Übersicht der Teammitglieder

Die Seite „Teammitglieder“ ist Ihre zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller Personen, die eine E-Mail-Signatur erhalten sollen. Sie zeigt Ihnen für jedes Teammitglied die Datenvollständigkeit, die Signaturzuweisung, den Integrationsstatus und den Installationsfortschritt — alles an einem Ort.

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Statusleiste

Oben auf der Seite geben Ihnen vier Statusanzeigen einen schnellen Überblick über den Fortschritt Ihres Rollouts:

• Synchronisiert: Wie viele Teammitglieder aus Ihrem verbundenen Verzeichnis synchronisiert wurden (z. B. 19/20)
• Signatur zugewiesen: Wie vielen Teammitgliedern eine Signaturvorlage zugewiesen ist
• Informationen vollständig: Wie viele Teammitglieder alle Smartfield-Daten ausgefüllt haben
• Signaturen installiert: Wie viele Teammitglieder ihre Signatur aktiv in ihrem E-Mail-Programm installiert haben

Diese Zähler helfen Ihnen, schnell zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Liegt zum Beispiel „Informationen vollständig“ zurück, fehlen einigen Teammitgliedern möglicherweise Daten, sodass Felder in ihrer Signatur leer bleiben.

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Suchen und Filtern

Verwenden Sie die Suchleiste, um Teammitglieder nach Namen zu finden. Für gezieltere Ansichten klicken Sie auf das Filtersymbol, um das Filterpanel mit vier Kategorien zu öffnen:

• E-Mail: Filtern nach Teammitgliedern mit oder ohne E-Mail-Aliasse
• Informationen: Nur Teammitglieder mit vollständigen Daten (Ausgefüllt) oder mit fehlenden Feldern (Fehlend) anzeigen
• Integrationen: Filtern nach verbundener Plattform (z. B. Microsoft 365)
• Installation: Filtern nach Bereitstellungsstatus: Installiert, Nicht installiert, Ausstehend, Teilweise installiert oder Fehlgeschlagen

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Die Teammitglieder-Tabelle

Jede Zeile in der Tabelle steht für ein Teammitglied und zeigt die folgenden Spalten: Name: Name, Berufsbezeichnung und Profilbild des Teammitglieds (sofern verfügbar). Bei einigen Teammitgliedern erscheint ein “+1”-Badge, das auf vorhandene E-Mail-Aliasse hinweist. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen eines Teammitglieds, um die zugehörigen Alias-E-Mail-Adressen einzublenden. Signatures: Welche Signaturvorlage diesem Teammitglied zugewiesen ist. Klicken Sie zum Ausklappen, um Details wie E-Mail-Adresse, Signaturname, Quelle (manuell oder automatisch) und Zuweisungszeitpunkt zu sehen. Information: Ein Fortschrittsbalken, der prozentual anzeigt, wie vollständig die Smartfield-Daten des Teammitglieds sind. Klicken Sie zum Ausklappen, um jedes Smartfield mit seinem Status (Filled oder Missing), der verbundenen Datenquelle und dem letzten Aktualisierungszeitpunkt zu sehen. Integrations: Über welche E-Mail-Plattform dieses Teammitglied angebunden ist (z. B. Microsoft 365, Google Workspace). Installations: Der aktuelle Bereitstellungsstatus für die Signatur dieses Teammitglieds. Klicken Sie zum Ausklappen, um Details zu jeder E-Mail-Adresse zu sehen, darunter Plattform, Integration, Datum und Status. Wenn eine Signatur “Not activated” anzeigt, müssen Sie zur Übersichtsseite der Signatur wechseln und auf Install signatures klicken, um die Bereitstellung auszulösen. Signaturen werden erst dann installiert, wenn Sie sie dort ausdrücklich aktivieren. Actions: Zwei Schnellaktions-Buttons für jedes Teammitglied:

• Edit (Stift-Symbol): Profil des Teammitglieds öffnen, um die Informationen zu bearbeiten
• Preview Signature (Augen-Symbol): Live-Vorschau der Signatur dieses Teammitglieds mit den tatsächlichen Daten öffnen

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Signaturvorschau

Wenn Sie auf das Augensymbol in einer Teammitglied-Zeile klicken, öffnet sich das Modal Signaturvorschau. So sehen Sie genau, wie die Signatur des Teammitglieds im E-Mail-Client aussehen wird, bevor Sie sie ausrollen.

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E-Mail-Client-Tabs

Oben im Modal können Sie mit drei Tabs zwischen den Vorschauen verschiedener E-Mail-Clients wechseln:

• Outlook: Zeigt die Signatur so, wie sie in Microsoft Outlook erscheint
• Gmail: Zeigt die Signatur so, wie sie in Gmail erscheint
• Apple Mail: Zeigt die Signatur so, wie sie in Apple Mail erscheint

Jeder Tab rendert die Signatur in einem realistischen E-Mail-Client-Mockup, sodass Sie den vollständigen Kontext sehen — Absendername, Betreffzeile und E-Mail-Text — genau so, wie der Empfänger ihn sehen würde.

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Anzeigeoptionen

Oben rechts im Modal finden Sie Steuerelemente zur Anpassung der Vorschau:

• Heller / dunkler Modus (Sonnen-/Mondsymbol): Wechseln Sie zwischen hellen und dunklen E-Mail-Themes, um zu prüfen, wie Ihre Signatur in beiden Modi gerendert wird.
• Gerätesymbole (Desktop, Tablet, Mobil): Wechseln Sie zwischen Bildschirmgrößen, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur responsiv ist und auf allen Geräten gut aussieht.
• Test-E-Mail senden: Senden Sie eine echte Test-E-Mail mit der angewendeten Signatur, um das Ergebnis direkt in Ihrem Posteingang zu sehen.

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Signatur- und Slot-Auswahl

Unten rechts in der Vorschau können Sie mit zwei Steuerelementen zwischen Signaturvarianten navigieren:

• Signatur-Dropdown: Wenn das Teammitglied mehrere E-Mail-Adressen hat oder mehreren Signaturen zugeordnet ist, wechseln Sie über das Dropdown zwischen ihnen (z. B. „Marketing UK”). Das Dropdown listet jede E-Mail-Adresse und die zugehörige Signatur auf.
• Tabs Primary / Reply / Internal: Für Microsoft-Nutzer entsprechen diese Tabs den drei Signatur-Slots in Outlook, sodass Sie für jeden E-Mail-Typ sehen, was das Teammitglied sieht.

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Teammitglieder synchronisieren

Scribe synchronisiert alle verbundenen Verzeichnisquellen automatisch einmal pro Tag, basierend auf Ihrer Zeitzone. Sie können jederzeit auf Aktualisieren klicken, um eine manuelle Synchronisierung auszulösen. Nach der Synchronisierung zeigt eine Benachrichtigung die Quelle und an, wann sie zuletzt aktualisiert wurde (z. B. „Microsoft Entra ID, vor wenigen Sekunden”).

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Massenaktionen

Wählen Sie mehrere Teammitglieder über die Kontrollkästchen auf der linken Seite der Tabelle aus. Ein Kontrollkästchen am oberen Rand der Spalte wählt alle sichtbaren Teammitglieder aus. Wenn Teammitglieder ausgewählt sind, erscheinen zwei Schaltflächen für Massenaktionen:

• Teammitglieder einladen (Briefumschlag-Symbol): Senden Sie eine Einladungs-E-Mail, damit Teammitglieder auf ihre eigene Signatur zugreifen, ihre persönlichen Informationen ergänzen und sie selbst installieren können. Eingeladene Teammitglieder sehen nur ihre eigene Signatur. Sie haben keinen Zugriff auf andere Bereiche Ihres Scribe-Workspace. Eingeladene Teammitglieder lassen sich in Ihren Scribe-Einstellungen unter dem Tab „Mitglieder” verwalten.
• E-Mails von Teammitgliedern löschen (Papierkorb-Symbol): Entfernen Sie die E-Mails der ausgewählten Teammitglieder aus Ihrer Scribe-Teammitgliederliste. Sie verlieren ihre Signatur, bleiben aber in Ihrem verbundenen Verzeichnis (z. B. Entra ID) erhalten. Vor jeder Löschung erscheint ein Bestätigungsdialog.

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Teammitglieder hinzufügen

Klicken Sie oben rechts auf + Teammitglieder hinzufügen, um Personen zu Ihrem Scribe-Workspace hinzuzufügen. Das Dropdown bietet vier Methoden in zwei Kategorien: Automatisiert: Synchronisierung über Integrationen. Diese Teammitglieder werden aus Ihrem verbundenen Verzeichnis übernommen und bleiben automatisch synchron:

• Google Workspace: Benutzer aus Ihrem Google-Workspace-Verzeichnis importieren
• Microsoft Entra ID: Benutzer aus Ihrem Microsoft-Entra-ID-Verzeichnis (ehemals Azure AD) importieren

Manuell: Hinzufügen ohne Integration — sinnvoll für Freelancer, externe Mitarbeiter oder kleine Teams ohne Verzeichnis:

• Manuell hinzufügen: Öffnet ein Formular, in dem Sie Vorname, Nachname, Position und E-Mail-Adresse des Teammitglieds eingeben (alle Felder sind Pflichtfelder). Aktivieren Sie „Weiteres Teammitglied hinzufügen“, damit das Formular nach jedem Eintrag geöffnet bleibt und Sie mehrere Personen nacheinander erfassen können.
• CSV hochladen: Teammitglieder per CSV-Datei in großer Zahl importieren

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Auswahl der Teammitglieder bearbeiten

Klicken Sie oben rechts auf Auswahl der Teammitglieder bearbeiten, um festzulegen, welche Benutzer aus Ihrem verbundenen Verzeichnis in Scribe als Teammitglieder geführt werden. Hier steuern Sie, wer eine Signatur erhält. Sie müssen nicht alle Personen aus Ihrem Verzeichnis übernehmen.