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Les variantes de signature fonctionnent avec Microsoft 365 et Outlook, ainsi qu’avec l’installation côté serveur pour Google Workspace et Microsoft 365. Elles ne sont pas appliquées par l’installation côté client de Gmail, qui inscrit une seule signature dans vos paramètres Gmail sans variantes selon le contexte de l’e-mail.
Les variantes de signature vous permettent d’utiliser différents designs selon le contexte de l’e-mail. Au lieu d’afficher la même signature complète à chaque envoi, vous pouvez configurer des versions allégées pour les réponses et les e-mails internes. Depuis la page de détail de la signature, cliquez sur l’onglet Variantes.

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Fonctionnement des variantes

Chaque signature comporte une signature principale : le design utilisé pour les nouveaux e-mails sortants. Les variantes vous permettent de définir des designs alternatifs pour deux autres contextes : Signature en réponse : utilisée lorsqu’un collaborateur répond à un e-mail ou le transfère. Il s’agit généralement d’une version plus courte de la signature principale, par exemple uniquement le nom, le titre et le numéro de téléphone, sans la bannière complète ni les icônes des réseaux sociaux. signature interne : utilisée lorsqu’un collaborateur écrit à une personne au sein de votre organisation. Le design peut être minimaliste, puisque les destinataires connaissent déjà l’expéditeur, ou adopter un style visuel différent pour les communications internes.
Onglet Variantes affichant les cartes Signature principale, En réponse et Interne

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Activer une variante

Chaque variante dispose d’une case d’activation sous son aperçu :
  • Activer la signature en réponse : oui / non
  • Activer la signature interne : oui / non
Réglez sur Oui pour activer la variante. Lorsque le réglage est sur Non, la signature principale est utilisée à la place dans ce contexte. Chaque variante dispose également de son propre interrupteur Activer la campagne marketing, qui vous permet de contrôler l’affichage des bannières de campagne dans les réponses et les e-mails internes, indépendamment de la signature principale.

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Modifier une variante

Cliquez sur le menu ⋯ d’une carte de variante pour accéder à deux options :
  • Modifier la variante : ouvre la variante dans l’éditeur de signature pour personnaliser son design indépendamment de la signature principale
  • Réinitialiser sur la signature principale : restaure le design de la signature principale pour la variante
Menu contextuel d'une carte de variante avec les options Modifier la variante et Réinitialiser sur la signature principale
Une configuration courante consiste à conserver la signature principale avec le design complet et la bannière de campagne, à utiliser une variante de réponse plus courte sans bannière, et une variante interne minimale avec uniquement le nom et le titre. Vos e-mails externes restent ainsi alignés sur votre marque, et vos fils internes restent épurés.