Przejdź do głównej treści
Scentralizowana instalacja jednym kliknięciem. Bez działań po stronie członków zespołu. Użytkownicy nie widzą podpisów podczas tworzenia wiadomości. Twoje e-maile są przetwarzane przez bezpieczne serwery Scribe w celu wstrzyknięcia podpisu.
Obsługiwane platformy: Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

​
Jak to działa

Instalacja po stronie serwera zmienia trasowanie poczty, a nie skrzynki członków twojego zespołu. Nic nie instaluje się na ich urządzeniach i żaden dodatek nie działa w ich kliencie pocztowym. Zamiast tego poniższa konfiguracja dodaje jeden przeskok w wychodzącym przepływie poczty, a podpis jest dodawany do każdej wiadomości w trakcie jej przesyłania.
  1. Członek zespołu wysyła e-mail. Gmail przyjmuje wiadomość z dowolnego klienta lub urządzenia, więc ta sama reguła obejmuje wersję webową, aplikacje desktopowe, Apple Mail, iOS i Androida. Obejmuje też narzędzia wysyłające przez skrzynkę członka zespołu: e-maile sprzedażowe z HubSpot oraz wiadomości z każdego innego CRM-a lub sekwensera połączonego z Gmail otrzymują podpis bez dodatkowej konfiguracji, o ile adres nadawcy (From) należy do członka zespołu, dla którego zainstalowano podpis. Narzędzie, które wysyła z własnych serwerów zamiast przez Gmail, np. HubSpot marketing email, nigdy nie trafia do tej reguły i nie otrzymuje podpisu.
  2. Google Workspace kieruje wiadomość do Scribe. Reguła zgodności treści, którą utworzysz poniżej, obejmuje pocztę wychodzącą i wewnętrzną pocztę wychodzącą oraz kieruje ją przez TLS do hosta Scribe, smtp.server.scribe-mail.com.
  3. Scribe dodaje podpis. Scribe wstawia opublikowany podpis członka zespołu, wybierając odpowiedni do kontekstu wariant, a następnie ponownie podpisuje wiadomość, aby po zmianie nadal przechodziła uwierzytelnianie, i oznacza ją nagłówkiem X-Scribe-Processed.
  4. Wiadomość wraca do Google Workspace. Scribe przekazuje ją z powrotem przez usługę przekaźnika SMTP, skonfigurowaną tak, aby akceptowała połączenia wyłącznie z dwóch adresów IP Scribe i wyłącznie przez TLS.
  5. Google Workspace dostarcza wiadomość. Nagłówek X-Scribe-Processed zapobiega ponownemu dopasowaniu reguły zgodności, więc wiadomość trafia do odbiorcy tak samo jak każda inna.
Scribe dodaje podpis oraz własne nagłówki: X-Scribe-Processed, nagłówek trasowania wskazujący przekaźnikowi, dokąd zwrócić wiadomość, odświeżony DKIM-Signature, łańcuch ARC oraz Content-Type odpowiadający przepisanej treści. Odbiorcy, temat, załączniki i tekst napisany przez członka twojego zespołu są przekazywane bez zmian.

​
Instrukcja instalacji

To funkcja dla zaawansowanych użytkowników. Do skonfigurowania tej integracji potrzebne jest wsparcie działu IT.
  • Użytkownicy nie widzą podpisów podczas tworzenia wiadomości.
  • Twoje e-maile są przetwarzane przez bezpieczne serwery Scribe w celu wstawienia podpisów. Scribe nie może czytać ani edytować twoich e-maili.
  • Możesz łączyć integrację w chmurze z integracją po stronie serwera. Gdy obie są podłączone, Scribe domyślnie używa integracji w chmurze, aby użytkownicy widzieli swoje podpisy podczas tworzenia wiadomości.
1

Dodaj host

Aby kierować e-maile przez bezpieczne serwery Scribe, utwórz host w Google Workspace Gmail. W Google Admin przejdź do Aplikacje → Google Workspace → Gmail, a następnie kliknij ‘Hosts’.
Sekcja Hosts w Google Admin Gmail

Sekcja Hosts w Google Admin Gmail

2

Kliknij link "ADD ROUTE" i wypełnij formularz

Wypełnij formularz następującymi danymi:a. Name: Scribeb. Select: “Single host”c. Host name or IP:
d. Port: 25e. Select: opcje jak na zrzucie ekranu poniżej
Formularz Edit mail route z konfiguracją hosta Scribe

Formularz Edit mail route z konfiguracją hosta Scribe

3

Skonfiguruj usługę przekaźnika SMTP

Aby otrzymywać e-maile z powrotem od Scribe w celu przekazania ich do odbiorców, w Google Admin przejdź do Aplikacje → Google Workspace → Gmail, a następnie kliknij ‘Routing’.
Sekcja Routing w Google Admin Gmail

Sekcja Routing w Google Admin Gmail

4

Kliknij Configure w sekcji "SMTP relay service"

Na następnej stronie kliknij Configure w sekcji “SMTP relay service”.
Przycisk konfiguracji usługi SMTP relay

Przycisk Configure w usłudze SMTP relay service

5

Wypełnij formularz SMTP relay

Wypełnij formularz następującymi informacjami:a. Opis: Receive from Scribeb. Uwierzytelnianie: zaznacz “Only accept mail from the specified IP addresses”. Dodaj:
oraz
c. Zaznacz: “Require TLS encryption”d. Kliknij: “Save”
Formularz konfiguracji usługi SMTP relay

Formularz konfiguracji usługi SMTP relay

6

Kieruj e-maile przez utworzony Host

W Google Admin przejdź do Apps → Google Workspace → Gmail, a następnie kliknij ‘Compliance’.
Sekcja Compliance w Google Admin Gmail

Sekcja Compliance w Google Admin Gmail

7

Kliknij Configure w sekcji "Content compliance"

Na kolejnej stronie kliknij Configure w sekcji “Content compliance”.
Przycisk Configure w Content compliance

Przycisk Configure w Content compliance

8

Wypełnij formularz Content compliance

Wypełnij formularz tak jak na zrzucie ekranu:a. Opis: Route to Scribeb. Zaznacz: “Outbound messages” i “Internal outbound messages” w sekcji “Email messages to affect”c. W drugim elemencie konfiguracji (“Add expressions…”) ustaw dopasowanie na “If ALL of the following match the message”, a następnie kliknij ADD i dodaj te trzy wyrażenia typu Advanced content match:
  • Lokalizacja: Pełne nagłówki, Typ dopasowania: Nie zawiera tekstu, Treść: X-Scribe-Processed. Zapobiega to wielokrotnemu przetwarzaniu twojego e-maila.
  • Lokalizacja: Nadawca koperty, Typ dopasowania: Nie pasuje do wyrażenia regularnego, Wyrażenie regularne: .*@google\.com$. Wyklucza to wiadomości systemowe, takie jak potwierdzenia z Google Forms (z adresu forms-receipts-noreply@google.com), które przekaźnik SMTP Google odrzuca, jeśli są kierowane przez Scribe.
  • Lokalizacja: Nagłówek nadawcy, Typ dopasowania: Nie pasuje do wyrażenia regularnego, Wyrażenie regularne: .*@google\.com$. Wyklucza to wiadomości wysyłane przez Google w imieniu członka zespołu, takie jak przypomnienia z Google Calendar. Nadawcą koperty jest członek zespołu, więc poprzednie wyrażenie ich nie wykrywa, ale adres w polu From to calendar-notification@google.com. Gdy są kierowane przez Scribe, nie spełniają zasad DMARC domeny google.com: przypomnienie zostaje odrzucone, a członek zespołu otrzymuje zamiast niego wiadomość o niedostarczeniu.
Google wyświetla najnowsze wyrażenie jako pierwsze, więc po dodaniu wszystkich trzech tabela pokazuje kolejno: Nagłówek nadawcy, Nadawca koperty, Pełne nagłówki, jak na poniższym zrzucie ekranu.d. W trzecim elemencie konfiguracji zmień trasę na host utworzony w części 1 tego przewodnika.e. Zaznacz: “Require secure transport (TLS)”f. Kliknij: “Save”
Konfiguracja formularza zgodności treści

Content compliance form configuration

9

Dodaj wyrażenia reguły zgodności

Każde wyrażenie dodaje się w osobnym oknie dialogowym wyrażenia reguły zgodności. Dla pierwszego wyrażenia wprowadź dane zgodnie ze zrzutem ekranu:Zaawansowane dopasowanie treści:
  • Lokalizacja: Pełne nagłówki
  • Typ dopasowania: Nie zawiera tekstu
  • Treść: X-Scribe-Processed
Okno dialogowe wyrażenia reguły zgodności ze sprawdzaniem nagłówka X-Scribe-Processed

Compliance rule expression modal

Dodaj pozostałe dwa warunki w ten sam sposób: w polu Lokalizacja wybierz “Envelope sender” dla jednego i “Sender header” dla drugiego. W obu ustaw Typ dopasowania na “Does not match regex” i użyj wyrażenia regularnego .*@google\.com$.
10

Skonfiguruj DKIM

Skonfiguruj DKIM dla swoich domen wysyłających, aby e-maile nie trafiały do spamu i nie brakowało w nich elementów takich jak obrazy i linki.Kliknij Skonfiguruj DKIM w Scribe, aby rozpocząć konfigurację.
Przycisk konfiguracji DKIM w Scribe

Configure DKIM button in Scribe

11

Zainstaluj podpisy zespołu

Na liście podpisów zainstaluj wszystkie podpisy naraz dla swoich członków zespołu lub instaluj je pojedynczo, aby wdrażać je stopniowo.
Lista podpisów w Scribe z przyciskiem instalacji podpisów

Scribe signatures list with Install Signatures button

​
IT i bezpieczeństwo — najczęstsze pytania

Pytania, które najczęściej pojawiają się podczas oceny tej integracji przez zespół IT.
Tylko wiadomości pasujące do reguły zgodności treści: poczta wychodząca z twojej organizacji oraz wiadomości wysyłane wewnątrz niej. Podczas wypełniania formularza Content compliance uwzględniasz w regule trzy wykluczenia.
  • Wiadomości, których pełne nagłówki zawierają już X-Scribe-Processed, dzięki czemu żadna wiadomość nie jest przetwarzana dwukrotnie.
  • Wiadomości, których nadawca kopertowy pasuje do .*@google\.com$. Obejmuje to pocztę systemową Google, na przykład potwierdzenia z Google Forms. Serwer przekazujący SMTP Google odrzuca taką pocztę, jeśli jest kierowana przez Scribe.
  • Wiadomości, których adres w polu From pasuje do .*@google\.com$. Obejmuje to pocztę wysyłaną przez Google w imieniu członka zespołu, na przykład przypomnienia z Google Calendar. Scribe nie może podpisywać wiadomości w imieniu google.com, więc taka poczta nie spełnia zasad DMARC domeny google.com, jeśli jest kierowana przez Scribe.
Poczta przychodząca spoza twojej organizacji nigdy nie jest kierowana do Scribe.Jeśli reguła powstała, zanim trzecie wykluczenie znalazło się w tym przewodniku, członkowie zespołu mogą otrzymywać powiadomienia o niedostarczeniu przypomnień z Kalendarza z komunikatem 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Edytuj regułę w Google Admin i dodaj wyrażenie dla nagłówka Sender, aby temu zapobiec.
Tak, w obu kierunkach, a konfiguracja wymusza szyfrowanie. Reguła zgodności korzysta z opcji Wymagaj bezpiecznego transportu (TLS) podczas przekazywania poczty do Scribe, a usługa przekazywania SMTP korzysta z opcji Wymagaj szyfrowania TLS, gdy Scribe przekazuje pocztę z powrotem.
W ruchu wychodzącym poczta jest przesyłana do hosta Scribe przez port 25:
W ruchu przychodzącym Scribe zwraca przetworzoną pocztę z dwóch stałych adresów IP. Usługa przekazywania SMTP jest skonfigurowana tak, aby akceptować pocztę wyłącznie z tych adresów:
Wpływa na DKIM, a krok Skonfiguruj DKIM w przewodniku rozwiązuje tę kwestię. Wstawienie podpisu zmienia treść wiadomości, co unieważnia podpis DKIM dodany przez Google Workspace przed jej wysłaniem. Dlatego Scribe ponownie podpisuje wiadomość przed przekazaniem jej z powrotem.Po skonfigurowaniu DKIM do każdej przetworzonej wiadomości dodawane są dwa elementy:
  • Nowy DKIM-Signature, podpisany kluczem, który Scribe generuje dla twojej domeny i który jest publikowany jako rekord scribe._domainkey. Obejmuje nagłówki From, To, Cc, Subject i Message-ID oraz treść wiadomości.
  • Łańcuch ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature i ARC-Seal. Zapisują wyniki uwierzytelniania zawarte w wiadomości w chwili jej odebrania przez Scribe. Dzięki temu serwer odbierający rozpoznaje, że wiadomość zmodyfikował upoważniony pośrednik, zamiast uznać zmianę za nieuprawnioną ingerencję.
SPF pozostaje bez zmian, ponieważ ostateczne doręczenie nadal realizuje Google Workspace, a wiadomość trafia do twojego odbiorcy z własnej infrastruktury wysyłkowej Google.Ponowne podpisanie następuje dopiero po zweryfikowaniu twojego rekordu DKIM, dlatego przewodnik traktuje ten krok jako wymagany, a nie opcjonalny. Jeśli go pominiesz, twoi odbiorcy otrzymają wiadomości, których oryginalny podpis nie przejdzie już weryfikacji.
Dwie rzeczy. Scribe oznacza każdą obsługiwaną wiadomość nagłówkiem X-Scribe-Processed, a reguła zgodności treści dopasowuje tylko wiadomości, których pełne nagłówki go nie zawierają. Wiadomość wracająca ze Scribe nie jest więc już dopasowywana i zostaje normalnie doręczona.Jako drugie zabezpieczenie Scribe przed wstawieniem podpisu sprawdza, czy treść wiadomości już go zawiera. Wiadomość, która trafi do niego dwukrotnie, i tak zostanie wysłana z jednym podpisem.
Ponieważ podpis jest dodawany dopiero po opuszczeniu skrzynki pocztowej przez wiadomość, a nie w oknie tworzenia wiadomości. Z tego samego powodu kopia zapisana w folderze Wysłane nadawcy to wersja sprzed przetworzenia przez Scribe, więc również nie zawiera podpisu. Odbiorca zawsze otrzymuje pełny podpis.Jeśli widoczność podpisu podczas pisania jest ważna dla twoich zespołów, połącz również integrację w chmurze. Gdy obie integracje są połączone, Scribe domyślnie korzysta z integracji w chmurze, dzięki czemu członkowie zespołu widzą swój podpis podczas pisania, a integracja po stronie serwera nadal obsługuje klienty poczty, do których integracja w chmurze nie dociera.
Tak, jeśli je opublikujesz. Warianty podpisu działają z instalacją po stronie serwera, a Scribe wybiera jeden z nich podczas przetwarzania każdej wiadomości:
  • Przy odpowiedzi, gdy temat zaczyna się od prefiksu odpowiedzi lub przekazania, takiego jak Re:, Fw: lub Fwd:, w tym ich zlokalizowanych odpowiedników.
  • Wewnętrzny, gdy wszyscy odbiorcy należą do tej samej domeny co nadawca.
  • Podstawowy we wszystkich pozostałych przypadkach.
Scribe wstawia podpis, ponownie podpisuje wiadomość i od razu przekazuje ją z powrotem do Google Workspace. Nie ingeruje w to, co piszą członkowie twojego zespołu: odbiorcy, temat, załączniki i treść wiadomości przechodzą bez zmian.Mechanizmy kontrolne Scribe w tym zakresie są weryfikowane w ramach procesu SOC 2 Type II. Szczegóły, o które zapyta twój audyt bezpieczeństwa, znajdziesz w artykułach Bezpieczeństwo produktu i Bezpieczeństwo infrastruktury, a same certyfikaty — w Trust Center.
Wyłącz regułę zgodności treści w Google Admin. Poczta znów wychodzi wtedy bezpośrednio z Google Workspace, bez przejścia przez Scribe i bez dodanego podpisu. Wpisy hosta i przekaźnika SMTP mogą pozostać na miejscu, nieużywane, dopóki nie zdecydujesz, czy je usunąć.

​
Powiązane artykuły