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Instalación centralizada con un solo clic. No se requiere ninguna acción por parte de los miembros del equipo. Los usuarios no ven las firmas al redactar correos. Tus correos se procesan a través de los servidores seguros de Scribe para la inyección de la firma.
Plataformas compatibles: Web, escritorio, Apple Mail, iOS, Android

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Cómo funciona

La instalación del lado del servidor modifica el enrutamiento del correo, no los buzones de los miembros del equipo. No se instala nada en sus dispositivos y ningún complemento se ejecuta en su cliente de correo. En su lugar, la configuración que se describe a continuación añade un salto al flujo de correo saliente, y la firma se añade a cada mensaje mientras está en tránsito.
  1. Un miembro del equipo envía un correo electrónico. Gmail lo acepta desde cualquier cliente o dispositivo que haya usado, de modo que la misma regla cubre la web, las aplicaciones de escritorio, Apple Mail, iOS y Android. También cubre las herramientas que envían mensajes a través del buzón de un miembro del equipo: los correos de ventas de HubSpot y cualquier otro CRM o herramienta de secuencias conectado a Gmail incorporan la firma sin configuración adicional, siempre que la dirección del remitente pertenezca a un miembro del equipo cuya firma hayas instalado. Una herramienta que envía mensajes desde sus propios servidores en lugar de hacerlo a través de Gmail, como el correo de marketing de HubSpot, nunca pasa por esta regla y no incorpora ninguna firma.
  2. Google Workspace dirige el mensaje a Scribe. La regla de cumplimiento de contenido que creas a continuación se aplica a los mensajes salientes e internos salientes y los dirige al servidor de Scribe, smtp.server.scribe-mail.com, mediante TLS.
  3. Scribe añade la firma. Scribe inserta la firma publicada del miembro del equipo, elige la variante adecuada para el contexto, vuelve a firmar el mensaje para que siga superando la autenticación tras el cambio y le añade una cabecera X-Scribe-Processed.
  4. El mensaje vuelve a Google Workspace. Scribe lo devuelve a través del servicio de retransmisión SMTP, configurado para aceptar conexiones únicamente desde las dos direcciones IP de Scribe y solo mediante TLS.
  5. Google Workspace entrega el mensaje. La cabecera X-Scribe-Processed evita que la regla de cumplimiento se aplique una segunda vez, por lo que el mensaje llega al destinatario del mismo modo que cualquier otro mensaje.
Scribe añade la firma y sus propias cabeceras: X-Scribe-Processed, una cabecera de enrutamiento que indica al servicio de retransmisión dónde devolver el mensaje, un DKIM-Signature actualizado, una cadena ARC y el Content-Type correspondiente al cuerpo reescrito. Los destinatarios, el asunto, los adjuntos y el texto que ha escrito el miembro del equipo se transmiten sin cambios.

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Guía de instalación

Esta es una función para usuarios avanzados. Se requiere soporte de IT para configurar esta integración.
  • Los usuarios no ven las firmas al redactar un correo electrónico.
  • Tus correos electrónicos se procesan a través de los servidores seguros de Scribe para instalar las firmas. Scribe no puede leer ni editar tus correos electrónicos.
  • Puedes combinar la integración en la nube con la integración del lado del servidor. Si ambas están conectadas, Scribe usa por defecto la integración en la nube para que los usuarios puedan ver sus firmas al redactar correos electrónicos.
1

Añadir host

Para enrutar los correos electrónicos a través de los servidores seguros de Scribe, crea un host en Google Workspace Gmail. En Google Admin, ve a Apps → Google Workspace → Gmail y haz clic en ‘Hosts’.
Sección de hosts de Gmail en Google Admin

Sección de hosts de Gmail en Google Admin

2

Haz clic en el enlace "ADD ROUTE" y rellena el formulario

Rellena el formulario con la siguiente información:a. Nombre: Scribeb. Selecciona: “Single host”c. Nombre de host o IP:
d. Puerto: 25e. Selecciona: las opciones como en la captura de pantalla siguiente
Formulario de edición de ruta de correo con la configuración del host de Scribe

Formulario de edición de ruta de correo con la configuración del host de Scribe

3

Configurar el servicio de retransmisión SMTP

Para recibir los correos electrónicos de vuelta desde Scribe y enrutarlos a los destinatarios, ve a Apps → Google Workspace → Gmail en Google Admin y haz clic en ‘Routing’.
Sección de enrutamiento de Gmail en Google Admin

Sección de enrutamiento de Gmail en Google Admin

4

Haz clic en Configure bajo "SMTP relay service"

En la siguiente página, haz clic en Configure bajo “SMTP relay service”.
Botón Configurar del servicio de retransmisión SMTP

Botón Configure del servicio de retransmisión SMTP

5

Rellenar el formulario de retransmisión SMTP

Rellena el formulario con la siguiente información:a. Descripción: Receive from Scribeb. Autenticación: marca “Only accept mail from the specified IP addresses” y añade:
y
c. Selecciona: “Require TLS encryption”d. Haz clic en: “Save”
Formulario de configuración del servicio de retransmisión SMTP

Formulario de configuración del servicio de retransmisión SMTP

6

Enrutar los correos electrónicos a través del host creado

En Google Admin, ve a Apps → Google Workspace → Gmail y haz clic en ‘Compliance’.
Sección Compliance de Gmail en Google Admin

Sección Compliance de Gmail en Google Admin

7

Haz clic en Configure dentro de "Content compliance"

En la página siguiente, haz clic en Configure dentro de “Content compliance”.
Botón Configure de Content compliance

Botón Configure de Content compliance

8

Rellenar el formulario de Content compliance

Rellena el formulario como se muestra en la captura de pantalla:a. Descripción: Route to Scribeb. Selecciona: “Outbound messages” e “Internal outbound messages” en “Email messages to affect”c. En el segundo apartado de configuración (“Add expressions…”), establece la coincidencia en “If ALL of the following match the message”, haz clic en ADD y añade estas tres expresiones de coincidencia de contenido avanzada:
  • Location: Full headers, Match type: Not contains text, Content: X-Scribe-Processed. Así se evita procesar tus correos varias veces.
  • Location: Envelope sender, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Así se excluyen los correos del sistema, como los acuses de recibo de Google Forms (de forms-receipts-noreply@google.com), que el relay SMTP de Google rechaza si pasan por Scribe.
  • Location: Sender header, Match type: Does not match regex, Regexp: .*@google\.com$. Así se excluyen los correos que Google envía en nombre de un miembro del equipo, como los recordatorios de Google Calendar. Su remitente del sobre es el miembro del equipo, por lo que la expresión anterior no los detecta, pero su dirección From es calendar-notification@google.com. Si pasan por Scribe, no superan la política DMARC de google.com: el recordatorio se rechaza y el miembro del equipo recibe un rebote en su lugar.
Google muestra primero la expresión más reciente, así que, una vez añadidas las tres, la tabla queda en este orden: Sender header, Envelope sender, Full headers, como en la captura de pantalla siguiente.d. En el tercer elemento de configuración, cambia la ruta al host que creaste en la parte 1 de esta guía.e. Selecciona: “Require secure transport (TLS)”f. Haz clic en: “Save”
Configuración del formulario de cumplimiento de contenido

Configuración del formulario de cumplimiento de contenido

9

Añadir las expresiones de la regla de cumplimiento

Cada expresión se añade en su propia ventana modal Compliance rule expression. Para la primera, añade la información como se muestra en la captura de pantalla:Advanced content match:
  • Location: Full headers
  • Match type: Not contains text
  • Content: X-Scribe-Processed
Ventana modal Compliance rule expression con la comprobación del encabezado X-Scribe-Processed

Ventana modal Compliance rule expression

Añade las otras dos del mismo modo: Ubicación “Envelope sender” para una y “Sender header” para la otra, ambas con Tipo de coincidencia “Does not match regex” y la expresión regular .*@google\.com$.
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Configurar DKIM

Configura DKIM para tus dominios de envío para evitar que los correos lleguen a la carpeta de spam o que falten recursos como imágenes y enlaces.Haz clic en Configurar DKIM en Scribe para iniciar la configuración.
Botón Configurar DKIM en Scribe

Configure DKIM button in Scribe

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Instalar las firmas del equipo

Desde tu lista de firmas, instala todas las firmas a la vez para los miembros de tu equipo o instálalas una a una para un despliegue progresivo.
Lista de firmas de Scribe con el botón Instalar firmas

Scribe signatures list with Install Signatures button

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Preguntas frecuentes sobre IT y seguridad

Las preguntas más habituales de los equipos de IT al evaluar esta integración.
Solo los que coinciden con la regla de cumplimiento de contenido: los correos salientes y los correos salientes internos de tu organización. La regla incluye tres exclusiones cuando rellenas el formulario de cumplimiento de contenido.
  • Mensajes cuyas cabeceras completas ya contienen X-Scribe-Processed, para evitar procesarlos dos veces.
  • Mensajes cuyo remitente del sobre coincide con .*@google\.com$, lo que incluye los correos del sistema de Google, como los recibos de Google Forms. El relay SMTP de Google rechaza estos correos si se enrutan a través de Scribe.
  • Mensajes cuya dirección From coincide con .*@google\.com$, lo que incluye los correos que Google envía en nombre de un miembro del equipo, como los recordatorios de Google Calendar. Scribe no puede firmar en nombre de google.com, por lo que estos correos incumplen la política DMARC de google.com si se enrutan a través de Scribe.
El correo entrante de fuera de tu organización nunca se enruta a Scribe.Si creaste la regla antes de que esta guía incluyera la tercera exclusión, los miembros del equipo pueden recibir mensajes de rechazo de sus recordatorios de Calendar con el texto 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Edita la regla en Google Admin y añade la expresión del encabezado Sender para evitar estos rechazos.
Sí, en ambos sentidos, y la configuración lo exige. La regla de cumplimiento usa Exigir transporte seguro (TLS) al enviar el correo a Scribe, y el servicio de retransmisión SMTP usa Exigir cifrado TLS cuando Scribe lo devuelve.
En el sentido de salida, tu flujo de correo se conecta al servidor de Scribe por el puerto 25:
En el sentido de entrada, Scribe devuelve el correo procesado desde dos direcciones IP fijas, las únicas que el servicio de retransmisión SMTP está configurado para aceptar:
Afecta a DKIM, y el paso Configurar DKIM de la guía resuelve este problema. Insertar una firma cambia el cuerpo del mensaje, lo que invalida la firma DKIM que Google Workspace aplicó antes de que el mensaje saliera. Por eso, Scribe vuelve a firmar el mensaje antes de devolverlo.Una vez configurado DKIM, se añaden dos elementos a cada mensaje procesado:
  • Un nuevo DKIM-Signature, firmado con una clave que Scribe genera para tu dominio y que se publica como registro scribe._domainkey. Abarca los encabezados From, To, Cc, Subject e Message-ID, junto con el cuerpo.
  • Una cadena ARC (RFC 8617): ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature e ARC-Seal. Estos elementos registran los resultados de autenticación que contenía el mensaje cuando Scribe lo recibió, para que el servidor receptor identifique que lo modificó un intermediario autorizado en lugar de interpretar el cambio como una manipulación.
SPF no se ve afectado, porque Google Workspace sigue encargándose de la entrega final y el mensaje llega al destinatario desde la propia infraestructura de envío de Google.El mensaje solo vuelve a firmarse una vez validado tu registro DKIM. Por eso, la guía considera este paso obligatorio, no opcional. Si lo omites, tus destinatarios reciben correos cuya firma original ya no supera la verificación.
Dos mecanismos. Scribe añade a cada mensaje que procesa una cabecera X-Scribe-Processed, y la regla de cumplimiento de contenido solo se aplica a los mensajes cuyas cabeceras completas no la contienen. Así, un mensaje que vuelve de Scribe ya no cumple las condiciones de la regla y se entrega con normalidad.Como segunda medida de protección, Scribe comprueba si el cuerpo del mensaje ya contiene la firma antes de insertar una. Aunque un mensaje llegue dos veces a Scribe, se envía con una sola firma.
Porque la firma se añade después de que el mensaje salga del buzón, no en la ventana de redacción. Por el mismo motivo, la copia guardada en la carpeta Enviados del remitente es la versión anterior al procesamiento de Scribe, por lo que tampoco muestra la firma. El destinatario siempre recibe la firma completa.Si tus equipos necesitan ver la firma al redactar, conecta también la integración en la nube. Cuando ambas están conectadas, Scribe usa por defecto la integración en la nube para que los miembros del equipo vean su firma mientras escriben, y la integración del lado del servidor sigue cubriendo los clientes a los que la integración en la nube no llega.
Sí, si las publicas. Las variantes de firma funcionan con la instalación del lado del servidor, y Scribe elige una al procesar cada mensaje:
  • Al responder, cuando el asunto empieza por un prefijo de respuesta o reenvío como Re:, Fw: o Fwd:, incluidos sus equivalentes localizados.
  • Interna, cuando todos los destinatarios están en el mismo dominio que el remitente.
  • Principal en cualquier otro caso.
Scribe inserta la firma, vuelve a firmar el mensaje y lo devuelve directamente a Google Workspace. No actúa sobre lo que escriben vuestros miembros del equipo: los destinatarios, el asunto, los archivos adjuntos y el texto del cuerpo pasan sin cambios.Los controles de Scribe en este ámbito se verifican como parte de su proceso SOC 2 Type II. Consultad Seguridad del producto y Seguridad de la infraestructura para obtener los detalles que pedirá vuestra revisión de seguridad, o el Trust Center para consultar las propias certificaciones.
Desactivad la regla de cumplimiento de contenido en Google Admin. El correo vuelve a salir directamente de Google Workspace, sin pasar por Scribe y sin añadir ninguna firma. Las entradas de host y de retransmisión SMTP pueden quedarse configuradas, sin uso, hasta que decidáis si eliminarlas.

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