Klicken Sie auf der Detailseite der Signatur auf den Tab Teammitglieder, um zu sehen, welche Teammitglieder dieser Signatur zugewiesen sind, und die Zuweisung zu verwalten.
Tabelle der Teammitglieder
Die Tabelle listet alle Teammitglieder auf, die der Signatur zugewiesen sind, mit folgenden Spalten:
- Name: Name und E-Mail-Adresse des Teammitglieds. Ein kleiner Pfeil klappt die Zeile auf und zeigt Aliasse sowie detaillierte Installationsinformationen pro E-Mail-Adresse.
- Informationen: Ein Fortschrittsbalken, der zeigt, wie vollständig das Smartfield-Profil ist (z. B. 100 %, 60 %). Ein höherer Prozentsatz bedeutet weniger leere Felder in der Signatur.
- Integrationen: Welcher E-Mail-Anbieter verbunden ist (Google Workspace, Microsoft 365 oder beide)
- Installationen: Aktueller Installationsstatus für dieses Teammitglied (Installiert, Ausstehend, Nicht installiert, Fehlgeschlagen)
- Aktionen: Profil des Teammitglieds bearbeiten (Stiftsymbol) oder Signatur in der Vorschau ansehen (Augensymbol)
Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen eines Teammitglieds, um die Zeile aufzuklappen und Installationsdetails pro E-Mail-Adresse einschließlich Aliassen zu sehen. Jede Zeile zeigt die E-Mail-Adresse, Plattform (Web, Desktop, Mobil), Integration, Datum und Status.
Teammitglieder zuweisen
Klicken Sie oben rechts auf Edit Teammates Selection, um das Modal Select Teammates zu öffnen. Im linken Bereich wählen Sie Teammitglieder aus, im rechten Bereich sehen Sie die aktuelle Auswahl.
Sie können Teammitglieder über vier Methoden zuweisen, die jeweils als Tab verfügbar sind:
Teammitglieder: Durchsuchen Sie Ihre vollständige Liste und wählen Sie einzelne Teammitglieder aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen, um sie hinzuzufügen. Über die Suchleiste finden Sie bestimmte Personen.
Gruppen: Wählen Sie eine ganze Gruppe auf einmal aus (z. B. „Vertrieb“, „Engineering“). Alle Teammitglieder dieser Gruppe werden hinzugefügt. Bei jeder Gruppe wird angezeigt, wie viele Teammitglieder sie enthält.
Verwaltungseinheiten: Ähnlich wie Gruppen, jedoch basierend auf der Organisationsstruktur Ihres Identitätsanbieters. Wählen Sie eine Verwaltungseinheit aus, um alle darin enthaltenen Teammitglieder hinzuzufügen.
Smartfields: Erstellen Sie dynamische Bedingungen mit Smartfield-Werten, um Teammitglieder automatisch zuzuordnen. Beispiel: „Wenn Microsoft 365-Abteilung einem der Werte Vertrieb, Vertrieb & Marketing entspricht“. Sie können mehrere Bedingungen hinzufügen, um die Auswahl einzugrenzen. Dies ist die leistungsstärkste Option, da Teammitglieder automatisch anhand ihrer Daten zugewiesen werden, statt manuell ausgewählt zu werden.
Unten im linken Bereich finden Sie ein Kontrollkästchen, mit dem Sie diese Signatur automatisch allen künftigen Teammitgliedern zuweisen können, die aus Ihrem Identitätsanbieter synchronisiert werden. So erhalten neue Mitarbeitende automatisch die passende Signatur, ohne manuelles Eingreifen.
Klicken Sie auf Auswahl bestätigen, um Ihre Änderungen zu speichern.
Die Kombination von Smartfield-Bedingungen mit der automatischen Zuweisung ist der skalierbarste Ansatz. Sie können beispielsweise für jede Abteilung eine Signatur erstellen und die Bedingung „Wenn Abteilung gleich Vertrieb“ verwenden, sodass alle aktuellen und künftigen Mitglieder des Vertriebsteams automatisch die richtige Signatur erhalten.
Teammitglieder suchen und filtern
Verwenden Sie über der Tabelle die Suchleiste, um Teammitglieder nach Namen zu finden.
Klicken Sie auf das Filtersymbol, um die Liste einzugrenzen. Die Filter sind in vier Kategorien gegliedert:
- E-Mail: Mit Aliassen / Ohne Aliasse
- Informationen: Ausgefüllt / Fehlend (Smartfield-Vollständigkeit)
- Integrationen: Nach verbundenem Anbieter filtern (z. B. Microsoft 365)
- Installation: Installiert / Nicht installiert / Ausstehend / Teilweise installiert / Fehlgeschlagen
Filter lassen sich kombinieren, um beispielsweise schnell alle Teammitglieder mit fehlenden Informationen zu finden, deren Installation fehlgeschlagen ist.
Teammitglieder einladen
Wenn Sie ein oder mehrere Teammitglieder über die Kontrollkästchen auswählen, erscheint oben in der Tabelle die Schaltfläche Teammitglied einladen. Sie wird für manuelle Installations-Workflows verwendet: Sie versendet eine E-Mail, mit der die ausgewählten Teammitglieder eingeladen werden, ihre Signatur selbst zu installieren.
Das ist nur relevant, wenn Sie keine automatisierte Integration (Google Workspace oder Microsoft 365) nutzen. Bei einer automatisierten Einrichtung müssen Teammitglieder nichts unternehmen.
