Hopp til hovedinnhold
Når du kobler til Google Workspace, kan du importere kolleger direkte fra bedriftens katalog. Profilinformasjonen deres (navn, stillingstittel, kontaktopplysninger) synkroniseres automatisk, slik at du slipper å legge inn data manuelt, og den holdes oppdatert etter hvert som endringer skjer i katalogen din.
Integrasjonskort for Google Workspace-katalog på Integrasjoner-siden

​
Før du starter

Du trenger Super Admin-tillatelser på Google Workspace-kontoen din for å fullføre tilkoblingen. Hvis du ikke har Super Admin-tilgang, kan du invitere noen fra IT-teamet ditt til å fullføre dette trinnet for deg. Scribe har et innebygd alternativ for å gjøre dette under oppsettsflyten.
Scribe er SOC 2 Type II-sertifisert og ber kun om begrenset lesetilgang til Google Workspace. Scribe kan ikke redigere, slette eller sende e-poster på dine vegne.

​
Koble til Google Workspace

Det er to måter å starte tilkoblingen på: fra + Legg til kolleger-rullegardinmenyen på Kolleger-siden (velg “Google Workspace”), eller fra Integrasjoner → Kolleger-fanen der du finner Google Workspace-kortet. Begge veiene åpner oppsettsflyten Synchronize Teammates, som veileder deg gjennom tilkoblingen i noen få trinn: Trinn 1: Koble til Google Workspace. Modalvinduet forklarer hva integrasjonen gjør og gir deg tre utvidbare informasjonsseksjoner å gjennomgå før du fortsetter: kravet om Super Admin-rollen, hvordan valg av kolleger fungerer, og Scribes SOC 2-sertifisering og retningslinjer for datatilgang. Klikk på Connect Google Workspace for å fortsette, eller Invite a Super Admin hvis noen andre må fullføre dette trinnet.
Oppsettsmodal for synkronisering av teammedlemmer med valgene Connect Google Workspace og Invite Super Admin
Oppsettsmodal for synkronisering av teammedlemmer med valgene Connect Google Workspace og Invite Super Admin
Trinn 2: Logg på med Google. Velg Google-kontoen du vil synkronisere med Scribe, og logg på. Du blir bedt om å autorisere Scribes tilgang, så gå gjennom og godta de forespurte tillatelsene. Dette er skrivebeskyttede tillatelser som lar Scribe hente kataloginformasjon.
Innloggingsskjerm for Google-konto for å autorisere Scribes katalogtilgang
Trinn 3: Velg teammedlemmer som skal synkroniseres. Her velger du nøyaktig hvem som skal importeres. Du trenger ikke å synkronisere hele katalogen. Velg bare personene som trenger e-postsignaturer. Du kan velge teammedlemmer på tre måter:
  • Teammedlemmer: Bla gjennom og velg enkeltpersoner fra katalogen
  • Enheter: Velg hele organisasjonsenheter for å importere alle medlemmene samtidig
  • Grupper: Velg Google-grupper, som du kan utvide for å se enkeltmedlemmer før synkronisering
Velg teammedlemmer som skal synkroniseres med fanene Teammedlemmer, Enheter og Grupper
Bruk søkefeltet for å finne bestemte personer, enheter eller grupper. Et “Select all”-valg er tilgjengelig hvis du vil importere alle. Nederst på utvalgsskjermen lar to ekstra alternativer deg finjustere synkroniseringen:
  • Autosynkroniser nye teammedlemmer som legges til i Google Workspace: Når dette er aktivert, vil enhver ny ansatt som legges til i Google Workspace-katalogen din, automatisk vises i Scribe. Dette holder listen over teammedlemmer oppdatert uten manuelle oppdateringer.
  • Importer e-postaliaser: Hvis teammedlemmene dine har e-postaliaser (f.eks. support@company.com i tillegg til den personlige adressen), aktiver dette for å importere disse også. Antallet tilgjengelige domener vises ved siden av dette alternativet.
Klikk på Synkroniser kolleger for å starte importen. Ferdig! En bekreftelsesskjerm viser hvor mange kolleger som ble synkronisert. Fremtidige oppdateringer i Google Workspace-katalogen din (nye ansatte, endringer i stillingstittel osv.) vil automatisk synkroniseres med Scribe.
Du trenger ikke å importere alle på én gang. Start med en liten gruppe for å teste oppsettet, og kom tilbake senere for å legge til flere kolleger via samme flyt.

​
Invitere en superadministrator

Hvis du ikke har superadministratortilgang til Google Workspace, klikker du på Inviter en superadministrator under oppsettsflyten. Skriv inn e-postadressen til en på IT-teamet ditt som har superadministratortilgang. De blir lagt til som administrator i Scribe-arbeidsområdet ditt slik at de kan fullføre Google Workspace-tilkoblingen for deg.
Modal for å invitere superadministrator med e-postfelt for å delegere Google Workspace-tilkobling

​
Hva skjer etter synkronisering

Når tilkoblingen er opprettet, synkroniserer Scribe automatisk Google Workspace-katalogen din én gang per dag basert på tidssonen din. Du kan også utløse en manuell synkronisering når som helst ved å klikke på Oppdater på Kolleger-siden. Synkroniserte data flyter én vei, fra Google Workspace til Scribe. Hvis en kollegas navn, stillingstittel eller andre detaljer endres i katalogen din, vil disse oppdateringene vises i Scribe etter neste synkronisering. For å endre synkroniserte felt må du oppdatere dem i Google Workspace i stedet for direkte i Scribe. Du kan administrere hvilke kolleger som synkroniseres når som helst ved å klikke på Rediger valg av kolleger på Kolleger-siden.