Google Workspace ディレクトリ

Google Workspace を連携すると、社内のディレクトリからチームメンバーを直接インポートできます。プロフィール情報(氏名、役職、連絡先)は自動で同期されるため、手動でデータを入力する必要がなく、ディレクトリ側の変更にあわせて常に最新の状態に保たれます。

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はじめる前に

連携を完了するには、Google Workspace アカウントの Super Admin 権限が必要です。Super Admin 権限がない場合は、IT チームのメンバーを招待してこの手順を代行してもらえます。Scribe にはセットアップフロー内に招待用のオプションが組み込まれています。

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Google Workspace を連携する

連携を開始する方法は 2 つあります。チームメンバーページの + Add Teammates ドロップダウンから “Google Workspace” を選択するか、Integrations → Teammates タブ にある Google Workspace カードから開始できます。 いずれの場合も Synchronize Teammates セットアップフローが開き、数ステップで連携を進められます。 ステップ 1:Google Workspace を連携。 モーダルでは、連携の概要と、進める前に確認できる 3 つの展開式の情報セクション(Super Admin ロールの要件、チームメンバー選択の仕組み、Scribe の SOC 2 認証とデータアクセスポリシー)が表示されます。続行するには Connect Google Workspace をクリックしてください。別の担当者にこの手順を任せる場合は Invite a Super Admin をクリックしてください。 ステップ2:Googleでサインイン。 Scribeと同期するGoogleアカウントを選択し、サインインします。Scribeのアクセス権限の認可を求められるので、要求されるスコープを確認のうえ承認してください。これらは読み取り専用の権限で、Scribeがディレクトリ情報を取得するために使用します。 ステップ3:同期するチームメンバーを選択。 ここで、インポートする対象を正確に選びます。ディレクトリ全体を同期する必要はありません。メール署名が必要な人だけを選んでください。チームメンバーの選択方法は3通りあります。

• チームメンバー:ディレクトリから個別のメンバーを参照して選択
• 組織部門(Units):組織部門全体を選択し、所属メンバーを一括でインポート
• グループ:Googleグループを選択。同期前に展開して個別メンバーを確認可能

検索バーを使うと、特定のメンバー・組織部門・グループを絞り込めます。全員をインポートしたい場合は「Select all」オプションも利用できます。 選択画面の下部にある2つのオプションで、同期をさらに細かく調整できます。

• Google Workspaceに追加された新しいチームメンバーを自動同期:有効にすると、Google Workspaceディレクトリに追加された新しい従業員がScribeに自動的に反映されます。手動で更新しなくても、チームメンバー一覧を常に最新の状態に保てます。
• メールエイリアスをインポート:チームメンバーが個人アドレスに加えてメールエイリアス(例:support@company.com)を使用している場合、これを有効にするとエイリアスもインポートできます。利用可能なドメイン数はこのオプションの横に表示されます。

チームメンバーを同期 をクリックしてインポートを開始します。 完了。 確認画面に同期されたチームメンバーの人数が表示されます。今後のGoogle Workspaceディレクトリでの更新(入社、役職変更など)は、自動的にScribeへ同期されます。

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スーパー管理者を招待する

Google Workspaceのスーパー管理者権限がない場合は、セットアップ中に スーパー管理者を招待 をクリックしてください。スーパー管理者権限を持つITチームのメンバーのメールアドレスを入力します。そのメンバーはScribeワークスペースの管理者として追加され、代わりにGoogle Workspaceの接続を完了できます。

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同期後の動作

接続が完了すると、Scribeはタイムゾーンに合わせて1日1回、自動的にGoogle Workspaceディレクトリを同期します。チームメンバーページで 更新 をクリックすれば、いつでも手動で同期を実行できます。 同期データはGoogle WorkspaceからScribeへの一方向で流れます。ディレクトリ内でチームメンバーの氏名・役職などの情報が変更された場合、その更新は次回の同期後にScribeに反映されます。同期対象のフィールドを変更する際は、Scribeで直接ではなくGoogle Workspace側で更新してください。 同期するチームメンバーは、チームメンバーページで チームメンバーの選択を編集 をクリックすることで、いつでも管理できます。