Hopp til hovedinnhold
Sentralisert installasjon med ett klikk. Ingen handling kreves fra teammedlemmer. Brukerne ser ikke signaturer når de skriver e-post. E-postene dine behandles gjennom Scribes sikre servere for å sette inn signaturer.
Støttede plattformer: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

​
Slik fungerer det

Serverside-installasjon endrer e-postrutingen din, ikke postkassene til kollegaene dine. Ingenting installeres på enhetene deres, og ingen tilleggsmodul kjører i e-postklienten. I stedet legger oppsettet nedenfor til ett ekstra ledd i den utgående e-postflyten, og signaturen legges til hver melding mens den er i transitt.
  1. En kollega sender en e-post. Gmail tar imot den uansett hvilken klient eller enhet vedkommende har brukt, så den samme regelen gjelder for nett, skrivebord, Apple Mail, iOS og Android. Verktøy som sender via en kollegas postkasse, dekkes også: salgs-e-poster fra HubSpot og alle andre CRM-systemer eller sekvensverktøy som er koblet til Gmail, får signaturen uten ekstra oppsett, så lenge avsenderadressen tilhører en kollega som har fått installert signaturen sin. Et verktøy som sender fra egne servere i stedet for via Gmail, for eksempel markedsførings-e-post fra HubSpot, når aldri frem til denne regelen og får ingen signatur.
  2. Google Workspace sender meldingen videre til Scribe. Regelen for innholdssamsvar som du oppretter nedenfor, fanger opp utgående og intern utgående e-post og videresender den til Scribe-verten, smtp.server.scribe-mail.com, over TLS.
  3. Scribe legger til signaturen. Scribe setter inn kollegaens publiserte signatur og velger riktig variant ut fra konteksten. Deretter signeres meldingen på nytt slik at den fortsatt autentiseres etter endringen, og den merkes med en X-Scribe-Processed-header.
  4. Meldingen sendes tilbake til Google Workspace. Scribe leverer den tilbake via SMTP-relétjenesten, som er konfigurert til kun å godta tilkoblinger fra Scribes to IP-adresser og kun over TLS.
  5. Google Workspace leverer meldingen. X-Scribe-Processed-headeren hindrer at samsvarsregelen slår inn en gang til, slik at meldingen sendes til mottakeren på samme måte som alle andre meldinger.
Scribe legger til signaturen og sine egne headere: X-Scribe-Processed, en ruting-header som forteller reléet hvor meldingen skal leveres tilbake, en oppdatert DKIM-Signature, en ARC-kjede og Content-Type som samsvarer med den omskrevne meldingsteksten. Mottakerne dine, emnet, vedleggene og teksten kollegaen din skrev, sendes videre uendret.

​
Installasjonsveiledning

Dette er en funksjon for avanserte brukere. Det kreves IT-støtte for å sette opp denne integrasjonen.
  • Brukere ser ikke signaturer når de skriver en e-post.
  • E-postene dine behandles gjennom Scribes sikre servere for å installere signaturer. Scribe kan ikke lese eller redigere e-postene dine.
  • Du kan kombinere skybasert integrasjon med server-side integrasjon. Hvis begge er tilkoblet, bruker Scribe som standard skybasert integrasjon slik at brukere kan se signaturene sine når de skriver e-poster.
1

Add host

For å rute e-poster gjennom Scribes sikre servere må du opprette en vert i Google Workspace Gmail. I Google Admin går du til Apps → Google Workspace → Gmail, og klikker deretter på ‘Hosts’.
Google Admin Gmail Hosts section

Google Admin Gmail Hosts section

2

Click the "ADD ROUTE" link and fill in the form

Fyll ut skjemaet med følgende informasjon:a. Navn: Scribeb. Velg: “Single host”c. Vertsnavn eller IP:
d. Port: 25e. Velg: alternativene som vist i skjermbildet nedenfor
Edit mail route form with Scribe host configuration

Edit mail route form with Scribe host configuration

3

Configure the SMTP relay service

For å motta e-poster tilbake fra Scribe for ruting til mottakere, går du til Apps → Google Workspace → Gmail i Google Admin, og klikker deretter på ‘Routing’.
Google Admin Gmail Routing section

Google Admin Gmail Routing section

4

Click Configure under "SMTP relay service"

På neste side klikker du på Configure under “SMTP relay service”.
Konfigurer-knapp for SMTP-reléteneste

SMTP relay service Configure button

5

Fyll ut skjemaet for SMTP-relé

Fyll ut skjemaet med følgende informasjon:a. Beskrivelse: Motta fra Scribeb. Autentisering: Kryss av for “Only accept mail from the specified IP addresses” Legg til:
og
c. Velg: “Require TLS encryption”d. Klikk: “Save”
Konfigurasjonsskjema for SMTP-reléteneste

Konfigurasjonsskjema for SMTP-reléteneste

6

Rut e-postene dine gjennom den opprettede verten

I Google Admin går du til Apps → Google Workspace → Gmail, og klikker deretter på ‘Compliance’.
Google Admin Gmail Compliance-seksjonen

Google Admin Gmail Compliance-seksjonen

7

Klikk på Configure under "Content compliance"

På neste side klikker du på Configure under “Content compliance”.
Configure-knapp for Content compliance

Configure-knapp for Content compliance

8

Fyll ut skjemaet for Content compliance

Fyll ut skjemaet som vist i skjermbildet:a. Beskrivelse: Rut til Scribeb. Velg: “Outbound messages” og “Internal outbound messages” under “Email messages to affect”c. I det andre konfigurasjonselementet (“Add expressions…”) setter du samsvar til “If ALL of the following match the message”, klikker deretter på ADD og legger til disse tre uttrykkene for avansert innholdssamsvar:
  • Plassering: Alle meldingshoder, Samsvartype: Inneholder ikke tekst, Innhold: X-Scribe-Processed. Dette hindrer at e-posten din behandles flere ganger.
  • Plassering: Konvoluttavsender, Samsvartype: Samsvarer ikke med regulært uttrykk, Regulært uttrykk: .*@google\.com$. Dette utelukker systemmeldinger, som kvitteringer fra Google Forms (fra forms-receipts-noreply@google.com), som Googles SMTP-relé avviser hvis de rutes gjennom Scribe.
  • Plassering: Avsenderhode, Samsvartype: Samsvarer ikke med regulært uttrykk, Regulært uttrykk: .*@google\.com$. Dette utelukker e-post som Google sender på vegne av en kollega, for eksempel påminnelser fra Google Calendar. Konvoluttavsenderen er kollegaen, så det forrige uttrykket fanger ikke opp disse meldingene, men Fra-adressen er calendar-notification@google.com. Hvis de rutes gjennom Scribe, bryter de DMARC-policyen for google.com: Påminnelsen avvises, og kollegaen får en returmelding i stedet.
Google viser det nyeste uttrykket først. Når alle tre er lagt til, viser tabellen derfor Avsenderhode, Konvoluttavsender og Alle meldingshoder, som i skjermbildet nedenfor.d. I det tredje konfigurasjonselementet endrer du ruten til verten du opprettet i del 1 av denne veiledningen.e. Velg: “Require secure transport (TLS)”f. Klikk på: “Save”
Konfigurasjon av skjemaet for innholdssamsvar

Content compliance form configuration

9

Legg til uttrykkene for samsvarsregelen

Hvert uttrykk legges til i en egen dialogboks for uttrykk for samsvarsregelen. For det første uttrykket legger du til informasjonen som vist i skjermbildet:Avansert innholdssamsvar:
  • Plassering: Alle meldingshoder
  • Samsvartype: Inneholder ikke tekst
  • Innhold: X-Scribe-Processed
Dialogboks for uttrykk for samsvarsregelen med kontroll av meldingshodet X-Scribe-Processed

Compliance rule expression modal

Legg til de to andre på samme måte: Location “Envelope sender” for den ene og “Sender header” for den andre, begge med Match type “Does not match regex” og regex-uttrykket .*@google\.com$.
10

Konfigurer DKIM

Konfigurer DKIM for avsenderdomenene dine for å holde e-postene unna søppelpostmapper og unngå manglende elementer som bilder og lenker.Klikk på Configure DKIM i Scribe for å starte konfigurasjonen.
Knappen Configure DKIM i Scribe

Knappen Configure DKIM i Scribe

11

Installer teamsignaturer

Fra signaturlisten kan du installere alle signaturene for kollegene dine på én gang eller installere dem én etter én for en gradvis utrulling.
Signaturlisten i Scribe med knappen Install Signatures

Signaturlisten i Scribe med knappen Install Signatures

​
Vanlige spørsmål om IT og sikkerhet

Spørsmålene som oftest dukker opp når et IT-team vurderer denne integrasjonen.
Bare det regelen for innholdssamsvar fanger opp: utgående og intern utgående e-post fra organisasjonen din. Tre unntak bygges inn i regelen når du fyller ut skjemaet Content compliance.
  • Meldinger der de fullstendige hodene allerede inneholder X-Scribe-Processed, slik at ingenting behandles to ganger.
  • Meldinger der konvoluttavsenderen samsvarer med .*@google\.com$, noe som dekker systemmeldinger fra Google, for eksempel kvitteringer fra Google Forms. Googles SMTP-relé avviser slik e-post hvis den sendes gjennom Scribe.
  • Meldinger der Fra-adressen samsvarer med .*@google\.com$, noe som dekker e-post Google sender på vegne av en kollega, for eksempel påminnelser fra Google Calendar. Scribe kan ikke signere for google.com, så slik e-post består ikke DMARC-policyen til google.com hvis den sendes gjennom Scribe.
Innkommende e-post fra utenfor organisasjonen din blir aldri rutet til Scribe.Hvis regelen din ble opprettet før den tredje unntaksregelen ble lagt til i denne veiledningen, kan kolleger få returmeldinger for kalenderpåminnelsene sine med teksten 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Rediger regelen i Google Admin og legg til uttrykket for Sender-headeren for å stoppe dem.
Ja, i begge retninger, og oppsettet håndhever det. Samsvarsregelen bruker Require secure transport (TLS) når den overleverer e-post til Scribe, og SMTP-relétjenesten bruker Require TLS encryption når Scribe sender den tilbake.
Utgående kobler e-postflyten din seg til Scribe-verten på port 25:
Inngående returnerer Scribe behandlet e-post fra to faste IP-adresser, som er de eneste SMTP-relétjenesten er konfigurert til å godta:
Det påvirker DKIM, og det er trinnet Konfigurer DKIM i veiledningen som håndterer dette. Når en signatur settes inn, endres meldingsteksten, noe som ugyldiggjør DKIM-signaturen Google Workspace la til før meldingen ble sendt. Scribe signerer derfor meldingen på nytt på vei ut igjen.Når DKIM er konfigurert, legges to ting til i hver behandlede melding:
  • En ny DKIM-Signature, signert med en nøkkel Scribe genererer for domenet ditt og publisert som en scribe._domainkey-post. Den dekker headerne From, To, Cc, Subject og Message-ID i tillegg til meldingsteksten.
  • En ARC-kjede (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature og ARC-Seal. Disse registrerer autentiseringsresultatene meldingen hadde da Scribe mottok den, slik at en mottakerserver kan se at en autorisert mellomledd har endret den, i stedet for å tolke endringen som manipulering.
SPF påvirkes ikke, fordi Google Workspace fortsatt står for den endelige leveringen, og meldingen når mottakeren din fra Googles egen sendeinfrastruktur.Ny signering skjer først når DKIM-posten din er validert, og derfor behandler veiledningen dette trinnet som obligatorisk og ikke valgfritt. Hopper du over det, mottar mottakerne e-post der den opprinnelige signaturen ikke lenger kan verifiseres.
To ting. Scribe merker hver melding den håndterer med headeren X-Scribe-Processed, og regelen for innholdssamsvar treffer bare meldinger der de fullstendige headerne ikke inneholder den. En melding som kommer tilbake fra Scribe, treffer dermed ikke lenger regelen og leveres som normalt.Som en ekstra sikring sjekker Scribe om meldingsteksten allerede inneholder signaturen før den setter inn en. En melding som når frem to ganger, sendes likevel ut med bare én signatur.
Fordi signaturen legges til etter at meldingen har forlatt postkassen, ikke i skrivevinduet. Av samme grunn er kopien som lagres i avsenderens Sendt-mappe, versjonen fra før Scribe behandlet den, så den viser heller ikke signaturen. Mottakeren får alltid hele signaturen.Hvis det er viktig for teamene dine å se signaturen mens de skriver, kan du også koble til den skybaserte integrasjonen. Når begge er tilkoblet, bruker Scribe den skybaserte integrasjonen som standard, slik at kollegaer ser signaturen sin mens de skriver, mens den serverbaserte fortsetter å dekke klientene som den skybaserte ikke når.
Ja, hvis du publiserer dem. Signaturvarianter fungerer med serverbasert installasjon, og Scribe velger én når den behandler hver melding:
  • Ved svar, når emnet starter med et svar- eller videresendingsprefiks som Re:, Fw: eller Fwd:, inkludert de lokaliserte variantene.
  • Intern, når alle mottakerne er på samme domene som avsenderen.
  • Primær i alle andre tilfeller.
Scribe setter inn signaturen, signerer meldingen på nytt og sender den rett tilbake til Google Workspace. Scribe gjør ingenting med det kollegaene dine skriver: mottakerne, emnet, vedleggene og brødteksten sendes videre uendret.Scribes kontroller på dette området verifiseres som en del av SOC 2 Type II-prosessen. Se Produktsikkerhet og Infrastruktursikkerhet for detaljene sikkerhetsgjennomgangen deres vil etterspørre, eller Trust Center for selve sertifiseringene.
Deaktiver regelen for innholdssamsvar i Google Admin. E-post sendes da igjen direkte fra Google Workspace, uten omvei via Scribe og uten at det legges til noen signatur. Verts- og SMTP-relé-oppføringene kan bli stående, ubrukt, til du bestemmer deg for om de skal fjernes.

​
Relaterte artikler