署名詳細ページで Teammates タブをクリックすると、この署名に割り当てられているチームメンバーを確認し、割り当てを管理できます。
チームメンバー一覧
一覧には、署名に割り当てられているすべてのチームメンバーが、次の列とともに表示されます。
- Name:チームメンバーの名前とメールアドレス。小さな矢印で行を展開すると、エイリアスやメールアドレスごとの詳細なインストール情報を表示できます。
- Information:Smartfieldプロファイルの入力完了度を示すプログレスバー(例:100%、60%)。割合が高いほど、署名内の空欄が少ないことを意味します。
- Integrations:接続されているメールプロバイダー(Google Workspace、Microsoft 365、または両方)
- Installations:このチームメンバーの現在のインストール状況(Installed、Pending、Not installed、Failed)
- Actions:チームメンバーのプロファイル編集(鉛筆アイコン)または署名のプレビュー(目アイコン)
チームメンバーの名前の横にある矢印をクリックすると行が展開され、エイリアスを含むメールアドレスごとのインストール詳細を確認できます。各行には、メールアドレス、プラットフォーム(Web、Desktop、Mobile)、連携、日付、ステータスが表示されます。
チームメンバーを割り当てる
右上のEdit Teammates Selectionをクリックすると、Select Teammatesモーダルが開きます。左側のパネルでチームメンバーを選択でき、右側のパネルには現在選択中のメンバーが表示されます。
チームメンバーの割り当て方法は4種類あり、それぞれタブとして用意されています。
Teammates:全リストから個別のチームメンバーを参照して選択します。各名前の横のチェックボックスをオンにすると追加されます。検索バーを使って特定の人物を見つけることもできます。
グループ:グループ全体を一度に選択できます(例:“Sales”、“Engineering”)。そのグループに含まれるすべてのチームメンバーが追加されます。各グループには、含まれるチームメンバー数が表示されます。
管理単位:グループに似ていますが、IDプロバイダーの組織構造に基づきます。管理単位を選択すると、その中のすべてのチームメンバーが追加されます。
Smartfields:Smartfieldの値を使って動的な条件を組み立て、チームメンバーを自動的にマッチングできます。例:「Microsoft 365のdepartmentがSales、Sales & Marketingのいずれかである場合」。複数の条件を追加して対象を絞り込めます。手動選択ではなくデータに基づいてチームメンバーを自動的に割り当てられるため、これが最も強力なオプションです。
左パネル下部のチェックボックスで、IDプロバイダーから同期される今後のチームメンバー全員に、この署名を自動割り当てできます。新しく加わったメンバーには、手動操作なしで適切な署名が自動的に適用されます。
Confirm Selection をクリックして変更を保存してください。
Smartfieldsの条件と自動割り当てを組み合わせると、最も拡張性の高い運用ができます。たとえば、部門ごとに署名を作成し、“If Department is Sales” という条件を使えば、現在および今後のSalesチームのメンバー全員に適切な署名が自動的に適用されます。
チームメンバーの検索とフィルター
テーブル上部の検索バーで、名前からチームメンバーを検索できます。
フィルターアイコンをクリックして、リストを絞り込めます。フィルターは4つのカテゴリーに分かれています:
- メール:エイリアスあり / エイリアスなし
- 情報:入力済み / 未入力(Smartfieldの入力状況)
- 連携:接続中のプロバイダーで絞り込み(例:Microsoft 365)
- インストール:インストール済み / 未インストール / 保留中 / 一部インストール / 失敗
フィルターは組み合わせて使えます。たとえば、情報が不足していて、かつインストールに失敗したチームメンバーをまとめて素早く絞り込めます。
チームメンバーを招待
チェックボックスで1人以上のチームメンバーを選択すると、一覧の上部に チームメンバーを招待 ボタンが表示されます。これは手動インストールのワークフロー向けで、選択したチームメンバーに署名を自分でインストールしてもらうための招待メールを送信します。
これは、自動連携(Google WorkspaceまたはMicrosoft 365)を使用していない場合にのみ該当します。自動セットアップであれば、チームメンバー側の操作は不要です。
関連記事
