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Installation centralisée en un clic. Aucune action requise de la part des collaborateurs. Les utilisateurs ne voient pas les signatures lors de la rédaction des e-mails. Vos e-mails sont traités par les serveurs sécurisés de Scribe pour l’injection de la signature.
Plateformes prises en charge : Web, Desktop, Apple Mail, iOS, Android

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Fonctionnement

L’installation côté serveur modifie le routage de vos e-mails, pas les boîtes de messagerie de vos collaborateurs. Rien n’est installé sur leurs appareils, et aucun module complémentaire ne s’exécute dans leur client de messagerie. À la place, la configuration ci-dessous ajoute une étape à votre flux d’e-mails sortants, et la signature est ajoutée à chaque message pendant son transit.
  1. Un collaborateur envoie un e-mail. Gmail l’accepte quel que soit le client ou l’appareil utilisé : la même règle couvre donc le Web, les applications de bureau, Apple Mail, iOS et Android. Les outils qui envoient des e-mails via la boîte de réception d’un collaborateur sont également couverts : les e-mails commerciaux HubSpot, ainsi que tout autre CRM ou outil de séquences connecté à Gmail, reçoivent la signature sans configuration supplémentaire, à condition que l’adresse d’expédition (From) appartienne à un collaborateur dont vous avez installé la signature. Un outil qui envoie depuis ses propres serveurs plutôt que via Gmail, comme les e-mails marketing HubSpot, n’atteint jamais cette règle et ne reçoit aucune signature.
  2. Google Workspace achemine le message vers Scribe. La règle de conformité du contenu que vous créez ci-dessous cible les e-mails sortants et les e-mails sortants internes, puis les achemine via TLS vers l’hôte Scribe, smtp.server.scribe-mail.com.
  3. Scribe ajoute la signature. Scribe insère la signature publiée du collaborateur en choisissant la variante adaptée au contexte, puis signe de nouveau le message pour qu’il reste authentifié après la modification, et lui ajoute un en-tête X-Scribe-Processed.
  4. Le message revient dans Google Workspace. Scribe le renvoie via le service de relais SMTP, configuré pour n’accepter que les connexions provenant des deux adresses IP de Scribe, et uniquement via TLS.
  5. Google Workspace distribue le message. L’en-tête X-Scribe-Processed empêche la règle de conformité de s’appliquer une seconde fois : le message est donc remis au destinataire comme n’importe quel autre message.
Scribe ajoute la signature et ses propres en-têtes : X-Scribe-Processed, un en-tête de routage indiquant au relais où renvoyer le message, un DKIM-Signature actualisé, une chaîne ARC, et le Content-Type correspondant au corps réécrit. Vos destinataires, l’objet, les pièces jointes et le texte rédigé par votre collaborateur sont transmis sans modification.

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Guide d’installation

Cette fonctionnalité s’adresse aux utilisateurs avancés. Le support informatique est nécessaire pour configurer cette intégration.
  • Les utilisateurs ne voient pas les signatures lors de la rédaction d’un e-mail.
  • Vos e-mails transitent par les serveurs sécurisés de Scribe pour l’installation des signatures. Scribe ne peut ni lire ni modifier vos e-mails.
  • Vous pouvez combiner l’intégration cloud avec l’intégration côté serveur. Si les deux sont connectées, Scribe utilise par défaut l’intégration cloud afin que les utilisateurs voient leur signature lors de la rédaction des e-mails.
1

Ajouter un hôte

Pour acheminer les e-mails via les serveurs sécurisés de Scribe, créez un hôte dans Google Workspace Gmail. Dans Google Admin, allez dans Apps → Google Workspace → Gmail, puis cliquez sur ‘Hosts’.
Section Hosts de Gmail dans Google Admin

Section Hosts de Gmail dans Google Admin

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Cliquez sur le lien "ADD ROUTE" et remplissez le formulaire

Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :a. Nom : Scribeb. Sélectionnez : “Single host”c. Nom d’hôte ou IP :
d. Port : 25e. Sélectionnez : les options comme dans la capture d’écran ci-dessous
Formulaire de modification de la route e-mail avec la configuration de l'hôte Scribe

Formulaire de modification de la route e-mail avec la configuration de l'hôte Scribe

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Configurer le service de relais SMTP

Pour recevoir en retour les e-mails de Scribe et les acheminer vers les destinataires, allez dans Apps → Google Workspace → Gmail dans Google Admin, puis cliquez sur ‘Routing’.
Section Routing de Gmail dans Google Admin

Section Routing de Gmail dans Google Admin

4

Cliquez sur Configure sous "SMTP relay service"

Sur la page suivante, cliquez sur Configure sous “SMTP relay service”.
Bouton Configurer du service de relais SMTP

Bouton Configure du service de relais SMTP

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Remplir le formulaire de relais SMTP

Remplissez le formulaire avec les informations suivantes :a. Description : Recevoir depuis Scribeb. Authentification : cochez “Only accept mail from the specified IP addresses”. Ajoutez :
et
c. Sélectionnez : “Require TLS encryption”d. Cliquez sur : “Save”
Formulaire de configuration du service de relais SMTP

Formulaire de configuration du service de relais SMTP

6

Router vos e-mails via l'hôte créé

Dans Google Admin, allez dans Apps → Google Workspace → Gmail, puis cliquez sur ‘Compliance’.
Section Compliance de Gmail dans Google Admin

Section Compliance de Gmail dans Google Admin

7

Cliquer sur Configure sous "Content compliance"

Sur la page suivante, cliquez sur Configure sous “Content compliance”.
Bouton Configure de Content compliance

Bouton Configure de Content compliance

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Remplir le formulaire Content compliance

Remplissez le formulaire comme sur la capture d’écran :a. Description : Router vers Scribeb. Sélectionnez : “Outbound messages” et “Internal outbound messages” dans “Email messages to affect”c. Dans le deuxième élément de configuration (“Add expressions…”), réglez la correspondance sur “If ALL of the following match the message”, puis cliquez sur ADD et ajoutez ces trois expressions de type Advanced content match :
  • Emplacement : Full headers, Type de correspondance : Not contains text, Contenu : X-Scribe-Processed. Vos e-mails ne sont ainsi pas traités plusieurs fois.
  • Emplacement : Envelope sender, Type de correspondance : Does not match regex, Regexp : .*@google\.com$. Cette expression exclut les e-mails système, comme les accusés de réception Google Forms (envoyés par forms-receipts-noreply@google.com). Le relais SMTP de Google les rejette s’ils transitent par Scribe.
  • Emplacement : Sender header, Type de correspondance : Does not match regex, Regexp : .*@google\.com$. Cette expression exclut les e-mails que Google envoie au nom d’un collaborateur, comme les rappels Google Agenda. Leur expéditeur d’enveloppe est le collaborateur : l’expression précédente ne les détecte donc pas. Leur adresse d’expéditeur (From) est en revanche calendar-notification@google.com. S’ils transitent par Scribe, ils ne respectent pas la politique DMARC de google.com : le rappel est rejeté et le collaborateur reçoit un message de non-distribution à la place.
Google affiche l’expression la plus récente en premier. Une fois les trois expressions ajoutées, le tableau affiche donc Sender header, Envelope sender, Full headers, comme sur la capture d’écran ci-dessous.d. Dans le troisième élément de configuration, remplacez la route par l’hôte que vous avez créé dans la partie 1 de ce guide.e. Sélectionnez : “Require secure transport (TLS)”f. Cliquez sur : “Save”
Configuration du formulaire de conformité du contenu

Configuration du formulaire de conformité du contenu

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Ajouter les expressions de la règle de conformité

Chaque expression s’ajoute dans sa propre fenêtre modale Compliance rule expression. Pour la première, saisissez les informations comme indiqué sur la capture d’écran :Correspondance de contenu avancée :
  • Emplacement : Full headers
  • Type de correspondance : Not contains text
  • Contenu : X-Scribe-Processed
Fenêtre modale d'expression de règle de conformité avec la vérification de l'en-tête X-Scribe-Processed

Fenêtre modale d'expression de règle de conformité

Ajoutez les deux autres de la même manière : Location “Envelope sender” pour l’un et “Sender header” pour l’autre, tous deux avec Match type “Does not match regex” et l’expression régulière .*@google\.com$.
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Configurer DKIM

Configurez DKIM pour vos domaines d’envoi afin d’éviter que vos e-mails n’arrivent dans les spams et que des éléments comme les images et les liens ne s’affichent pas.Cliquez sur Configurer DKIM dans Scribe pour lancer la configuration.
Bouton Configurer DKIM dans Scribe

Bouton Configurer DKIM dans Scribe

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Installer les signatures de l'équipe

Depuis votre liste de signatures, installez toutes les signatures en une fois pour vos collaborateurs ou installez-les une par une pour un déploiement progressif.
Liste des signatures Scribe avec le bouton Installer les signatures

Liste des signatures Scribe avec le bouton Installer les signatures

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FAQ IT et sécurité

Les questions les plus fréquentes lorsqu’une équipe IT examine cette intégration.
Uniquement ceux que cible la règle de conformité du contenu : les e-mails sortants et internes sortants de votre organisation. Trois exclusions sont intégrées à la règle lorsque vous remplissez le formulaire Content compliance.
  • Les messages dont les en-têtes complets contiennent déjà X-Scribe-Processed, afin qu’aucun message ne soit traité deux fois.
  • Les messages dont l’expéditeur de l’enveloppe correspond à .*@google\.com$, ce qui couvre les e-mails système de Google, comme les accusés de réception Google Forms. Le relais SMTP de Google rejette ces e-mails s’ils transitent par Scribe.
  • Les messages dont l’adresse From correspond à .*@google\.com$, ce qui couvre les e-mails que Google envoie au nom d’un collaborateur, comme les rappels Google Agenda. Scribe ne peut pas signer pour google.com : ces e-mails échouent donc à la politique DMARC de google.com s’ils transitent par Scribe.
Les e-mails entrants provenant de l’extérieur de votre organisation ne sont jamais acheminés vers Scribe.Si votre règle a été créée avant l’ajout de la troisième exclusion à ce guide, les collaborateurs peuvent recevoir des messages de non-remise pour leurs rappels de calendrier, avec le texte 550 5.7.26 Unauthenticated email from google.com is not accepted due to domain's DMARC policy. Modifiez la règle dans Google Admin et ajoutez l’expression correspondant à l’en-tête Sender pour éviter ces rejets.
Oui, dans les deux sens, et la configuration impose ce chiffrement. La règle de conformité utilise Exiger un transport sécurisé (TLS) lorsqu’elle transmet les e-mails à Scribe, et le service de relais SMTP utilise Exiger le chiffrement TLS lorsque Scribe les renvoie.
En sortie, votre flux de messagerie se connecte à l’hôte Scribe sur le port 25 :
En entrée, Scribe renvoie les e-mails traités depuis deux adresses IP fixes, les seules que le service de relais SMTP est configuré pour accepter :
Il affecte DKIM, et l’étape Configurer DKIM du guide permet de gérer cet effet. L’insertion d’une signature modifie le corps du message, ce qui invalide la signature DKIM appliquée par Google Workspace avant l’envoi du message. Scribe signe donc à nouveau le message avant de le renvoyer.Une fois DKIM configuré, deux éléments sont ajoutés à chaque message traité :
  • Un nouvel DKIM-Signature, signé avec une clé que Scribe génère pour votre domaine et publie sous forme d’enregistrement scribe._domainkey. Il couvre les en-têtes From, To, Cc, Subject et Message-ID, ainsi que le corps du message.
  • Une chaîne ARC (RFC 8617) : ARC-Authentication-Results, ARC-Message-Signature et ARC-Seal. Ces éléments consignent les résultats d’authentification présents dans le message lorsque Scribe l’a reçu. Le serveur destinataire peut ainsi déterminer qu’un intermédiaire autorisé l’a modifié, plutôt que d’interpréter la modification comme une altération frauduleuse.
SPF n’est pas affecté, car Google Workspace assure toujours la remise finale et le message parvient à votre destinataire depuis l’infrastructure d’envoi de Google.La re-signature n’intervient qu’une fois votre enregistrement DKIM validé — c’est pourquoi le guide présente cette étape comme obligatoire et non facultative. Si vous l’ignorez, vos destinataires reçoivent des e-mails dont la signature d’origine n’est plus vérifiable.
Deux mécanismes. Scribe appose sur chaque message qu’il traite un en-tête X-Scribe-Processed, et la règle de conformité du contenu ne cible que les messages dont les en-têtes complets ne le contiennent pas : un message renvoyé par Scribe ne correspond donc plus à la règle et est remis normalement.Par sécurité supplémentaire, Scribe vérifie si le corps du message contient déjà la signature avant d’en insérer une. Un message qui lui parvient deux fois ne part qu’avec une seule signature.
Parce que la signature est ajoutée après que le message a quitté la boîte aux lettres, et non dans la fenêtre de rédaction. Pour la même raison, la copie enregistrée dans le dossier Envoyés de l’expéditeur correspond à la version antérieure au traitement par Scribe : elle n’affiche donc pas non plus la signature. Le destinataire reçoit toujours la signature complète.Si la visibilité pendant la rédaction est importante pour vos équipes, connectez également l’intégration cloud. Lorsque les deux sont connectées, Scribe utilise par défaut l’intégration cloud afin que les collaborateurs voient leur signature pendant qu’ils rédigent, et l’intégration côté serveur continue de couvrir les clients que l’intégration cloud ne peut pas atteindre.
Oui, si vous les publiez. Les variantes de signature fonctionnent avec l’installation côté serveur, et Scribe en choisit une lors du traitement de chaque message :
  • En réponse, lorsque l’objet commence par un préfixe de réponse ou de transfert tel que Re:, Fw: ou Fwd:, y compris leurs équivalents localisés.
  • Interne, lorsque tous les destinataires sont sur le même domaine que l’expéditeur.
  • Principale dans tous les autres cas.
Scribe insère la signature, signe à nouveau le message et le renvoie directement à Google Workspace. Scribe n’intervient pas sur ce que rédigent vos collaborateurs : les destinataires, l’objet, les pièces jointes et le corps du message sont transmis sans modification.Les contrôles mis en place par Scribe dans ce domaine sont vérifiés dans le cadre de son processus SOC 2 Type II. Consultez Sécurité du produit et Sécurité de l’infrastructure pour les détails que demandera votre revue de sécurité, ou le Trust Center pour les certifications elles-mêmes.
Désactivez la règle de conformité du contenu dans Google Admin. Les e-mails quittent alors de nouveau Google Workspace directement, sans passer par Scribe et sans ajout de signature. Les entrées d’hôte et de relais SMTP peuvent rester en place, inutilisées, jusqu’à ce que vous décidiez de les supprimer.

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