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Quando Scribe tenta di applicare una firma su Google Workspace e la destinazione mostra lo stato Failed con il messaggio “User not found on Google Workspace”, il problema è quasi sempre legato a un alias email non configurato correttamente in Gmail. Questo articolo spiega perché compare l’errore e come risolverlo aggiungendo l’alias come indirizzo Send mail as nell’account Gmail dell’utente.

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Perché si verifica questo errore

Google Workspace tratta gli indirizzi principali e gli alias in modo diverso. Un alias può ricevere posta senza alcuna configurazione aggiuntiva, ma per inviare posta da quell’alias (o applicare una firma associata) Gmail deve riconoscerlo esplicitamente come indirizzo Send mail as. Se l’alias esiste solo a livello di amministratore in Google Workspace e non è mai stato aggiunto nelle impostazioni Gmail dell’utente, l’API di Google restituisce la risposta “User not found” quando Scribe tenta di assegnargli una firma. La firma non può essere distribuita finché l’alias non è registrato in Gmail.

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Come risolvere

L’utente (o un amministratore che agisce per suo conto) deve aggiungere l’alias come indirizzo Send mail as dal proprio account Gmail. Completato questo passaggio, Scribe potrà applicare la firma alla sincronizzazione successiva.
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Apri le impostazioni di Gmail

Accedi all’account Google proprietario dell’alias, poi apri Gmail. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra e seleziona Visualizza tutte le impostazioni.
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Vai alla scheda Account

Nel pannello delle impostazioni, apri la scheda Account e importazione. Su alcuni account Google Workspace è semplicemente indicata come Account.
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Aggiungi l'alias come indirizzo Invia messaggio come

Nella sezione Invia messaggio come, fai clic su Aggiungi un altro indirizzo email. Inserisci il nome visualizzato e l’indirizzo email dell’alias, poi segui le istruzioni. Google potrebbe inviare un messaggio di verifica per confermare la proprietà dell’indirizzo.
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Conferma che l'alias sia elencato

Una volta aggiunto, l’alias compare nell’elenco Invia messaggio come. L’utente può ora selezionare questo indirizzo quando scrive un messaggio.
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Risincronizza in Scribe

Torna su Scribe e avvia una nuova distribuzione della firma per il collaboratore. La firma dovrebbe applicarsi correttamente e lo stato della destinazione passa da Non riuscito a Inviato.
Se l’alias è stato aggiunto di recente in Google Workspace, attendi qualche minuto perché la modifica si propaghi prima di riprovare la distribuzione da Scribe.

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L’errore persiste?

Se l’errore persiste dopo aver aggiunto l’alias come indirizzo Invia messaggio come, esegui questi controlli. Verifica che l’alias sia completamente verificato in Gmail e non in stato di attesa. Conferma che l’account Google Workspace del collaboratore non sia stato sospeso o spostato in un’unità organizzativa diversa. Verifica che l’integrazione di Scribe con Google Workspace sia ancora connessa con le autorizzazioni di amministratore corrette, che puoi controllare in Impostazioni, poi Integrazioni. Se tutto è corretto e l’errore persiste, contatta il supporto da Scribe così il team può esaminare la risposta completa dell’API.