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Signaturvarianten funktionieren mit Microsoft 365 und Outlook sowie bei serverseitiger Installation für Google Workspace und Microsoft 365. Sie werden bei der clientseitigen Gmail-Installation nicht angewendet, da diese eine einzige Signatur ohne Varianten pro E-Mail-Kontext in Ihre Gmail-Einstellungen schreibt.
Mit Signaturvarianten können Sie je nach E-Mail-Kontext unterschiedliche Signaturdesigns verwenden. Statt jedes Mal die vollständige Signatur anzuzeigen, können Sie leichtere Versionen für Antworten und interne E-Mails einrichten. Klicken Sie auf der Detailseite der Signatur auf den Tab Varianten.

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So funktionieren Varianten

Jede Signatur hat eine primäre Signatur: das Hauptdesign für neue ausgehende E-Mails. Mit Varianten können Sie alternative Designs für zwei weitere Kontexte definieren: Antwort-Signatur: Wird verwendet, wenn ein Teammitglied auf eine E-Mail antwortet oder sie weiterleitet. Dies ist typischerweise eine kürzere Version der primären Signatur, beispielsweise nur Name, Position und Telefonnummer ohne vollständiges Banner oder Social-Icons. interne Signatur: Wird verwendet, wenn ein Teammitglied eine E-Mail an jemanden innerhalb Ihrer Organisation sendet. Dies kann ein minimales Design sein, da die Empfänger den Absender bereits kennen, oder ein anderes visuelles Design für interne Kommunikation.
Tab „Signaturvarianten" mit Karten für primäre, Antwort- und interne Signatur

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Variante aktivieren

Jede Variante hat unterhalb ihrer Vorschau ein Aktivierungskästchen:
  • Antwort-Signatur aktivieren: Ja / Nein
  • interne Signatur aktivieren: Ja / Nein
Auf Ja setzen, um die Variante zu aktivieren. Bei Nein wird in diesem Kontext stattdessen die primäre Signatur verwendet. Jede Variante hat zudem einen eigenen Schalter Marketingkampagne aktivieren, mit dem Sie unabhängig von der primären Signatur steuern, ob Kampagnenbanner in Antworten und internen E-Mails erscheinen.

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Variante bearbeiten

Klicken Sie auf das Menü ⋯ einer Variantenkarte, um zwei Optionen aufzurufen:
  • Variante bearbeiten: Öffnet die Variante im Signatureditor, sodass Sie das Design unabhängig von der primären Signatur anpassen können
  • Auf primäre Signatur zurücksetzen: Setzt die Variante wieder auf das Design der primären Signatur zurück
Überlaufmenü der Variantenkarte mit den Optionen „Variante bearbeiten" und „Auf primäre Signatur zurücksetzen"
Ein gängiges Setup: Die primäre Signatur behält das vollständige Design samt Kampagnenbanner, eine kürzere Antwort-Variante kommt ohne Banner aus, und eine minimale interne Variante zeigt nur Name und Position. So bleiben externe E-Mails markenkonform und interne Threads übersichtlich.