fissi, gli unici che il servizio di inoltro SMTP è configurato per accettare:
Influisce su DKIM, ed è il passaggio Configure DKIM della guida a gestirlo. L’inserimento di una firma modifica il corpo del messaggio, invalidando la firma DKIM applicata da Google Workspace prima dell’invio. Per questo Scribe firma di nuovo il messaggio quando lo rimanda in uscita.Una volta configurato DKIM, a ogni messaggio elaborato vengono aggiunti due elementi:
  • Una nuova DKIM-Signature, firmata con una chiave che Scribe genera per il tuo dominio e pubblicata come record scribe._domainkey. Copre le intestazioni From, To, Cc, Subject e Message-ID oltre al corpo.
  • Una catena ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature e ARC-Seal. Registrano i risultati di autenticazione che il messaggio riportava quando Scribe l’ha ricevuto, così un server di destinazione può capire che è stato modificato da un intermediario autorizzato, invece di interpretare la modifica come una manomissione.
L’SPF non cambia, perché è sempre Google Workspace a effettuare la consegna finale e il messaggio raggiunge il destinatario dall’infrastruttura di invio di Google.La nuova firma DKIM viene applicata solo dopo la convalida del tuo record DKIM: per questo la guida considera quel passaggio obbligatorio e non facoltativo. Se lo salti, i tuoi destinatari ricevono messaggi la cui firma originale non è più verificabile.
Due cose. Scribe aggiunge a ogni messaggio che gestisce un’intestazione X-Scribe-Processed, e la regola di conformità dei contenuti si applica solo ai messaggi le cui intestazioni complete non la contengono: così un messaggio che torna da Scribe non corrisponde più alla regola e viene consegnato normalmente.Come seconda protezione, prima di inserire la firma Scribe verifica se il corpo del messaggio la contiene già. Un messaggio che arriva due volte parte comunque con una sola firma.
Perché la firma viene aggiunta dopo che il messaggio ha lasciato la casella di posta, non nella finestra di composizione. Per lo stesso motivo, la copia salvata nella cartella Posta inviata del mittente è la versione precedente all’elaborazione di Scribe, quindi non mostra la firma. Il destinatario riceve sempre la firma completa.Se per i tuoi team è importante vedere la firma durante la composizione, collega anche l’integrazione cloud. Quando entrambe sono collegate, Scribe usa per impostazione predefinita l’integrazione cloud, così i collaboratori vedono la propria firma mentre scrivono, e l’installazione lato server continua a coprire i client che l’integrazione cloud non raggiunge.
Sì, se le pubblichi. Le varianti di firma funzionano con l’installazione lato server, e Scribe ne sceglie una mentre elabora ciascun messaggio:
  • In risposta, quando l’oggetto inizia con un prefisso di risposta o di inoltro come Re:, Fw: o Fwd:, compresi gli equivalenti localizzati.
  • Interna, quando tutti i destinatari sono sullo stesso dominio del mittente.
  • Principale in tutti gli altri casi.
Scribe inserisce la firma, firma nuovamente il messaggio e lo restituisce subito a Google Workspace. Non interviene su ciò che scrivono i vostri collaboratori: destinatari, oggetto, allegati e testo del messaggio passano invariati.I controlli che Scribe applica in questo ambito sono verificati nel suo processo SOC 2 Type II. Consultate Sicurezza del prodotto e Sicurezza dell’infrastruttura per i dettagli richiesti dalla vostra revisione di sicurezza, oppure il Trust Center per le certificazioni.
Disattivate la regola di conformità dei contenuti in Google Admin. La posta torna così a uscire direttamente da Google Workspace, senza passare da Scribe e senza aggiunta di firma. Le voci host e relay SMTP possono restare configurate, inutilizzate, finché non decidete se rimuoverle.

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