Dodawaj podpisy Scribe automatycznie do e-maili zespołu w Google Workspace z dowolnego urządzenia, kierując pocztę wychodzącą przez serwery Scribe.
Scentralizowana instalacja jednym kliknięciem. Bez działań po stronie członków zespołu. Użytkownicy nie widzą podpisów podczas tworzenia wiadomości. Twoje e-maile są przetwarzane przez bezpieczne serwery Scribe w celu wstrzyknięcia podpisu.
Obsługiwane platformy: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android
Instalacja po stronie serwera zmienia trasowanie poczty, a nie skrzynki członków twojego zespołu. Nic nie instaluje się na ich urządzeniach i żaden dodatek nie działa w ich kliencie pocztowym. Zamiast tego poniższa konfiguracja dodaje jeden przeskok w wychodzącym przepływie poczty, a podpis jest dodawany do każdej wiadomości w trakcie jej przesyłania.
Członek zespołu wysyła e-mail. Gmail przyjmuje go z dowolnego klienta lub urządzenia, więc ta sama reguła obejmuje przeglądarkę, aplikację desktopową, Apple Mail, iOS i Androida. Narzędzia wysyłające przez skrzynkę członka zespołu również są objęte: e-maile sprzedażowe z HubSpota oraz każdy inny CRM lub narzędzie do sekwencji podłączone do Gmaila dokleją podpis bez dodatkowej konfiguracji, o ile adres w polu From należy do członka zespołu, którego podpis został zainstalowany. Narzędzie wysyłające z własnych serwerów, a nie przez Gmail, takie jak HubSpot marketing email, nigdy nie trafia na tę regułę i nie dostaje podpisu.
Google Workspace przekazuje wiadomość do Scribe. Reguła zgodności treści, którą utworzysz poniżej, dopasowuje pocztę wychodzącą i wysyłaną wewnętrznie oraz kieruje ją do hosta Scribe, smtp.server.scribe-mail.com, przez TLS.
Scribe dokleja podpis. Scribe wstawia opublikowany podpis członka zespołu, dobierając odpowiedni wariant do kontekstu, następnie ponownie podpisuje wiadomość, aby po modyfikacji nadal się uwierzytelniała, i oznacza ją nagłówkiem X-Scribe-Processed.
Wiadomość wraca do Google Workspace. Scribe przekazuje ją z powrotem przez usługę przekaźnika SMTP, skonfigurowaną tak, aby przyjmowała połączenia tylko z dwóch adresów IP Scribe i wyłącznie przez TLS.
Google Workspace dostarcza wiadomość. Nagłówek X-Scribe-Processed sprawia, że reguła zgodności nie zadziała po raz drugi, więc wiadomość trafia do odbiorcy tak samo jak każda inna.
Scribe dodaje podpis oraz własne nagłówki: X-Scribe-Processed, nagłówek trasowania wskazujący przekaźnikowi, dokąd zwrócić wiadomość, odświeżony DKIM-Signature, łańcuch ARC oraz Content-Type odpowiadający przepisanej treści. Odbiorcy, temat, załączniki i tekst napisany przez członka twojego zespołu są przekazywane bez zmian.
To funkcja dla zaawansowanych użytkowników. Do skonfigurowania tej integracji potrzebne jest wsparcie działu IT.
Użytkownicy nie widzą podpisów podczas tworzenia wiadomości.
Twoje e-maile są przetwarzane przez bezpieczne serwery Scribe w celu wstawienia podpisów. Scribe nie może czytać ani edytować twoich e-maili.
Możesz łączyć integrację w chmurze z integracją po stronie serwera. Gdy obie są podłączone, Scribe domyślnie używa integracji w chmurze, aby użytkownicy widzieli swoje podpisy podczas tworzenia wiadomości.
1
Dodaj host
Aby kierować e-maile przez bezpieczne serwery Scribe, utwórz host w Google Workspace Gmail. W Google Admin przejdź do Aplikacje → Google Workspace → Gmail, a następnie kliknij ‘Hosts’.
Sekcja Hosts w Google Admin Gmail
2
Kliknij link "ADD ROUTE" i wypełnij formularz
Wypełnij formularz następującymi danymi:a. Name: Scribeb. Select: “Single host”c. Host name or IP:
smtp.server.scribe-mail.com
d. Port: 25e. Select: opcje jak na zrzucie ekranu poniżej
Formularz Edit mail route z konfiguracją hosta Scribe
3
Skonfiguruj usługę przekaźnika SMTP
Aby otrzymywać e-maile z powrotem od Scribe w celu przekazania ich do odbiorców, w Google Admin przejdź do Aplikacje → Google Workspace → Gmail, a następnie kliknij ‘Routing’.
Sekcja Routing w Google Admin Gmail
4
Kliknij Configure w sekcji "SMTP relay service"
Na następnej stronie kliknij Configure w sekcji “SMTP relay service”.
Przycisk Configure w usłudze SMTP relay service
5
Wypełnij formularz SMTP relay
Wypełnij formularz następującymi informacjami:a. Opis: Receive from Scribeb. Uwierzytelnianie: zaznacz “Only accept mail from the specified IP addresses”. Dodaj:
15.236.243.144
oraz
51.44.50.107
c. Zaznacz: “Require TLS encryption”d. Kliknij: “Save”
Formularz konfiguracji usługi SMTP relay
6
Kieruj e-maile przez utworzony Host
W Google Admin przejdź do Apps → Google Workspace → Gmail, a następnie kliknij ‘Compliance’.
Sekcja Compliance w Google Admin Gmail
7
Kliknij Configure w sekcji "Content compliance"
Na kolejnej stronie kliknij Configure w sekcji “Content compliance”.
Przycisk Configure w Content compliance
8
Wypełnij formularz Content compliance
Wypełnij formularz tak jak na zrzucie ekranu:a. Opis: Route to Scribeb. Zaznacz: “Outbound” oraz “Internal - sending” w “Email messages to affect”c. W drugiej pozycji konfiguracji (“Add expressions…”) ustaw dopasowanie na “If ALL of the following match the message”, a następnie kliknij ADD i dodaj te dwa wyrażenia Advanced content match:
Location: Full headers, Match type: Does not contain text, Content: X-Scribe-Processed. Zapobiega to wielokrotnemu przetwarzaniu tego samego e-maila.
Location: Envelope sender, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Wyklucza to pocztę systemową, np. potwierdzenia z Google Forms (z forms-receipts-noreply@google.com), którą Google SMTP relay odrzuca po skierowaniu przez Scribe.
d. W trzeciej pozycji konfiguracji zmień trasę na host utworzony w części 1 tego przewodnika.e. Zaznacz: “Require secure transport (TLS)”f. Kliknij: “Save”
Konfiguracja formularza zgodności treści
9
Dodaj wyrażenie reguły zgodności
W oknie Compliance rule expression dodaj informacje pokazane na zrzucie ekranu:Zaawansowane dopasowanie treści:
Location: Full headers
Match type: Not contains text
Content: X-Scribe-Processed
Okno wyrażenia reguły zgodności
10
Skonfiguruj DKIM
Skonfiguruj DKIM dla swoich domen wysyłkowych, aby e-maile nie trafiały do spamu i nie brakowało w nich zasobów takich jak obrazy i linki.Kliknij Configure DKIM w Scribe, aby rozpocząć konfigurację.
Pytania, które najczęściej pojawiają się, gdy zespół IT analizuje tę integrację.
Które e-maile są kierowane przez Scribe?
Tylko te, które pasują do reguły zgodności treści: poczta wychodząca i wewnętrzna wysyłana z Twojej organizacji. Dwa wyjątki są wbudowane w regułę, gdy wypełnisz formularz Content compliance.
Wiadomości, których pełne nagłówki już zawierają X-Scribe-Processed, dzięki czemu nic nie jest przetwarzane dwukrotnie.
Wiadomości, których nadawca koperty pasuje do .*@google\.com$, co obejmuje pocztę systemową Google, np. potwierdzenia z Google Forms. Przekaźnik SMTP Google odrzuca taką pocztę, jeśli jest kierowana przez Scribe.
Poczta przychodząca spoza twojej organizacji nigdy nie jest kierowana do Scribe.
Czy połączenie ze Scribe jest szyfrowane?
Tak, w obu kierunkach, a konfiguracja to wymusza. Reguła zgodności używa Require secure transport (TLS) przy przekazywaniu poczty do Scribe, a usługa przekazywania SMTP używa Require TLS encryption, gdy Scribe zwraca ją z powrotem.
Co musimy przepuścić przez zaporę?
Ruch wychodzący łączy się z hostem Scribe na porcie 25:
smtp.server.scribe-mail.com
W ruchu przychodzącym Scribe zwraca przetworzoną pocztę z dwóch stałych adresów IP, jedynych, które usługa przekazywania SMTP jest skonfigurowana akceptować:
15.236.243.14451.44.50.107
Czy kierowanie poczty przez Scribe wpływa na SPF, DKIM lub DMARC?
Wpływa na DKIM, a krok Configure DKIM w przewodniku właśnie tym się zajmuje. Wstawienie podpisu zmienia treść wiadomości, co unieważnia sygnaturę DKIM nadaną przez Google Workspace, zanim wiadomość opuściła serwer. Dlatego Scribe podpisuje wiadomość ponownie w drodze powrotnej.Po skonfigurowaniu DKIM do każdej przetwarzanej wiadomości dodawane są dwie rzeczy:
Nowa DKIM-Signature, podpisana kluczem, który Scribe generuje dla twojej domeny i publikuje jako rekord scribe._domainkey. Obejmuje nagłówki From, To, Cc, Subject i Message-ID oraz treść wiadomości.
Łańcuch ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature i ARC-Seal. Zapisują one wyniki uwierzytelniania, jakie wiadomość miała w chwili odebrania przez Scribe, dzięki czemu serwer odbiorczy widzi, że modyfikacji dokonał autoryzowany pośrednik, a nie odczytuje zmiany jako manipulacji.
SPF nie jest naruszone, ponieważ Google Workspace nadal odpowiada za końcowe dostarczenie, a wiadomość dociera do odbiorcy z własnej infrastruktury nadawczej Google.Ponowne podpisywanie następuje dopiero po zweryfikowaniu rekordu DKIM, dlatego przewodnik traktuje ten krok jako wymagany, a nie opcjonalny. Pominięcie go sprawi, że odbiorcy dostaną wiadomości, których pierwotny podpis nie będzie już poprawnie weryfikowany.
Co zapobiega dwukrotnemu przetworzeniu wiadomości?
Dwie rzeczy. Scribe oznacza każdą przetwarzaną wiadomość nagłówkiem X-Scribe-Processed, a reguła zgodności treści dopasowuje wyłącznie wiadomości, których pełne nagłówki nie zawierają tego oznaczenia, więc wiadomość wracająca ze Scribe nie pasuje już do reguły i jest dostarczana normalnie.Jako drugie zabezpieczenie Scribe sprawdza, czy treść nie zawiera już podpisu, zanim go doda. Wiadomość, która trafi do niego dwa razy, i tak wyjdzie z jednym podpisem.
Dlaczego członkowie zespołu nie widzą podpisu podczas tworzenia wiadomości?
Ponieważ podpis jest dodawany po opuszczeniu skrzynki nadawczej, a nie w oknie tworzenia wiadomości. Z tego samego powodu kopia zapisana w folderze Wysłane nadawcy to wersja sprzed przetworzenia przez Scribe, więc również nie zawiera podpisu. Odbiorca zawsze otrzymuje pełny podpis.Jeśli widoczność w oknie tworzenia wiadomości ma znaczenie dla twoich zespołów, podłącz dodatkowo integrację w chmurze. Gdy obie są podłączone, Scribe domyślnie korzysta z integracji w chmurze, dzięki czemu członkowie zespołu widzą swój podpis podczas pisania, a integracja po stronie serwera nadal obsługuje klientów, do których wersja w chmurze nie dociera.
Czy odpowiedzi i wiadomości wewnętrzne otrzymują inny podpis?
Tak, jeśli je opublikujesz. Warianty podpisu działają z instalacją po stronie serwera, a Scribe wybiera odpowiedni wariant przy przetwarzaniu każdej wiadomości:
Odpowiedź, gdy temat zaczyna się od przedrostka odpowiedzi lub przekazania, takiego jak Re:, Fw: lub Fwd:, wraz z ich zlokalizowanymi odpowiednikami.
Wewnętrzna, gdy wszyscy odbiorcy są w tej samej domenie co nadawca.
Podstawowy w każdym innym przypadku.
Co Scribe robi z treścią naszych e-maili?
Scribe wstawia podpis, ponownie podpisuje wiadomość i przekazuje ją z powrotem do Google Workspace. Nie ingeruje w to, co piszą członkowie twojego zespołu: odbiorcy, temat, załączniki i treść wiadomości przechodzą bez zmian.Mechanizmy kontrolne Scribe w tym zakresie są weryfikowane w ramach procesu SOC 2 Type II. Zobacz Bezpieczeństwo produktu i Bezpieczeństwo infrastruktury, aby znaleźć szczegóły, o które zapyta twój audyt bezpieczeństwa, lub odwiedź Trust Center, aby zapoznać się z samymi certyfikatami.
Jak to wycofać?
Wyłącz regułę zgodności treści w Google Admin. Poczta wychodzi wtedy bezpośrednio z Google Workspace, bez przejścia przez Scribe i bez dodawania podpisu. Wpisy hosta i przekaźnika SMTP mogą pozostać nieużywane, aż zdecydujesz, czy je usunąć.
