Depuis la page de détail de la signature, cliquez sur l’onglet Collaborateurs pour voir quels collaborateurs sont attribués à cette signature et gérer leur attribution.
Tableau des collaborateurs
Le tableau liste chaque collaborateur attribué à la signature avec les colonnes suivantes :
- Nom : nom et e-mail du collaborateur. Une petite flèche déploie la ligne pour révéler les alias et les détails d’installation par adresse e-mail.
- Informations : une barre de progression indiquant le niveau de complétion de son profil Smartfield (par exemple, 100 %, 60 %). Plus le pourcentage est élevé, moins il y a de champs vides dans sa signature.
- Intégrations : le fournisseur de messagerie connecté (Google Workspace, Microsoft 365 ou les deux)
- Installations : statut d’installation actuel pour ce collaborateur (Installée, En attente, Non installée, Échec)
- Actions : modifier le profil du collaborateur (icône crayon) ou prévisualiser sa signature (icône œil)
Cliquez sur la flèche à côté du nom d’un collaborateur pour déployer sa ligne et voir les détails d’installation par adresse e-mail, alias inclus. Chaque ligne indique l’e-mail, la plateforme (Web, Desktop, Mobile), l’intégration, la date et le statut.
Attribuer des collaborateurs
Cliquez sur Edit Teammates Selection en haut à droite pour ouvrir la fenêtre Select Teammates. Le panneau de gauche permet de choisir les collaborateurs, et celui de droite affiche la sélection en cours.
Vous pouvez attribuer des collaborateurs selon quatre méthodes, chacune disponible dans un onglet :
Collaborateurs : parcourez et sélectionnez des collaborateurs individuels depuis la liste complète. Cochez la case à côté de chaque nom pour les ajouter. Utilisez la barre de recherche pour trouver une personne précise.
Groupes : sélectionnez un groupe entier en une seule fois (par exemple « Sales », « Engineering »). Tous les collaborateurs de ce groupe sont ajoutés. Chaque groupe indique le nombre de collaborateurs qu’il contient.
Unités administratives : similaires aux groupes, mais basées sur la structure organisationnelle de votre fournisseur d’identité. Sélectionnez une unité administrative pour ajouter tous les collaborateurs qu’elle contient.
Smartfields : construisez des conditions dynamiques à partir des valeurs de Smartfields pour associer automatiquement les collaborateurs. Par exemple : « Si le département Microsoft 365 est Sales ou Sales & Marketing ». Vous pouvez ajouter plusieurs conditions pour affiner la sélection. C’est l’option la plus puissante, car elle attribue automatiquement les collaborateurs en fonction de leurs données plutôt que d’une sélection manuelle.
En bas du panneau de gauche, une case à cocher permet d’attribuer automatiquement cette signature à tous les futurs collaborateurs synchronisés depuis votre fournisseur d’identité. Les nouvelles recrues obtiennent ainsi la bonne signature sans aucune action manuelle.
Cliquez sur Confirm Selection pour enregistrer vos modifications.
Combiner des conditions Smartfields avec l’attribution automatique est l’approche la plus évolutive. Par exemple, vous pouvez créer une signature pour chaque département et utiliser la condition « Si Department est Sales » : tous les membres actuels et futurs de l’équipe Sales recevront automatiquement la bonne signature.
Rechercher et filtrer les collaborateurs
Au-dessus du tableau, utilisez la barre de recherche pour trouver des collaborateurs par nom.
Cliquez sur l’icône de filtre pour affiner la liste. Les filtres sont organisés en quatre catégories :
- Email : avec alias / sans alias
- Information : renseigné / manquant (complétion des Smartfields)
- Intégrations : filtrer par fournisseur connecté (par exemple, Microsoft 365)
- Installation : installée / non installée / en attente / partiellement installée / échouée
Les filtres peuvent être combinés pour trouver rapidement, par exemple, tous les collaborateurs dont les informations sont manquantes et dont l’installation a échoué.
Inviter des collaborateurs
Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs collaborateurs à l’aide des cases à cocher, un bouton Inviter le collaborateur apparaît en haut du tableau. Il sert aux flux d’installation manuelle : il envoie un e-mail invitant les collaborateurs sélectionnés à installer eux-mêmes leur signature.
Cela ne concerne que les cas où vous n’utilisez pas d’intégration automatisée (Google Workspace ou Microsoft 365). Avec une configuration automatisée, les collaborateurs n’ont aucune action à effectuer.
