Sett opp distribusjon av e-postsignaturer på tjenersiden for Microsoft 365. E-poster rutes gjennom Scribes sikre servere for å legge til signaturer fra alle enheter eller klienter.
Installasjon på tjenersiden legger automatisk til signaturer i e-poster fra alle enheter eller klienter.
Sentralisert installasjon med ett klikk. Ingen handling kreves fra teammedlemmer. Brukere ser ikke signaturer når de skriver e-poster. E-postene dine behandles gjennom Scribes sikre servere for innsetting av signaturer.
Støttede plattformer: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android
Installasjon på serversiden endrer e-postrutingen din, ikke innboksene til kollegene dine. Ingenting installeres på enhetene deres, og ingen tilleggsmodul kjører i e-postklienten. I stedet legger oppsettet nedenfor til ett ekstra ledd i utgående e-postflyt, og signaturen legges til hver melding mens den er under overføring.
En kollega sender en e-post. Exchange Online tar imot den fra hvilken som helst klient eller enhet de brukte, slik at den samme regelen dekker web, skrivebord, Apple Mail, iOS og Android. Verktøy som sender via en kollegas postboks er også dekket: HubSpot-salgs-e-poster, og alle andre CRM- eller sekvenseringsverktøy som er koblet til postboksen, plukker opp signaturen uten ekstra oppsett, så lenge Fra-adressen tilhører en kollega hvis signatur du har installert. Et verktøy som sender fra sine egne servere i stedet for gjennom Exchange Online, for eksempel HubSpot markedsførings-e-post, når aldri denne regelen og får ingen signatur.
Exchange Online ruter meldingen til Scribe. E-postflytregelen du oppretter nedenfor matcher avsendere som befinner seg innenfor organisasjonen din og omdirigerer dem til den utgående koblingen, som ruter til smartverten smtp.server.scribe-mail.com over TLS.
Scribe legger til signaturen. Scribe setter inn kollegaens publiserte signatur, velger riktig variant for konteksten, signerer deretter meldingen på nytt slik at den fortsatt autentiseres etter endringen, og stempler den med en X-Scribe-Processed-header.
Meldingen returnerer til Exchange Online. Scribe leverer den tilbake gjennom den innkommende koblingen, som er konfigurert til å bare akseptere tilkoblinger fra Scribes to IP-adresser.
Exchange Online leverer den.X-Scribe-Processed-headeren matcher regelens unntak, så regelen utløses ikke en gang til, og meldingen sendes ut til mottakeren på samme måte som enhver annen melding.
Scribe legger til signaturen og sine egne headere: X-Scribe-Processed, en rutingheader som forteller reléet hvor meldingen skal leveres tilbake, en oppdatert DKIM-Signature, en ARC-kjede, og Content-Type som samsvarer med den omskrevne meldingsteksten. Mottakerne dine, emnet, vedleggene og teksten kollegaen din skrev, sendes videre uendret.
Dette er en funksjon for avanserte brukere. IT-støtte kreves for å sette opp denne integrasjonen.
Brukere ser ikke signaturer når de skriver en e-post.
E-postene dine behandles gjennom Scribes sikre servere for å installere signaturer. Scribe kan ikke lese eller redigere e-postene dine.
Du kan kombinere skybasert integrasjon med server-side-integrasjon. Hvis begge er tilkoblet, bruker Scribe som standard skybasert integrasjon slik at brukerne kan se signaturene sine når de skriver e-poster.
Microsoft 365-administratortilgang (Exchange administrasjonssenter)
Minst én signatur opprettet i Scribe
Oppsettet består av fire deler: opprette en utgående kobling, opprette en innkommende kobling, opprette en e-postflytregel og konfigurere DKIM.
1
Opprett en utgående kobling
For å rute e-poster gjennom Scribes sikre servere, oppretter du en utgående kobling i Exchange-administratoren din. I Exchange-administratorgrensesnittet går du til Mail flow → Connectors og klikker på “Add a connector.”
Exchange-administrator: Koblinger-siden
2
Velg tilkoblingstype
Velg “Office 365” for tilkobling fra og “Partner organization” for tilkobling til.
Ny kobling: Valg av tilkoblingstype
3
Konfigurer koblingsdetaljer
Skriv inn et koblingsnavn og en beskrivelse. Du kan eventuelt krysse av for “Turn it on” for å aktivere den umiddelbart.
Navn:Scribe signature outbound
Beskrivelse:Scribe signature outbound
Koblingsnavn og beskrivelse
4
Velg bruk av kobling
Velg “Only when I have a transport rule set up that redirects messages to this connector.”
Bruk av valg for koblingsbruk
5
Konfigurer ruting
Velg “Route email through these smart hosts” og legg til følgende vert i listen:
smtp.server.scribe-mail.com
Rutingkonfigurasjon med Scribe smart host
6
Konfigurer sikkerhetsbegrensninger
Velg “Always use Transport Layer Security (TLS) to secure the connection (recommended)”, og deretter:a. Velg: “Issued by a trusted certificate authority (CA).”b. Kryss av: “Add the subject name or subject alternative name (SAN) matches this domain name.”c. Skriv inn følgende i feltet:
smtp.server.scribe-mail.com
Sikkerhetsbegrensninger: TLS-konfigurasjon
7
Valider koblingen
Skriv inn følgende som test-e-post og start valideringen:
scribe-o365-test@scribe-mail.com
Noen ganger mislykkes valideringen, men du kan trygt fortsette uten å validere.
Konfigurasjon av valideringse-post
8
Opprett en innkommende kobling
Gå til Mail flow → Connectors i Exchange-administratorgrensesnittet og klikk på “Add connector.” Velg tilkobling fra “Your organization’s email server” (tilkobling til vil bli satt til Office 365 automatisk).
Ny innkommende kobling: Valg av tilkoblingstype
9
Konfigurer detaljer for innkommende kobling
Skriv inn et navn og en beskrivelse. Du kan også krysse av for “Turn it on” for å aktivere koblingen umiddelbart.
Navn:Scribe signature inbound
Beskrivelse:Scribe signature inbound
Navn og beskrivelse for inngående kobling
10
Autentiser sendt e-post
Velg “By verifying that the IP address of the sending server matches one of the following IP addresses, which belong exclusively to your organization.”Legg til følgende to IP-adresser i listen:
15.236.243.144
51.44.50.107
Autentisering av sendt e-post: IP-verifisering
11
Opprett en regel for e-postflyt
I Exchange-administrasjonsgrensesnittet går du til Mail flow → Rules.a. Klikk på “Add a rule”b. Klikk på “Create a new rule”
Regelside: Opprett en ny regel
12
Angi regelbetingelser
Fyll ut regelskjemaet som følger:
Navn:Route outbound mail via Scribe Signature
Bruk denne regelen hvis: Avsenderen → er ekstern/intern → Avsenderen befinner seg “InOrganization”
Gjør følgende: Omdiriger meldingen til → følgende kobling → velg “Scribe signature outbound”
Unntatt hvis: Meldingshodene → samsvarer med disse tekstmønstrene → X-Scribe-Processed meldingshode samsvarer med Processed
Unntaket forhindrer at Scribe behandler e-postene dine flere ganger.
Skjema for regelbetingelser
13
Aktiver regelen
I neste trinn kan du la regelinnstillingene stå som de er. Gå gjennom regelen og lagre den. Fra regellisten velger du regelen og aktiverer den.
Aktiver e-postflytregelen
14
Konfigurer DKIM
Konfigurer DKIM for avsenderdomenene dine for å holde e-poster ute av søppelpostmapper og unngå at innhold som bilder og lenker mangler.Klikk på Konfigurer DKIM i Scribe for å starte konfigurasjonen.
Spørsmål som oftest dukker opp når et IT-team vurderer denne integrasjonen.
Hvilke e-poster rutes gjennom Scribe?
Kun det e-postflytregelen matcher: meldinger der avsenderen befinner seg InOrganization. E-post som kommer fra utenfor tenantet ditt blir aldri omdirigert til Scribe.Regelen har også ett unntak, som settes når du fyller ut regelbetingelsene: meldinger som allerede er merket med X-Scribe-Processed-headeren blir hoppet over, slik at ingenting behandles to ganger.
Er tilkoblingen til Scribe kryptert?
Ja, i begge retninger, og oppsettet håndhever det. Den utgående konnektoren bruker Always use Transport Layer Security (TLS), krever et sertifikat utstedt av en klarert sertifikatmyndighet, og sjekker at subject-navnet eller SAN samsvarer med smtp.server.scribe-mail.com. Den innkommende konnektoren aksepterer kun e-post tilbake fra Scribes egne IP-adresser.
Hva må vi tillate gjennom brannmuren?
Utgående ruter konnektoren til Scribe smart host:
smtp.server.scribe-mail.com
Innkommende returnerer Scribe behandlet e-post fra to faste IP-adresser, som er de eneste den innkommende konnektoren er konfigurert til å godta:
15.236.243.14451.44.50.107
Påvirker ruting gjennom Scribe SPF, DKIM eller DMARC?
Det påvirker DKIM, og trinnet Configure DKIM i veiledningen er det som håndterer dette. Innsetting av en signatur endrer meldingsinnholdet, noe som ugyldiggjør DKIM-signaturen som Exchange Online la på før meldingen ble sendt ut. Scribe signerer derfor meldingen på nytt på vei ut igjen.Når DKIM er konfigurert, legges to ting til hver behandlet melding:
En fersk DKIM-Signature, signert med en nøkkel Scribe genererer for domenet ditt og publiserer som en scribe._domainkey-oppføring. Den dekker headerne From, To, Cc, Subject og Message-ID sammen med meldingsinnholdet.
En ARC-kjede (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature og ARC-Seal. Disse registrerer autentiseringsresultatene meldingen hadde da Scribe mottok den, slik at en mottakende server kan se at en autorisert mellomledd endret den, i stedet for å tolke endringen som manipulering.
SPF påvirkes ikke, fordi Exchange Online fortsatt utfører den endelige leveringen og meldingen når mottakeren fra Microsofts egen sendeinfrastruktur.Ny signering skjer først når DKIM-oppføringen din er validert, og det er derfor veiledningen behandler det trinnet som påkrevd i stedet for valgfritt. Hopper du over det, mottar mottakerne dine e-post der den opprinnelige signaturen ikke lenger verifiseres.
Hva hindrer at en melding blir behandlet to ganger?
To ting. Scribe stempler hver melding den håndterer med en X-Scribe-Processed-header, og e-postflytregelen har et unntak for meldinger hvis headere samsvarer med den, slik at en melding som kommer tilbake fra Scribe ikke lenger utløser omdirigeringen.Som en ekstra sikkerhet sjekker Scribe om meldingen allerede har en signatur før den setter inn en ny. En melding som når den to ganger, sendes fortsatt ut med kun én signatur.
The connector validation failed. Is the setup broken?
Ikke nødvendigvis. Microsofts validering sender en testmelding til scribe-o365-test@scribe-mail.com, og den fullføres ikke alltid, selv når rutingen er riktig. Du kan lagre koblingen og fortsette. Bekreft heller oppsettet ved å sende en ekte e-post når e-postflytregelen er aktivert, og kontrollere at mottakeren ser signaturen.
Why can't teammates see the signature while composing?
Fordi signaturen legges til etter at meldingen har forlatt postkassen, ikke i skrivevinduet. Av samme grunn er kopien som lagres i avsenderens Sendt-mappe, versjonen fra før Scribe behandlet den, så den viser heller ikke signaturen. Mottakeren får alltid den fullstendige signaturen.Hvis synligheten under skriving er viktig for teamene dine, kan du også koble til den skybaserte integrasjonen. Når begge er tilkoblet, bruker Scribe skybasert som standard, slik at kollegene ser signaturen mens de skriver, mens serversiden fortsetter å dekke klientene som den skybaserte ikke når frem til.
Do replies and internal emails get a different signature?
Ja, hvis du publiserer dem. Signaturvarianter fungerer med installasjon på serversiden, og Scribe velger én mens den behandler hver melding:
Ved svar, når emnet starter med et svar- eller videresendingsprefiks som Re:, Fw: eller Fwd:, inkludert de lokaliserte tilsvarende.
Intern, når alle mottakerne er på samme domene som avsenderen.
Primær i alle andre tilfeller.
Hva gjør Scribe med e-postinnholdet vårt?
Scribe setter inn signaturen, signerer meldingen på nytt og sender den rett tilbake til Exchange Online. Den gjør ingenting med det kollegene dine skriver: mottakerne, emnet, vedleggene og brødteksten sendes videre uendret.Scribes kontroller rundt dette verifiseres som en del av SOC 2 Type II-prosessen. Se Produktsikkerhet og Infrastruktursikkerhet for detaljene sikkerhetsgjennomgangen din vil be om, eller Trust Center for selve sertifiseringene.
Hvordan ruller vi det tilbake?
Deaktiver e-postflytregelen i Exchange-administrasjonssenteret. E-post forlater da Exchange Online direkte igjen, uten et Scribe-hopp og uten at det legges til noen signatur. De to koblingene kan bli stående, ubrukte, til du bestemmer deg for om du vil fjerne dem.
